УКРАЇНА
ЛЬВІВСЬКА МІСЬКА РАДА
13-та сесія 7-го скликання
УХВАЛА № 3507
від 06/07/2018
| Про внесення змін до ухвали міської ради від 27.12.2007 № 1419 “Про порядок документообігу проектів ухвал Львівської міської ради“ |  |
Керуючись Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні“, з метою впорядкування процедури документообігу проектів ухвал міської ради, приведення її до вимог Регламенту Львівської міської ради, затвердженого ухвалою міської ради від 17.03.2016 № 260, та Положення про постійні комісії Львівської міської ради, затвердженого ухвалою міської ради від 04.02.2016 № 128, міська рада ухвалила:
внести зміни у додаток до ухвали міської ради від 27.12.2007 № 1419 “Про порядок документообігу проектів ухвал Львівської міської ради“, виклавши його у новій редакції згідно з додатком до цієї ухвали.
Міський голова А. Садовий
Додаток
до ухвали міської ради від __________№ ______
“Додаток
Затверджено
ухвалою міської ради від 27.12.2007 № 1419
ІНСТРУКЦІЯ
про порядок документообігу проектів ухвал Львівської міської ради 1. Загальні положення
1.1. Інструкція про порядок документообігу проектів ухвал Львівської міської ради (надалі – Інструкція) розроблена відповідно до Статуту територіальної громади м. Львова, затвердженого ухвалою міської ради від 07.12.2017 № 2667, Регламенту Львівської міської ради, затвердженого ухвалою міської ради від 17.03.2016 № 260 (надалі – Регламент), Положення про постійні комісії Львівської міської ради 7-го скликання, затвердженого ухвалою міської ради від 04.02.2016 № 128, інших нормативно-правових актів, державних стандартів, що регламентують правила складання та оформлення документів, та встановлює єдині правила документообігу проектів ухвал при їх оформленні, реєстрації та розгляді, регламентує порядок роботи з проектами ухвал від моменту їх створення до розгляду і прийняття на пленарному засіданні міської ради.
1.2. Дотримання вимог цієї Інструкції обов'язкове для всіх посадових осіб Львівської міської ради (надалі – міська рада), виконавчих органів міської ради, депутатів міської ради, постійних комісій міської ради та депутатських фракцій міської ради.
1.3. Забезпечення організації документообігу та контроль за дотримання вимог цієї Інструкції покладається на начальника управління “Секретаріат ради“ та керівників структурних підрозділів управління “Секретаріат ради“.
1.4. Визначення термінів:
Проект ухвали – офіційний письмовий документ нормативного чи ненормативного характеру, який пропонується на розгляд міської ради з метою встановлення, зміни чи скасування певних прав або обов'язків для громадян, організацій, установ, підприємств, інших фізичних та юридичних осіб.
Автор проекту – департаменти, управління, інші виконавчі органи міської ради, посадові особи міської ради, депутати міської ради, постійні комісії міської ради та депутатські фракції міської ради.
1.5. Проекти ухвал готуються на підставі Конституції України та законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України, ухвал міської ради, інших норм законодавства України.
1.6. У процесі підготовки автор проекту ухвали:
1.6.1. Аналізує стан справ у відповідній сфері правового регулювання та причини, які обумовлюють необхідність підготовки проекту.
1.6.2. Перевіряє та несе відповідальність за правильність внесених у текст проекту ухвали реквізитів документів, кадастрових номерів, площ, номерів технічних паспортів, сум тощо.
1.6.3. Готує проект із залученням для цього фахівців відповідної сфери діяльності, забезпечуючи належний фаховий рівень відпрацювання, дотримання вимог нормотворчої техніки і мовних норм з обов'язковою уніфікацією термінології.
1.6.4. Надсилає копії проекту зацікавленим органам для узгодження, у разі отримання зауважень до проекту опрацьовує їх та вносить необхідні поправки.
