УКРАЇНА
ЛЬВІВСЬКА МІСЬКА РАДА


Рішення139


від 02/11/2011

Про затвердження стандартів внутрішньої роботи у Львівській міській раді та її виконавчих органах, установах, організаціях, комунальних підприємствах

Зміни
призупинена дія пунктів 2.3.4, 2.3.5, 2.3.6, 2.3.7 розділу 2.3 “Прийом громадян міським головою“ та пунктів 4.3.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.3.5, 4.3.6 розділу 4.3 “Робота у базі документообігу Lotus Notes“ стандартів внутрішньої роботи у Львівській міській раді та її виконавчих органах, установах, організаціях, комунальних підприємствах - згідно з рішенням виконкому від 29.12.2015 № 744;

згідно з рішенням виконкому від 09.02.2018 № 119

документ: Database 'Документи ЛМР', View 'Рішення', Document 'Про перехід на електронний документообіг у Львівській міській раді' Database 'Документи ЛМР', View '1.Головний\Не опубліковані', Document 'Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 11.02.2011 № 139'

З метою приведення до єдиного стандарту ведення внутрішньої роботи у структурних підрозділах Львівської міської ради, відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні“ виконавчий комітет вирішив:

1. Затвердити стандарти внутрішньої роботи у Львівській міській раді та її виконавчих органах, установах, організаціях, комунальних підприємствах (додається).
2. Керівникам виконавчих органів міської ради:
2.1. Забезпечити дотримання стандартів внутрішньої роботи у підпорядкованих їм виконавчих органах, установах, організаціях та у комунальних підприємствах.
2.2. Здійснювати заходи, скеровані на вивчення і оволодіння стандартами внутрішньої роботи кожним працівником.
3. Відділу кадрів апарату виконавчого комітету:
3.1. Організувати проведення навчальних семінарів щодо застосування стандартів внутрішньої роботи для працівників виконавчих органів, установ, організацій та комунальних підприємств.
3.2. При прийнятті на роботу забезпечити ознайомлення нових працівників Львівської міської ради з стандартами внутрішньої роботи.
4. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконкому.




Львівський міський голова А. Садовий




Додаток

                                  Затверджено
                          рішенням виконкому
                          від 11.02.2011 № 139
СТАНДАРТИ
внутрішньої роботи у Львівській міській раді
та її виконавчих органах, установах, організаціях,
комунальних підприємствах


№№
з/п
Назва розділу
Сторінка
1. Інформаційна робота
4
1.1.
Організація висвітлення роботи у засобах масової інформації
4
1.2.
Форма подачі інформації для засобів масової інформації
4
1.3.
Інформування про аварійні та надзвичайні ситуації
5
1.4.
Надання коментарів для засобів масової інформації
5
1.5.
Участь у подіях для засобів масової інформації
6
1.6.
Участь у телерадіоефірах (програмах)
7
1.7.
Соціальна реклама
7
1.8.
Внутрішня інформаційна робота
8
2. Зовнішня комунікація
9
2.1.
Відповідь на телефонний дзвінок
9
2.2.
Прийом громадян
9
2.3.
Прийом громадян міським головою
10
2.4.
Усне спілкування з громадянами (консультації)
11
2.5.
Робота з електронними зверненнями мешканців
11
2.6.
Організація зборів мешканців
13
3. Організаційна робота
13
3.1.
Побудова звітів та планів структурного підрозділу
13
3.2.
Організація нарад у структурних підрозділах
14
3.3.
Прийом офіційних делегацій
15
3.4.
Підготовка події (виїзду/зустрічі/наради) за участю міського голови
16
3.5.
Підготовка відзнак міського голови
17
3.6.
Організація урочистих подій
18
3.7.
Організація роботи комісій та робочих груп
19
3.8.
Створення нового процесу, напрямку роботи
21
3.9.
Основні складові робочого процесу структурного підрозділу
22
4. Робота з електронними системами
22
4.1.
Робота офіційного сайта Львівської міської ради
22
4.2.
Електронне листування
24
4.3.
Робота у базі документообігу Lotus Notes
24
4.4.
Робота у внутрішньому порталі
29
Додатки
31-34

1. ІНФОРМАЦІЙНА РОБОТА

1.1. Організація висвітлення роботи у засобах
масової інформації

1.1.1. За організацію процесу висвітлення роботи у засобах масової інформації відповідальність несуть керівники виконавчих органів. Організацію процесу висвітлення роботи міської ради, постійних комісій та депутатів міської ради здійснює управлінняСекретаріат ради“. Координацію процесу здійснює відділ Прес-служба управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського голови(щодо міського голови, виконавчих органів, установ, організацій і комунальних підприємств) та відділ інформаційної політики управління “Секретаріат ради (щодо висвітлення роботи міської ради, постійних комісій і депутатів).
1.1.2. Керівник виконавчого органу наказом призначає працівника, відповідального за висвітлення роботи у засобах масової інформації. Ця функція вноситься у посадову інструкцію відповідного працівника.
1.1.3. У відділі Прес-служба визначається працівник, відповідальний за висвітлення роботи виконавчого органу у засобах масової інформації.
1.1.4. Працівник, відповідальний за висвітлення роботи структурного підрозділу у засобах масової інформації, повинен систематично співпрацювати з відповідним працівником відділуПрес-службата щотижня подавати інформацію у відділ Прес-службапро поточну і заплановану роботу структурного підрозділу.
1.1.5. Двічі на місяць у визначений час керівник виконавчого органу проводить нараду з працівником відділуПрес-службата відповідальним працівником у підрозділі для погодження плану інформаційної роботи на наступний період (формування плану-графіка прес-конференцій, новин, ефірів та ін.).
1.1.6. Відділ Прес-службащоквартально здійснює моніторинг висвітлення роботи виконавчих органів у засобах масової інформації (щодо кількості поданої інформації). Результати моніторингу у формі аналітичної службової записки подаються міському голові для прийняття рішень.
1.2. Форма подачі інформації для засобів масової
інформації