2. Оформлення та реєстрація проектів ухвал
2.1. Автор, який ініціює розробку проекту ухвали, у робочі дні в період з 11.00 до 17.00 год. передає до сектору роботи з проектами ухвал ради відділу організації пленарних засідань ради управління “Секретаріат ради“ (надалі - сектор роботи з проектами ухвал ради відділу організації пленарних засідань ради) у друкованій та електронній формах:
2.1.1. Текст проекту ухвали разом з передбаченими у тексті додатками.
2.1.2. Підписану пояснювальну записку.
2.1.3. Аналіз регуляторного впливу якщо проект ухвали є регуляторним актом.
2.1.4. Оригінали або завірені копії документів, посилання на які містяться в мотивуючій частині проекту ухвали (тільки у друкованій формі).
2.1.5. Якщо предметом розгляду є об’єкти землекористування або нерухомості, то автор проекту ухвали додає правовстановлюючі документи на цей об’єкт (витяг про реєстрацію права власності, рішення суду тощо), відповідно план земельної ділянки масштабу М 1:500 або технічний паспорт об’єкта у сканованому вигляді та світлини цих об’єктів у електронному вигляді.
2.1.6. Якщо предметом розгляду є питання щодо якого проводилося громадське слухання, то автор проекту ухвали додає протокол громадського слухання або його завірену копію.
2.2. Пояснювальна записка оформляється на бланку автора проекту ухвали за підписом відповідної особи (посадової особи міської ради, керівника виконавчого органу міської ради, голови постійної комісії міської ради, депутатської фракції міської ради або депутата міської ради).
2.3. У пояснювальній записці вказується:
2.3.1. Характеристика стану речей у ділянці, яку врегульовує ця ухвала (у тому числі для проектів ухвал з питань земельних відносин та тих, що стосуються розпорядження майном територіальної громади, додатково зазначається інформація щодо підстав набуття прав власності на майно заявником).
2.3.2. Потреба і мета прийняття ухвали.
2.3.3. Прогнозовані суспільні, економічні, фінансові та юридичні наслідки прийняття ухвали.
2.3.4. Механізм виконання ухвали.
2.3.5. Порівняльна таблиця (у разі внесення змін до уже прийнятої ухвали) такого змісту:
Зміст положення (норми) чинної ухвали | Зміст положення (норми) запропонованого
проекту ухвали |
2.3.6. Інформація про дату і місце оприлюднення проекту регуляторного акта та аналізу регуляторного впливу (якщо проект ухвали є регуляторним актом).
2.4. Автор проекту ухвали передає у електронній формі документи, зазначені у пункті 2.1 цієї Інструкції, до сектору роботи з проектами ухвал ради відділу організації пленарних засідань ради на магнітних носіях або на електронну скриньку. Пояснювальна записка передається в сканованому вигляді та має містити підпис відповідно до пункту 2.2 цієї Інструкції.
2.5. Сектор роботи з проектами ухвал ради відділу організації пленарних засідань ради протягом трьох робочих днів здійснює оформлення, виготовлення (друкування), редагування та реєстрацію проектів ухвал.
2.6. Підставою для відмови у реєстрації проекту ухвали може бути неподання або неналежне оформлення автором документів, зазначених у пункті 2.1 цієї Інструкції, низька якість світлин або документів у сканованому вигляді.
2.7. Проекти ухвал оформляються на відповідному бланку міської ради, на папері формату А4, з дотриманням правил діловодства та містять всі обов'язкові реквізити відповідно до вимог Регламенту.
2.8. Реквізити проектів ухвал мають відповідати таким вимогам:
2.8.1. Заголовок відділяється від реквізиту бланку не більше ніж трьома міжрядковими інтервалами, набирається від лівої границі текстового поля з великої літери та:
2.8.1.1. Повинен формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання “про що?“.
2.8.1.2. Повинен бути максимально коротким і зрозумілим, точно передавати зміст тексту (якщо обсяг заголовку перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати його до межі не більше 3 см від правого поля).