1.2.1. Кожен виконавчий орган повинен систематично подавати у засоби масової інформації через відділ Прес-службаінформацію про поточну діяльність підрозділу, результати та плани роботи.
1.2.2. Інформація подається відділу Прес-службащотижнево у паперовому або електронному вигляді.
1.2.3. Темами для інформаційних повідомлень можуть бути: інформація про поточну роботу, підведення підсумків роботи за певний період та роз’яснення змін у роботі, закупівлі за бюджетні кошти, проведення акцій та інше. Інформацію у засоби масової інформації слід подавати стисло. Інформація повинна відповідати на запитання:
1) що відбувається/зроблено?
2) у рамках чого?
3) коли це відбувається/зроблено?
4) де?
5) з якою метою?
6) скільки витрачено коштів з міського бюджету?
7) короткий коментар – що це дасть мешканцям міста?
1.2.4. За результатами опрацювання інформації виконавчих органів відділ Прес-службаподає інформаційне повідомлення у засоби масової інформації.
1.2.5. Інформацію про заплановані події (акції, круглі столи, семінари, конференції, фестивалі тощо) відповідальні працівники у виконавчих органах повинні подавати заздалегідь – не менше ніж за 2 тижні до дати проведення події.
1.3. Інформування про аварійні та надзвичайні ситуації

1.3.1. У разі виникнення аварійної (витік води, відсутність електропостачання, теплопостачання, аварійні ситуації на дорогах, перекриття руху транспорту тощо) або надзвичайної ситуації керівник структурного підрозділу, якого стосується ця ситуація, повинен повідомити керівника відділу Прес-служба“; у вихідні дні чи у неробочий час повідомити по мобільному телефону.
1.3.2. Керівнику відділу Прес-службаслід подавати таку інформацію:
      1.3.2.1. Коротка інформація про ситуацію, що склалась.
      1.3.2.2. Причини виникнення.
      1.3.2.3. Наслідки для львів’ян.
      1.3.2.4. Термін ліквідації проблеми.
1.3.3. Керівник відділу Прес-службаповинен поінформувати засоби масової інформації про виникнення аварійної ситуації, причини виникнення, наслідки для львів’ян та терміни ліквідації проблеми.
1.3.4. Про можливі зміни у терміні ліквідації аварійної ситуації слід оперативно надавати інформацію керівнику відділу Прес-служба, який, у свою чергу, передає інформацію у засоби масової інформації.
1.3.5. Про ліквідацію аварійної або надзвичайної ситуації керівник структурного підрозділу, якого стосується аварійна ситуація, повинен повідомити керівника відділу Прес-служба“, який, у свою чергу, повинен поінформувати засоби масової інформації про ліквідацію аварійної або надзвичайної ситуації.
1.3.6. Відповідальність за оперативність та достовірність подання інформації відділу Прес-службанесуть керівники виконавчих органів.

1.4. Надання коментарів для засобів масової інформації

1.4.1. Коментарі представникам засобів масової інформації надаються посадовими особами за зверненням відповідального працівника відділу Прес-служба“. Відповідальний працівник повідомляє тему коментаря та узгоджує з керівником структурного підрозділу час та місце для надання коментаря.
1.4.2. Коментарі для представників засобів масової інформації надаються при особистій зустрічі. При потребі коментарі можуть надаватися у телефонному режимі. Форма надання коментаря узгоджується з відповідальним працівником відділу Прес-служба“.
1.4.3. На запити працівника відділу Прес-службаслід оперативно відповідати або скеровувати його до компетентного працівника структурного підрозділу.
1.4.4. За зверненнями керівників структурних підрозділів працівник відділу Прес-службаможе бути присутнім при наданні коментаря для засобів масової інформації та вести аудіозапис зустрічі.
1.4.5. Керівник виконавчого органу не зобовязаний особисто коментувати всі теми та брати участь у всіх подіях для засобів масової інформації; з журналістом може спілкуватися начальник відділу, завідувач сектору чи головний спеціаліст відповідного підрозділу.
1.4.6. Для якісного надання коментаря керівнику структурного підрозділу необхідно з’ясувати у відділі Прес-службаперелік тем (або питань) для висвітлення, дати доручення відповідальному працівнику підготувати відповіді для заданої теми (важливою є наявність цифрових даних, конкретних фактів). Бажано мати кілька якісних фотографій або графічних матеріалів для того, щоб надати їх журналістам.
1.4.7. Відповідальний працівник за висвітлення роботи виконавчого органу може формувати архів матеріалів у засобах масової інформації з інформацією або коментарями структурного підрозділу. Матеріали зберігаються у цифровому форматі на електронних носіях або у паперовому вигляді.
1.4.8. Якщо журналіст звертається безпосередньо до керівника структурного підрозділу чи працівника структурного підрозділу, то відповідний керівник самостійно приймає рішення щодо коментаря та інформує про відповідне звернення журналіста працівника відділу Прес-служба“.
1.4.9. У разі надання посадовою особою Львівської міської ради інтерв’ю для засобів масової інформації перед опублікуванням необхідною є процедура авторизації (попереднє погодження з посадовою особою, яка надавала інтервю).
1.5. Участь у подіях для засобів масової інформації

1.5.1. Кожен виконавчий орган повинен готувати та брати участь у подіях для засобів масової інформації. Події для засобів масової інформації організовуються систематично спільно з відділом Прес-служба“.
Підготовка та участь у подіях для засобів масової інформації секретаря ради та депутатів організовується спільно з відділом інформаційної політики управління “Секретаріат ради“.
1.5.2. Події готуються для презентації роботи, підведення підсумків роботи за певний період та подання роз’яснення змін у роботі. Також темами подій для засобів масової інформації можуть бути пояснення процедур для мешканців, початок, процес та завершення ремонтних робіт, придбання техніки, проведення акцій та інше.
1.5.3. Джерелом інформації для ініціювання подій для працівників відділу Прес-службає міський бюджет і програма соціально-економічного та культурного розвитку, а також галузеві програми. Керівники виконавчих органів можуть ініціювати події для засобів масової інформації на інші теми.
1.5.4. Залежно від специфіки події керівник виконавчого органу спільно з представником відділу Прес-службавизначає формат події: прес-конференція, виїзд на місце чи круглий стіл.
1.5.5. Для висвітлення прес-конференції, виїзду чи круглого столу керівнику виконавчого органу необхідно:
1.5.5.1. Узгодити з відповідальним працівником відділу Прес-служба час, місце та день проведення.
      1.5.5.2. Подати інформацію для прес-релізу за день до події.
      1.5.5.3. Узгодити план виступу.
1.5.6. Прес-реліз до події готує працівник відділу Прес-службана основі інформації, попередньо поданої від виконавчого органу зі статистикою та фактами щодо визначеної теми події.

1.6. Участь у телерадіоефірах (програмах)

1.6.1. Посадові особи Львівської міської ради беруть участь у телерадіоефірах (програмах), які ініційовані відділом Прес-службата представниками засобів масової інформації.
1.6.2. До участі в ефірах залучаються: заступники міського голови, директори департаментів, начальники управлінь, начальники відділів, завідувачі секторів, головні спеціалісти.
1.6.3. Для підготовки до участі у телерадіоефірах (програмах) потрібно: дізнатись тему, якій буде присвячено ефір (програма); підготувати довідкову розширену інформацію на тему ефіру (програми).
1.6.4. Під час ефіру (програми) слід записувати усі запитання від громадян та давати відповідні доручення за результатами порушених проблем.

      1.7. Соціальна реклама

1.7.1. Ініціатором розміщення соціальної реклами може бути кожен виконавчий орган міської ради.
1.7.2. Планування соціальної реклами здійснюється щороку та затверджується рішенням виконавчого комітету.
1.7.3. Рішення виконавчого комітету про план соціальної реклами на наступний рік у грудні поточного року готує відділ промоції міста управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського голови на підставі письмових пропозицій керівників виконавчих органів.
1.7.4. Відділ промоції міста управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського головисистематизує пропозиції від виконавчих органів на наступний рік, які подані у визначеній формі (додаток 1).
1.7.5. Перед безпосереднім виготовленням соціальної реклами відповідальний працівник у виконавчому органі, який ініціює розміщення соціальної реклами, зобов’язаний подати керівнику відділу Прес-служба заявку (додаток 2) з фото- чи відеоматеріалами.
1.7.6. Працівник відділу Прес-служба спільно з представником виконавчого органу, який ініціює розміщення соціальної реклами, створює зразки соціальної реклами.
1.7.7. Остаточний варіант соціальної реклами для друку та для розміщення на телебаченні чи радіо погоджує начальник управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського головиі затверджує директор департаменту Адміністрація міського голови“.
1.7.8. Погоджені зразки соціальної реклами передаються у відділ промоції міста управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського головидля розміщення соціальної реклами через комунальне підприємство Адміністративно-технічне управління та контролю за її розміщенням у повному обсязі на підставі рішення виконавчого комітету від 18.02.2008 № 72Про затвердження Положення про порядок підготовки та розміщення реклами соціальних програм у м. Львові і переліку соціальних програм Львівської міської ради на 2008 рік(зі змінами та доповненнями).
1.8. Внутрішня інформаційна робота

1.8.1. Внутрішню інформаційну роботу у Львівській міській раді здійснює управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.
1.8.2. Внутрішня інформаційна робота полягає в інформуванні працівників міської ради про важливі події, зміни, нововведення, інформацію від міського голови. Внутрішня інформаційна робота здійснюється у формі розсилки інформації електронною поштою, а також поширення інформації у друкованій формі.
1.8.3. Референт чи помічник керівника виконавчого органу повинен роздруковувати та подавати на розгляд керівнику інформацію, яка надійшла через внутрішню інформаційну розсилку. Керівники виконавчих органів ознайомлюються з цією інформацією та можуть накладати відповідну резолюцію. Референт чи помічник керівника виконавчого органу після накладання резолюції повинен скерувати інформацію на електронну пошту визначеного виконавця та подати друковану версію з резолюцією керівника.
1.8.4. Якщо виконавчий орган має потребу поінформувати працівників інших виконавчих органів за допомогою засобів внутрішньої інформаційної роботи, її потрібно подати в електронному вигляді у визначеному форматі (додаток 3) в управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.
1.8.5. Спеціалісти з кадрової роботи виконавчих органів зобов’язані постійно оновлювати базу даних електронних адрес працівників виконавчих органів.
1.8.6. Внутрішня інформаційна робота також здійснюється через внутрішній портал Львівської міської ради.

2. ЗОВНІШНЯ КОМУНІКАЦІЯ

2.1. Відповідь на телефонний дзвінок

2.1.1. При прийнятті телефонного дзвінка працівник Львівської міської ради або львівського комунального підприємства називає назву підрозділу. Наприклад: “Управління охорони історичного середовища“.
2.1.2. Не використовуються у спілкуванні по службовому телефону фрази:Алло“, “Приймальня“, “Слухаю“, “Управління“, “Департамент“.
2.1.3. Якщо виникла ситуація, коли працівник відсутній, а ним цікавляться, необхідно отримати коротку інформацію і контакти та передати їх відсутньому працівникові.
2.1.4. Якщо інформація не стосується виконавчого органу або виконавчий орган не може вплинути на вирішення питання, потрібно надати телефони того виконавчого органу, у компетенції якого є вирішення даного питання, або телефони гарячої лінії Львівської міської ради.
2.1.5. При прийнятті телефонного дзвінка у приймальнях керівників виконавчих органів рекомендується називати підрозділ та запитувати: “Чим можемо допомогти?. Наприклад: Приймальня міського голови. Чим можемо Вам допомогти?“.
2.2. Прийом громадян