2.8.2. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
2.8.3. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
2.8.4. Основний текст відділяється від заголовка не більше ніж трьома міжрядковими інтервалами.
2.8.5. Підпис відділяється від основного тексту не більше ніж п'ятьма міжрядковими інтервалами і складається з назви посади та реквізиту підпису, які розміщуються в одному рядку. Назва посади набирається від лівої границі текстового поля, а реквізит підпису повинен містити ініціал імені і прізвище посадової особи.
2.9. Текст проекту ухвали, як правило, складається з таких частин:
2.9.1. Мотивуючої, в якій містяться посилання на закони, інші нормативні акти та документи, обставини, якими викликана необхідність прийняття ухвали. Мотивуюча частина проекту ухвали обов'язково містить слова “міська рада ухвалила“.
2.9.2. Резолютивної, в якій конкретно і чітко формулюються завдання, визначені виконавці і терміни виконання поставленого завдання.
2.9.3. Заключної, в якій вказана посадова особа або постійна комісія, на яких покладається контроль за виконанням ухвали.
Затверджувані ухвалою міської ради міський бюджет, програми, положення, правила, заходи, плани тощо, як правило, оформляються як додаток до ухвали з посиланням на них в основній частині ухвали.
Зазначені додатки готуються на окремих аркушах, де на першій сторінці, справа вгорі, зазначається:
Додаток
Затверджено
ухвалою міської ради
від _________ № ____ | | Додаток
до ухвали міської ради
від _________ № ____ |
2.10. Реквізити додатка до проекту ухвали мають відповідати таким вимогам:
2.10.1. Заголовок розміщуються по центру.
2.10.2. Основний текст відділяється від заголовка не більше ніж трьома міжрядковими інтервалами.
2.10.3. Підпис, який відділяється від основного тексту не більше ніж п'ятьма міжрядковими інтервалами і складається зі слів “Секретар ради“ та реквізиту підпису. Ці слова та реквізит підпису розміщуються в одному рядку. Слова “Секретар ради“ набираються від лівої границі текстового поля, а реквізит підпису повинен містити ініціал імені і прізвище секретаря ради.
2.10.4. Віза автора проекту ухвали.
2.11. Кожен аркуш додатка повинен бути пронумерований.
2.12. За формою викладу додаток складається з пунктів. Пункт містить завершене нормативне положення і може мати підпункти, а підпункти - абзаци. Пункти, а у разі потреби і абзаци, нумеруються.
У разі потреби весь текст додатка може бути поділений на розділи та підрозділи.
2.13. Реєстрація проектів ухвал - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу (порядковий номер, місяць, рік та індекс предмета регулювання).
2.14. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою та розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер проекту ухвали, місяць, рік, індекс за предметом регулювання (наприклад: 01/01/18-з).
Індекс предмета регулювання позначається малою буквою:
у |
узагальнені (призначення, обрання, утворення комісій, план роботи, процедурні тощо)
|
н |
нормативні акти (регламент, положення, правила, методики, порядки тощо)
|
з |
земельні питання (користування, погодження місця розташування, затвердження проекту відведення тощо)
|
ф |
фінансові питання (прийняття та зміни до бюджету, виділення коштів, фінансування програм тощо)
|
м |
майнові питання (продаж, прийняття у власність, створення (погодження створення) підприємств, затвердження угод тощо)
|
в |
діяльність виконавчих органів (затвердження звітів виконавчих органів, плану заходів, міських програм тощо)
|
р |
|
2.15. Присвоєння реєстраційного номеру проекту здійснюється за допомогою бази даних “Проекти ухвал“ (електронної системи Lotus Notes), до якої заносяться також електронні копії текстів проектів ухвал.
2.16. Одночасно з присвоєнням реєстраційного номеру сектор роботи з проектами ухвал ради відділу організації пленарних засідань ради проставляє на зворотній стороні першого примірника останнього аркуша проекту ухвали:
2.16.1. Перелік віз, визначений у встановленому Регламентом і цією Інструкцією порядку, таким чином: ліворуч – назва посади, праворуч – підпис і розшифрування підпису, знизу під розшифруванням підпису – дата візування.