2.2.1. Керівники Львівської міської ради та її виконавчих органів здійснюють прийом громадян згідно з графіком прийому, затвердженим розпорядженням міського голови. Запис громадян на прийом проводить працівник відділу Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління щоденно у робочі дні з 8.00 год. до 19.00 год., у п’ятницю до 17.45 год. При записі на прийом з’ясовуються дані про заявника (прізвище, ім’я, адреса, телефон) та суть питання.
2.2.2. Якщо день прийому припадає на вихідний, святковий чи неробочий день (згідно з затвердженим розпорядженням міського голови табелем-календарем на відповідний рік), працівник відділу Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління узгоджує з помічником чи референтом посадової особи можливість перенесення прийому на інший день.
2.2.3. Запис громадян закінчується за 2 робочі дні до календарної дати прийому. Чисельність записаних на особистий прийом керівника громадян визначається з врахуванням середньої тривалості прийому громадян та складності порушених питань і не має бути більшою за 30 осіб на один прийом. Особистий прийом громадян проводиться у час і у приміщеннях, передбачених затвердженим графіком прийому, і триває до моменту прийняття всіх записаних на прийом громадян.
2.2.4. За відсутності посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, прийом здійснює посадова особа, яка призначена виконувати її обов’язки.
2.2.5. При проведенні прийому забезпечуються умови для очікування заявників та можливості написання ними письмових звернень.
2.2.6. Під час особистого прийому громадянин може подати письмове звернення керівникам міської ради та її виконавчих органів.
2.2.7. Керівник виконавчого органу, який проводить прийом, для забезпечення кваліфікованого розв’язання порушених громадянином питань може залучати до їх розгляду працівників відповідних виконавчих органів міської ради.
2.2.8. Після проведення керівниками міської ради та її виконавчих органів прийому подані громадянами звернення з письмовими резолюціями щодо їх виконання передаються відповідальними за прийом працівниками для реєстрації у відділ Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління.

2.3. Прийом громадян міським головою

2.3.1. Порядок запису на прийом до міського голови регулюється розпорядженням міського голови від 26.05.2008 № 193 “Про організацію особистого прийому громадян керівниками Львівської міської ради та її виконавчих органів“.
2.3.2. Прийом громадян міським головою здійснюється з тих питань, які не можуть бути вирішені іншими посадовими особами міської ради та її виконавчих органів.
2.3.3. Скерування списків громадян, записаних на особистий прийом до міського голови для вивчення та опрацювання тих проблем, які можна вирішити до прийому міського голови, і для підготовки доповідних записок щодо порушених заявниками питань здійснюється тільки в електронному вигляді.
2.3.4. В електронній реєстраційній картці зазначаються завдання, які необхідно вирішити, а у полі Текст документа є посилання на документ, натиснувши на яке, відкривається документ – електронна реєстраційна картка обліку особистого прийому громадян бази даних Міський голова прийом“.
2.3.5. Щоб отримати електронний документ, відповідальні за ведення діловодства працівники виконавчих органів повинні:
2.3.5.1. Перевіряти у базі данихВнутрішні – виконавчого органу у рубриці Пошта документи, що надходять до них на розгляд.
2.3.5.2. Зареєструвати отриманий документ.
2.3.5.3. Створити контрольні картки, ввести резолюції, терміни виконання завдань, виконавців (головного та співвиконавців).
2.3.5.4. За результатами проведеної роботи підготувати доповідну записку, електронну форму якої вкласти у базу даних Міський голова прийому поле Інформація про одержання доповідних ВО. Доповідну записку у паперовому вигляді скерувати у міську раду в адміністративно-господарське управління за допомогою курєра.
2.3.6. У разі відсутності прав здійснювати ці дії у базі даних Міський голова прийом необхідно звернутись письмово в адміністративно-господарське управління, зазначивши координати посадових осіб, яким необхідно надати ці права.
2.3.7. У зазначений термін виконавчі органи повинні надати у відділ Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління доповідну записку з пропозиціями вирішення проблеми заявника або, при можливості, вирішити питання до прийому. Електронний варіант доповідної записки вставити у базу документообігу “Lotus Notes“: база даних “Міський голова прийом обрати необхідне звернення мешканця поле Інформація про одержання доповідних від ВО“.
2.3.8. На другий день після особистого прийому справи заявників реєструються у відділі Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління та передаються на розгляд міському голові через управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.
2.3.9. Керівники виконавчих органів повинні особисто приймати участь у прийомі міського голови.

2.4. Усне спілкування з громадянами (консультації)

2.4.1. Усне спілкування з громадянином слід вести ввічливо, зрозуміло та лаконічно.
2.4.2. При наданні консультацій заявникам слід користуватись нормативно-розпорядчими документами Львівської міської ради (ухвали міської ради, рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови та інші документи), ухвалою міської ради про розмежування повноважень.
2.4.3. При наданні консультації слід конкретизувати порушене заявником питання і якщо питання стосується роботи іншого працівника, слід ввічливо скерувати до іншого працівника, домовившись попередньо про зустріч.
2.4.4. Якщо питання не належить до компетенції міської ради, необхідно рекомендувати заявнику звернутися до належного органу з уточненням адреси та/або телефону зазначеного органу.
2.4.5. У кінці розмови обов’язково слід наголосити, де мешканець може отримати додаткову інформацію (можна рекомендувати заявнику звернутись на сайт Львівської міської ради (www.city-adm.lviv.ua) або за телефоном інформаційної довідки Центру обслуговування мешканців).
2.4.6. Обов’язково слід запитати у громадянина, чи зрозумілою для нього є Ваша відповідь, чи має він ще запитання до Вас.
2.5. Робота з електронними зверненнями мешканців

2.5.1. Електронна консультація – надання фахових порад з питань, що належать до компетенції міської ради, має рекомендаційний характер і передається засобами електронної пошти через мережу Інтернет.
2.5.2. Надання відповідей на електронне звернення громадян здійснюється згідно з розпорядженням міського голови від 12.10.2009 № 521Про роботу з електронними зверненнями громадян, що надходять на офіційний web-сайт Львівської міської ради“.
2.5.3. Звернення консультаційного характеру розглядаються працівниками відділу Гаряча лінія міста адміністративно-господарського управління та надсилаються засобами електронної пошти відповідальному працівнику у виконавчому органі, до компетенції якого належить дане питання (згідно з ухвалою міської ради від 19.10.2006 № 219 Про розмежування повноважень між виконавчими органами Львівської міської ради). Відповідальний консультант надає відповідь заявнику і скеровує копію відповіді працівнику відділу Гаряча лінія міста адміністративно-господарського управління згідно з затвердженим стандартом.
2.5.4. Вимоги до відповіді:
2.5.4.1. Розпочинати відповідь потрібно так:
Доброго дня! Шановний ___ (ім’я та по батькові у кличному відмінку), дякуємо за Ваше звернення та повідомляємо наступне“.
2.5.4.2. Надавати відповіді на всі запитання, які порушує мешканець у зверненні (надавати відповідь чітко, по суті).
2.5.4.3. При необхідності долучати зразки/бланки заяв.
2.5.4.4. Інформувати мешканця про всі можливі шляхи вирішення питання.
2.5.4.5. Посилаючись на законодавчу базу, робити висновок. Наприклад: Відповідно до пункту 4.1.7 рішення виконавчого комітету Львівської міської ради від № … . У свою чергу, пункт 4.4.4 цього рішення передбачає ... . Отже, …… посилаючись на вищезгадані положення даного рішення, Ви повинні … (або Вам потрібно …, працівники Львівського комунального підприємства зобовязані…)“.
2.5.4.6. При необхідності подавати посилання на додаткову інформацію. Зясувати, чи міститься потрібна інформація на сайті. Якщо так вказати на посилання. Наприклад: Більше інформації (додаткову, корисну, потрібну інформацію) Ви можете отримати за такою інтернет-адресою: www.city-adm.lviv.ua/“.
2.5.4.7. Відповідь повинна бути фаховою, вичерпною та ввічливою. Якщо надіслане заявником питання не є консультативного характеру (питання складне, процедурне), надати мешканцю інформацію-відповідь та рекомендувати звернутися з відповідною письмовою заявою у Львівську міську раду (Центр обслуговування мешканців міської ради чи районної адміністрації) або в інший орган, у повноваження якого входить вирішення даного питання.
2.5.4.8. Надавати адреси, телефони, графік роботи відповідних установ, підрозділів. Наприклад: Відділ Центр обслуговування мешканців, пл. Ринок, 1, тел.: 15-80, 297-57-95, графік роботи: понеділок-четвер 08:00-19:00, п’ятниця 08:00-17:45, без обідньої перерви“.
2.5.4.9. Завершувати відповідь потрібно так:
З повагою
Прізвище, ім’я консультанта
Назва підрозділу та контактний номер телефону консультанта“.
2.5.5. Термін надання консультації-відповіді на електронне звернення не може перевищувати 7 діб після його надсилання заявником.
2.5.6. У разі, якщо мешканець не вказав адреси проживання, прізвища чи іншої інформації, яка потрібна для вирішення питання, необхідно звернутись до заявника засобами електронної пошти (чи за номером телефону) з проханням повідомити цю інформацію.
2.6. Організація зборів мешканців

2.6.1. З метою налагодження якісної співпраці органів місцевого самоврядування та громади міста для вирішення проблемних питань слід організовувати збори мешканців міста у розрізі будинку або декількох будинків.
2.6.2. Працівники виконавчих органів повинні повідомляти мешканців певного будинку (будинків) про організацію зборів мешканців цього будинку (будинків) не пізніше ніж за 3 дні до настання зборів за допомогою оголошень на дошці оголошень, спілкування у телефонному режимі з мешканцями будинку (будинків).
2.6.3. До початку проведення зборів мешканців працівники виконавчих органів повинні підготувати роздаткові матеріали, які можна отримати, звернувшись в управління внутрішньої політики департаменту “Адміністрація міського голови“.
2.6.4. Під час проведення зборів мешканців працівники виконавчих органів зобов’язані вислухати проблемні питання мешканців, обговорити можливі шляхи вирішення цих питань та прийняти рішення щодо вирішення проблемних питань і повідомити про нього мешканців.
2.6.5. Під час проведення зборів мешканців працівники виконавчих органів повинні залишити мешканцям роздаткові матеріали і контактні телефони, при можливості, візитні картки, взявши від мешканців номери телефонів та іншу контактну інформацію для контролю за вирішенням проблемних питань.
2.6.6. На зборах слід утворити ініціативну групу з активних мешканців будинку (будинків) для налагодження якісної подальшої співпраці.
3. ОРГАНІЗАЦІЙНА РОБОТА
3.1. Побудова звітів та планів структурного підрозділу

3.1.1. Кожен структурний підрозділ формує план роботи на рік, місяць та тиждень.
3.1.2. Річні плани роботи після затвердження міським головою розміщуються на сторінці відповідного структурного підрозділу на офіційному сайті Львівської міської ради до кінця січня на поточний рік.
3.1.3. Місячні та тижневі плани роботи готуються у формі, визначеній керівниками структурних підрозділів, та розміщуються в єдиній реєстраційній базі документообігу. Місячні плани готуються на основі річних. Тижневі звіти та плани подаються за конкретними напрямками роботи структурного підрозділу у розрізі місяця для простеження щотижневої динаміки змін. Попередній аналіз тижневих звітів здійснює департамент Адміністрація міського голови“.
3.1.4. Річні звіти виконавчих органів міської ради оцінює та затверджує виконавчий комітет у першому кварталі наступного за звітним року. Річні звіти виконавчих органів розміщуються на офіційному сайті Львівської міської ради. Відділ Прес-служба інформує представників засобів масової інформації про графік проведення звітів виконавчих органів та про можливість ознайомлення зі звітами на офіційному сайті Львівської міської ради.
3.1.5. Виконавчі органи до кінця січня повинні подати інформацію у формі, запропонованій департаментом Адміністрація міського голови, для підготовки звіту про роботу виконавчих органів за попередній рік, який представляє міський голова на пленарному засіданні сесії міської ради.
3.1.6. Для інформування громадян відділ Прес-служба щороку готує публічний звіт про роботу виконавчих органів Львівської міської ради, де у стислій формі подається інформація про зміни та результати роботи.
3.1.7. На основі порівняльного аналізу планів та звітів департамент Адміністрація міського голови здійснює дослідження ефективності роботи структурних підрозділів Львівської міської ради та подає інформацію на розгляд міському голові у формі аналітичної довідки.
3.1.8. Окремо потрібно подавати інформацію про отримання грантового фінансування від міжнародних організацій у відділ закордонної співпраці управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського голови, який здійснює загальний моніторинг реалізації закордонних проектів у підрозділах Львівської міської ради.
3.2. Організація нарад у структурних підрозділах