2.16.2. У нижньому правому куті - реєстраційний номер проекту та дату реєстрації.
2.16.3. У нижньому лівому куті - прізвище та службовий телефон автора (виконавця) проекту.
2.17. Візи та їх порядок визначає начальник управління “Секретаріат ради“ відповідно до вимог Регламенту, Положення про постійні комісії Львівської міської ради та Положення про розмежування повноважень між виконавчими органами Львівської міської ради.
2.18. Проект ухвали повинен мати погоджувальні підписи (візи):
2.18.1. Начальника управління “Секретаріат ради“.
2.18.2. Начальника організаційного управління.
2.18.3. Автора проекту.
2.18.4. Директора юридичного департаменту.
2.18.5. Керівників виконавчих органів міської ради, до компетенції яких належить дане питання.
2.18.6. Голів профільних постійних комісій.
2.18.7. Секретаря ради.
2.19. Перелік віз на виготовленому проекті ухвали може коригувати секретар ради за своєю ініціативою.
2.20. Проект ухвали ставиться на контроль за переліком осіб, які повинні його завізувати.
2.21. Відповідно оформлений та належно зареєстрований проект ухвали, що засвідчується візою начальника управління “Секретаріат ради“, передається його автору для подальшого візування.
2.22. За окремим зверненням депутата міської ради управління “Секретаріат ради“ забезпечує візування проекту ухвали, автором якого він є.
2.23. Текст проекту ухвали, пояснювальну записку до нього та план земельної ділянки масштабу М 1:500 або технічний паспорт об’єкта управління “Секретаріат ради“ оприлюднює на інформаційному порталі депутатів міської ради не пізніше 5 робочих днів з дня реєстрації проекту ухвали з врахуванням Законів України “Про захист персональних даних“ та “Про інформацію“.
3. Процедура візування та розгляд постійними комісіями проектів ухвал
3.1. Автор проекту ухвали забезпечує його візування послідовно за переліком встановлених візуючих осіб.
3.2. Посадова особа зобов'язана завізувати проект ухвали протягом трьох робочих днів з дня його отримання до розгляду та забезпечити оформлення візування у базі даних “Проекти ухвал“ (електронної системи Lotus Notes), що відповідатимуть даті отримання проекту ухвали до розгляду та даті його візування.
Відповідальність за оформлення візування у базі даних “Проекти ухвал“ (електронної системи Lotus Notes) несуть керівники виконавчих органів міської ради та уповноважені працівники, на яких покладені такі обов’язки.
3.3. Відмітки у базі даних “Проекти ухвал“ (електронної системи Lotus Notes) підтверджують дату надходження проекту ухвали з підтверджуючими документами до візуючої особи.
У разі відсутності відмітки про отримання проекту ухвали у базі даних “Проекти ухвал“ візуючою особою, відповідальність за цей проект ухвали залишається за автором проекту ухвали, який є відповідальним за перебіг візування.
3.4. Сектор роботи з проектами ухвал ради відділу організації пленарних засідань ради знімає проект ухвали з реєстрації та з оприлюднення на інформаційному порталі депутатів міської ради за наявності письмового звернення автора цього проекту.
3.5. Візування проекту ухвали та додатків до нього (за наявності) є обов’язковим.
3.6. У ході візування автор проекту ухвали може погодитись із зауваженнями і пропозиціями візуючих і внести відповідні зміни у текст проекту ухвали. У такому разі управління “Секретаріат ради“ оприлюднює на інформаційному порталі депутатів міської ради текст проекту ухвали з внесеними змінами, зберігаючи при цьому первинний текст проекту ухвали.
Автор проекту ухвали зобов’язаний ознайомити із внесеними змінами усіх попередніх візуючих.