3.2.1. Наради у Львівській міській раді поділяються на:
3.2.1.1. Систематичні наради (планування роботи на тиждень, апаратні наради у структурних підрозділах тощо).
3.2.1.2. Тематичні наради (вирішення конкретних проблемних ситуацій, виконання доручень міського голови, наради з окремих проектів чи напрямів роботи).
3.2.1.3. Індивідуальні наради з працівниками.
3.2.2. Кожен структурний підрозділ міської ради проводить систематичні наради для планування роботи. Відповідальність за проведення нарад несе керівник структурного підрозділу. Про графік проведення нарад керівники виконавчих органів повинні інформувати міського голову та заступників через розміщення інформації у внутрішньому порталі Львівської міської ради. Учасники наради попередньо подають керівнику звіт та план роботи в електронному вигляді. Результатом наради є розміщений звіт та план роботи підрозділу у системі документообігу.
3.2.3. За підсумками наради може складатися протокол або доручення.
3.2.4. Тематичними нарадами можуть бути:
3.2.4.1. Наради зі спеціальних питань (скликають керівники виконавчих органів та голови робочих груп чи комісій у разі труднощів при виконанні доручень міського голови, при пошуку шляхів вирішення проблемного питання тощо). Результатом наради зі спеціальних питань є протокол з рішеннями або доручення за результатами наради з чіткими термінами та виконавцями.
3.2.4.2. Наради з окремих проектів чи напрямків роботи (проводить керівник проекту чи напрямку). На наради можуть бути залучені працівники різних структурних підрозділів. Нарада проводиться на підставі плану проекту (річного, місячного або загального плану). Під час наради розглядають виконання термінів реалізації проекту чи напрямку, визначених планом, та розгляд складних питань, що потребують узгодження чи обговорення.
3.2.5. Обов’язковими у Львівській міській раді є індивідуальні наради керівників виконавчих органів з підлеглими працівниками (керівниками відділів, секторів, за потреби – головними спеціалістами). Індивідуальна нарада проводиться не рідше 1 разу на тиждень та складається з:
1) аналізу виконання завдань за попередній тиждень;
2) постановки завдань на наступний тиждень;
3) розгляду складних питань, які потребують погодження чи обговорення.
3.2.6. Принципи підготовки та організації нарад:
3.2.6.1. Керівник призначає дату, час і місце проведення наради.
3.2.6.2. Організатор наради (помічник, референт або визначений працівник) формує перелік запрошених осіб – працівників структурного підрозділу, інших підрозділів або зовнішніх структур, з’ясовує перелік питань для наради, тривалість, необхідність підготовки матеріалів.
3.2.6.3. За результатами нарад повинні прийматися конкретні рішення, які оформлюються письмовими дорученнями.
3.2.6.4. Нарада, залежно від складності питань, може тривати від 20 хвилин до 1,5 години.
3.2.6.5. Керівник повинен стежити за дотриманням регламенту.
3.2.6.6. Про проведення наради необхідно повідомляти працівників не пізніше ніж за 1 день (окрім екстрених нарад).
3.2.6.7. Під час запрошення учасників на нараду їм слід повідомити дату, час та місце наради, перелік питань, при можливості вислати інформацію електронними засобами або факсом.
3.2.6.8. Перед початком наради потрібно подати керівникові план наради та матеріали наради.

3.3. Прийом офіційних делегацій

3.3.1. Прийом закордонних делегацій координує відділ закордонної співпраці управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського голови“.
Прийом офіційних делегацій, ініційований секретарем ради, постійними комісіями чи депутатами міської ради, координує відділ зовнішніх зв’язків управління “Секретаріат ради“.
3.3.2. Прийом закордонної делегації можуть ініціювати керівники виконавчих органів Львівської міської ради у межах співпраці з міськими радами, громадськими організаціями чи експертами інших країн.
3.3.3. При прийомі делегацій за кошти міського бюджету (крім коштів, затверджених на видатки ради) відповідальний працівник виконавчого органу або працівник відділу закордонної співпраці управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаментуАдміністрація міського голови готує такі документи:
3.3.3.1. Службову записку про запрошення членів делегації з зазначенням прізвищ і посад, завізовану міським головою.
3.3.3.2. Логістику перебування (проект програми, варіанти поселення та харчування).
3.3.3.3. Проект видатків на прийом делегації, погоджений з директором департаменту Адміністрація міського голови“.
3.3.3.4. Проект програми перебування делегації, погоджений з директором департаменту Адміністрація міського голови“.
3.3.3.5. Розпорядження про прийом делегації.
3.3.3.6. Бухгалтерські документи (рахунок, акти виконаних робіт, договори згідно з видатками на прийом делегації).
3.3.4. Виконавчий орган, який ініціює прийом закордонної делегації, повинен забезпечити супровід делегації та технічне забезпечення для проведення зустрічей.
3.3.5. Якщо члени закордонної делегації проводять зустріч з міським головою, відповідальний працівник виконавчого органу повинен подати сценарій, біографічну довідку про членів делегації, інформацію про установу, інформаційно-аналітичну записку щодо співпраці та пропозиції спільних проектів директору департаменту Адміністрація міського голови за тиждень до запланованої зустрічі для ознайомлення міського голови.
3.3.6. Для організації прийому закордонної делегації без фінансування міської ради виконавчий орган може звернутися до відділу закордонної співпраці управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського головидля допомоги в організації зустрічей відповідно до запропонованої програми та супроводу делегації впродовж перебування у м. Львові.
3.3.7. Для отримання промоційних матеріалів потрібно подати письмову заяву у департамент Адміністрація міського голови з переліком потрібної продукції.
3.3.8. Для висвітлення події у засобах масової інформації потрібно звернутися до начальника відділу Прес-службауправління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського головиі надати інформацію про мету та програму візиту.
3.3.9. Прийом офіційних українських делегацій готується за аналогом до закордонних делегацій.
3.4. Підготовка події (виїзду/зустрічі/наради)
за участю міського голови

3.4.1. Подія за участю міського голови здійснюється з ініціативи міського голови або з ініціативи виконавчих органів міської ради за погодженням з міським головою.
3.4.2. Подія за участю міського голови здійснюється у разі планових об’їздів об’єктів міської інфраструктури, відкриття нових об’єктів та установ, перевірки проблемних об’єктів, будівництва стратегічних об’єктів, настання надзвичайних ситуацій та в інших випадках.
3.4.3. Графік подій за участю міського голови на наступний тиждень формується щочетверга (окрім непередбачуваних ситуацій) відповідальною особою департаменту Адміністрація міського голови. Щоп’ятниці графік подій подається міському голові на затвердження.
3.4.4. Департамент Адміністрація міського голови погоджує з міським головою дату, час та місце події; після погодження інформує виконавчий орган, у компетенції якого є питання події, про дату, час та місце, а також про організаційні вимоги до події. Виконавчий орган призначає відповідального працівника за підготовку події за участю міського голови.
3.4.5. Відповідальний працівник виконавчого органу зобов’язаний підготувати:
3.4.5.1. Сценарій події з попередньо погодженими часовими рамками та регламентом (особливу увагу слід звернути на перелік запрошених осіб, зокрема, повинні бути присутніми: голова відповідної районної адміністрації, керівники інших структурних підрозділів, які залучені до даної сфери; при потребі – зовнішній експерт, представники громадських організацій та інші).
3.4.5.2. Інформаційну довідку про об’єкт чи питання для обговорення під час події за участю міського голови для департаменту Адміністрація міського голови“.
3.4.5.3. Інформаційну довідку для відділуПрес-службауправління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського головиз метою висвітлення події у засобах масової інформації.
3.4.6. Відповідальний працівник виконавчого органу затверджує сценарій події у директора департаменту Адміністрація міського голови“.
3.4.7. Працівник департаменту Адміністрація міського голови після підтвердження міським головою події повідомляє всіх учасників про заплановану подію і тиражує у необхідній кількості примірники сценарію та роздаткові матеріали (обов’язково для департаменту Адміністрація міського голови, референта міського голови, помічника міського голови).
3.4.8. Помічник міського голови фіксує всі доручення, які під час виїзду дає міський голова, та готує проект доручення за результатами виїзду.
3.4.9. Відповідальний працівник виконавчого органу або працівник департаменту Адміністрація міського голови інформує учасників події про хід виконання доручень міського голови за результатами події.
3.5. Підготовка відзнак міського голови

3.5.1. Ініціаторами надання відзнак міського голови можуть бути всі виконавчі органи міської ради.
3.5.2. Підготовку відзнак міського голови здійснює управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови. Види відзнак міського голови та їх кількість погоджує міський голова.
3.5.3. Керівник виконавчого органу, який ініціює відзначення особи, повинен подати міському голові листа з проханням про відзначення особи відзнакою міського голови. У листі слід вказати прізвище, імя, по батькові, нагоду, місце праці особи, яку відзначають, та обгрунтування внеску визначеної особи у розвиток конкретної сфери.
3.5.4. Після резолюції міського голови про погодження надання відзнаки працівник виконавчого органу, який ініціював надання відзнаки, повинен підготувати та завізувати проект розпорядження міського голови.
3.5.5. Відзнаку міського голови готує управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови. Текстову частину відзнаки міського голови узгоджують керівник виконавчого органу, який ініціює відзначення особи, начальник управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови та директор департаменту Адміністрація міського голови“.
3.5.6. Відзнаки міського голови після підписання передаються відповідальному працівнику виконавчого органу або помічнику міського голови, якщо відзнаку вручає міський голова на певній події.
3.5.7. Відзнаки вручає міський голова або за дорученням міського голови інша уповноважена особа.
3.5.8. Надання інших відзнак здійснюється у порядку, визначеному ухвалою міської ради від 28.02.2008 № 1579 “Про затвердження Положення про почесні відзнаки територіальної громади м. Львова“.
3.6. Організація урочистих подій

3.6.1. Кожен виконавчий орган міської ради може ініціювати проведення урочистої події за участю міського голови.
3.6.2. Урочистими подіями можуть бути:
      3.6.2.1. Урочиста сесія (засідання).
      3.6.2.2. Урочисті збори.
      3.6.2.3. Урочисте прийняття міського голови.
      3.6.2.4. Інші заходи.
3.6.3. Організацію всіх урочистих подій за участю міського голови координує департамент Адміністрація міського голови“.
3.6.4. Виконавчий орган, який ініціює проведення урочистої події за участю міського голови, повинен погодити проведення урочистої події з директором департаменту Адміністрація міського голови та подати пропозиції щодо її організації в управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.
3.6.5. Директор департаменту Адміністрація міського голови призначає відповідального працівника у департаменті за організацію урочистої події.
3.6.6. Відповідальний працівник готує програму урочистої події, яка складається з 2-х частин: загальної та технічної.
3.6.7. Загальна частина містить:
      3.6.7.1. Зустріч запрошених осіб.
      3.6.7.2. Офіційну частину (урочиста сесія, засідання).
      3.6.7.3. Прийоми (сніданки, обіди, прийняття).
      3.6.7.4. Культурну програму.
3.6.8. Технічна частина програми включає всі складові загальної програми й додатково містить:
      3.6.8.1. Список виконавців з контактами.
3.6.8.2. Список завдань з зазначенням виконавців та часу виконання.
      3.6.8.3. Тези промов.
      3.6.8.4. Матеріли для представників засобів масової інформації.
      3.6.8.5. План розсадки гостей.
      3.6.8.6. Інформацію про технічне забезпечення.
      3.6.8.7. Роздаткові та презентаційні матеріали.
      3.6.8.8. План розташування волонтерів.
      3.6.8.9. Кошторис заходу (при потребі).
3.6.9. Працівник департаменту Адміністрація міського головиабо відповідальний працівник виконавчого органу (за попереднім погодженням) повинен здійснити такі організаційні заходи:
3.6.9.1. Сформувати список запрошених осіб.
3.6.9.2. Погодити список запрошених осіб з директором департаменту Адміністрація міського голови та, при потребі, з міським головою.
3.6.9.3. Перевірити прізвища та адреси запрошених осіб у телефонному режимі перед підготовкою листів-запрошень.
3.6.9.4. Підготувати тексти листів-запрошень та погодити текст з директором департаменту Адміністрація міського голови“.
3.6.9.5. Узгодити з директором департаменту Адміністрація міського голови деталі організації прийняття міського голови (при потребі).
3.6.9.6. Відправити листи-запрошення учасникам урочистої події за підписом міського голови.
3.6.9.7. У телефонному режимі підтвердити участь запрошених осіб.
3.6.9.8. Попередити у телефонному режимі осіб, які згідно з програмою виголошують промову.
3.6.9.9. Запросити посадових осіб Львівської міської ради, список яких погодити з директором департаменту Адміністрація міського голови“.
3.6.9.10. Зарезервувати зал для проведення урочистої події.
3.6.9.11. Погодити список осіб, які зачитуватимуть розпорядження міського голови.
3.6.9.12. Визначити ведучого заходу, поінформувати його про це.
3.6.9.13. При потребі забезпечити нагородження.
3.6.9.14. Забезпечити висвітлення події у засобах масової інформації через відділ Прес-служба управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського голови“.
3.6.10. Урочиста подія здійснюється згідно з технічними завданнями, які розробляє та оновлює управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.
3.7. Організація роботи комісій та робочих груп