3.7. У разі незгоди візуючого зі змістом проекту ухвали і неможливості досягнути згоди з автором візуючий зобов'язаний завізувати проект ухвали, виклавши свої зауваження та пропозиції у письмовій формі.
3.8. Зауваження і пропозиції до проекту викладаються безпосередньо біля візи або на відповідному бланку посадової особи міської ради, керівника виконавчого органу міської ради, голови постійної комісії міської ради, про що на проекті ухвали поряд з підписом посадової особи пишеться текст “Зауваження (пропозиції) додаються“.
У разі порушення візуючим терміну, передбаченого для розгляду і візування, проект ухвали за дорученням секретаря ради може передаватися наступній візуючій особі.
3.9. Після закінчення процедури візування у посадових осіб виконавчих органів міської ради автор проекту ухвали передає проект ухвали зі супровідною документацією на розгляд постійних комісій міської ради.
3.10. Постійна комісія повинна розглянути проект ухвали протягом двох тижнів після його надходження відповідно до вимог Регламенту та Положення про постійні комісії міської ради.
3.11. За власною ініціативою постійна комісія міської ради може розглядати проект ухвали незалежно від послідовності встановленого переліку.
3.12. За результатами розгляду шляхом голосування постійна комісія надає висновки та рекомендації щодо запропонованих проектів ухвал, що підтверджується протоколом засідання постійної комісії.
3.13. Рекомендації постійних комісій підлягають обов'язковому розгляду органами, підприємствами, установами, організаціями, посадовими особами, яким вони адресовані. Про результати розгляду і вжиті заходи повинно бути повідомлено комісіям у встановлений ними строк.
3.14. Після проходження процедури візування керівниками виконавчих органів та постійними комісіями автор проекту ухвали передає його на візування секретарю ради.
4. Включення проекту ухвали до порядку денного пленарного засідання
4.1. Після проходження процедури візування автор проекту передає у відділ організації пленарних засідань ради управління “Секретаріат ради“ (надалі - відділ організації пленарних засідань ради):
4.1.1. Завізований проект ухвали з підписаними додатками (за наявності) та пояснювальну записку.
4.1.2. Подані зауваження (пропозиції) візуючих осіб (за наявності).
4.1.3. Оригінали або завірені копії документів, посилання на які містяться в мотивуючій частині проекту ухвали.
4.1.4. Інші матеріали справи.
4.2. Відділ організації пленарних засідань ради формує справу стосовно кожного проекту ухвали, до якої включаються документи, передані автором проекту ухвали, протоколи або витяги з протоколів засідань постійних комісій з приводу цього проекту (за необхідності) та інші матеріали справи (за наявності).
4.3. Начальник управління “Секретаріат ради“ систематизує інформацію щодо готових до розгляду на пленарному засіданні проектів ухвал і подає відповідний перелік секретарю ради.
4.4. Процедура формування порядку денного пленарного засідання міської ради здійснюється відповідно до Регламенту.
4.5. Якщо предметом розгляду є об’єкти землекористування або нерухомості, то автор проекту ухвали за 2 дні до пленарного засідання міської ради зобов'язаний надати у відділ організації пленарних засідань ради світлини цих об’єктів та відповідно план земельної ділянки або технічний паспорт об’єкта в електронному вигляді.
4.6. Відділ організації пленарних засідань ради вносить інформацію щодо проектів ухвал, включених до порядку денного пленарного засідання, до бази даних “Проекти ухвал“ (електронної системи Lotus Notes).
5. Реєстрація, оприлюднення та архівування ухвал, розглянутих на пленарних засіданнях міської ради
5.1. Відхилений на пленарному засіданні проект ухвали разом зі супровідною документацією та додатковими матеріалами повертається автору проекту ухвали.
5.2. Ухвали міської ради у п'ятиденний термін з моменту їх прийняття підписує Львівський міський голова.
5.3. Якщо міська рада прийняла ухвалу із зауваженнями автор проекту ухвали невідкладно звертається у сектор роботи з проектами ухвал ради відділу організації пленарних засідань ради для внесення необхідних змін до тексту ухвали відповідно до аудіозапису пленарного засідання та впродовж 2 робочих днів після прийняття цієї ухвали забезпечує її візування і повернення до відділу організації пленарних засідань ради.
5.4. Ухвала, прийнята із зауваженнями, повинна мати погоджувальні підписи (візи):
5.4.1. Начальника управління “Секретаріат ради“.
5.4.2. Автора проекту ухвали.
5.4.3. Члена редакційної комісії.
5.4.4. Секретаря ради.
5.5. Львівський міський голова може також зупинити дію ухвали та винести її на повторний розгляд міської ради з обгрунтуванням зауважень.
5.6. За всіма прийнятими міською радою ухвалами відділ організації пленарних засідань ради резервує номери, які за черговістю відповідають затвердженому радою порядку денному пленарного засідання. Після того як Львівський міський голова підписав ухвали, їх реєструє відділ організації пленарних засідань ради шляхом присвоєння та проставляння на паперовому примірнику проекту ухвали раніше зарезервованого номеру.
5.7. Зупинені Львівським міським головою ухвали, щодо яких міська рада відхилила зауваження Львівського міського голови і підтвердила попереднє рішення двома третинами голосів від загального складу ради, після того як їх підписав Львівський міський голова, реєструє відділ організації пленарних засідань ради шляхом присвоєння та проставляння на паперовому примірнику проекту ухвали раніше зарезервованого номеру та дати пленарного засідання міської ради, на якому рада відхилила зауваження Львівського міського голови і підтвердила своє попереднє рішення двома третинами голосів від загального складу міської ради.
5.8. Зупинені Львівським міським головою проекти ухвал, щодо яких міська рада не відхилила зауваження Львівського міського голови і не підтвердила попереднє рішення двома третинами голосів від загального складу ради, без реєстрації передаються на архівне зберігання в організаційне управління.
5.9. Передачу прийнятих ухвал на архівне зберігання в організаційне управління здійснює відділ організації пленарних засідань ради.
За вимогою відділу організації пленарних засідань ради автором прийнятої ухвали мають бути надані усі документи (або їх завірені копії), які необхідні для передачі ухвали на архівне зберігання.
За наявності інших матеріалів сформованої відділом організації пленарних засідань ради справи, які не передаються для архівного зберігання, вони повертаються автору проекту ухвали.
5.10. Прийняті ухвали міської ради оприлюднюються на офіційному веб-порталі Львівської міської ради не пізніше ніж у 14-денний термін після їх прийняття у порядку, встановленому Регламентом.
При цьому, якщо прийнятою ухвалою внесено зміни до раніше прийнятої ухвали, на офіційному веб-порталі міської ради оприлюднюється остаточна редакція ухвали, до тексту якої внесено прийняті зміни. Крім цього на офіційному веб-порталі Львівської міської ради забезпечується можливість ознайомлення з первинною редакцією ухвали та ухвалою, якою вносяться зміни.
Номер і дата прийняття остаточної редакції ухвали відповідає первинній редакції ухвали, оскільки ці реквізити первинної редакції ухвали не можуть бути змінені.
5.11. У разі втрати чинності, відміни, визнання недійсною, скасування ухвали або її частин, у тому числі на підставі рішення суду, втрати чинності ухвали у випадках, передбачених безпосередньо у її тексті, не реалізації ухвали, відмови у проведенні державної реєстрації (якщо державна реєстрація є обов’язковою) тощо, така інформація зазначається на сторінці оприлюдненої ухвали на офіційному веб-порталі міської ради.
Виконавчий орган або посадова особа зобов’язані невідкладно, але не пізніше 5 робочих днів з дня отримання інформації щодо втрати чинності, відміни, визнання недійсною або скасування ухвали чи її частин, надати цю інформацію до управління “Секретаріат ради“.
Секретар ради А. Забарило
Віза:
Начальник управління
“Секретаріат ради“ Ю. Лукашевський
|