3.7.1. Робоча група чи комісія може утворюватися за ініціативою міського голови, виконавчих органів міської ради та інших осіб, а також за ініціативою депутатів, оформленою ухвалою міської ради.
3.7.2. У разі утворення робочої групи чи комісії за ініціативою виконавчого органу до міського голови подається службова записка з обгрунтуванням необхідності.
3.7.3. Після накладення міським головою резолюції про підготовку розпорядження про утворення робочої групи чи комісії представник виконавчого органу, який ініціює утворення, готує та візує проект розпорядження міського голови.
3.7.4. Робоча група чи комісія складається з голови, заступника (при потребі), секретаря, членів робочої групи.
3.7.5. До складу робочої групи переважно входять представники виконавчого органу, який ініціював утворення робочої групи, юридичного управління, організаційного управління, відділу Прес-служба управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського головиі представники інших виконавчих органів, у компетенції яких є порушене питання.
3.7.6. Тривалість діяльності робочої групи чи комісії визначається розпорядчим актом про її утворення.
3.7.7. Після початку функціонування робочої групи представник виконавчого органу, який ініціював утворення робочої групи, подає на розгляд робочої групи документи, які містять:
      3.7.7.1. Мету утворення робочої групи.
      3.7.7.2. Документи щодо вирішення проблемного питання.
      3.7.7.3. Аналіз законодавчої бази.
      3.7.7.4. Інші відомості відповідно до специфіки робочої групи.
3.7.8. Результати роботи робочої групи чи комісії оформляються підсумковим документом (актом, звітом, висновком тощо), який підписують голова та секретар або, у разі необхідності, всі члени робочої групи чи комісії. Формою роботи робочої групи чи комісії є засідання. Протокол засідання робочої групи чи комісії веде секретар, який ознайомлює членів робочої групи чи комісії зі змістом протоколу.
3.7.9. Матеріали роботи робочої групи, яка утворена відповідно до розпорядження міського голови, зберігаються в організаційному управлінні разом з розпорядженням міського голови згідно з нормами цієї Інструкції.
3.7.10. Висновки та пропозиції подаються на розгляд міському голові у формі аналітичної службової записки. Аналітичну службову записку готує секретар робочої групи. За результатами аналітичної службової записки міський голова приймає рішення щодо подальших дій.
3.7.11. Для врегулювання проблемних питань та реагування на звернення громадян у Львівській міській раді утворюються комісії.
3.7.12. Комісії поділяються на постійно діючі та тимчасові.
3.7.13. Постійно діючі та тимчасові комісії функціонують на основі нормативних актів Львівської міської ради (ухвал міської ради, рішень виконавчого комітету), доручень (резолюцій) міського голови, заступників міського голови, радників міського голови, секретаря ради, керуючого справами виконкому, директорів департаментів, начальників управлінь, а також на основі нормативних документів міської ради.
3.7.14. До участі у роботі комісій можуть залучатися уповноважені працівники всіх виконавчих органів міської ради.
3.7.15. Склад комісії визначає міський голова, міська рада або виконавчий орган, який її утворює.
3.7.16. До роботи комісії у разі необхідності можуть бути долучені фахівці з інших галузей, які мають безпосередній стосунок до порушеного питання.
3.7.17. Комісії можуть проводити обстеження, що здійснюються для:
3.7.17.1. Вирішення питань зі звернень фізичних та юридичних осіб.
      3.7.17.2. Вирішення інших проблемних питань.
3.7.18. Голова комісії визначає необхідність виїзного обстеження для розгляду порушеного питання.
3.7.19. Результатом обстеження є акт комісійного обстеження, який повинен бути підписаний усіма членами комісії, а також при необхідності мешканцями.
3.7.20. Якщо комісійне обстеження стосується питання вирішення проблем мешканців, тоді до участі у комісійному обстеженні повинні бути залучені за згодою заявники. Відповідальний працівник виконавчого органу, який здійснює комісійне обстеження, інформує заявників та інших учасників у телефонному режимі не пізніше ніж за 1 день до проведення обстеження. Про результати комісійного обстеження за результатами колективного звернення заявники та мешканці будинку повинні бути повідомлені за допомогою оголошення на дошці оголошень або зборів мешканців. Заявникам повинна бути надіслана письмова відповідь.
3.7.21. На вимогу заявників представник комісії повинен роз’яснити прийняте комісією рішення.
3.7.22. Відповідальність за прийняте комісією рішення та інформування заявників несе голова комісії.
3.8. Створення нового процесу, напрямку роботи

3.8.1. З метою ефективної роботи у Львівській міській раді функціонує постійно діюча робоча група з запровадження нових процесів (напрямків роботи виконавчих органів міської ради).
3.8.2. До складу робочої групи можуть бути долучені фахівці з інших напрямків, які дотичні до запровадження нових процесів.
3.8.3. Засідання робочої групи відбувається у разі необхідності або у разі, коли виконавчими органами подані пропозиції щодо створення нового процесу.
3.8.4. Ініціювати створення нового процесу може кожен виконавчий орган Львівської міської ради.
3.8.5. Для створення нового процесу (напрямку) виконавчий орган повинен подати обгрунтовану пропозицію керівнику робочої групи у вигляді службової записки, яка містить:
3.8.5.1. Мету запровадження пропозиції.
3.8.5.2. Аналіз досвіду в інших містах, організаціях.
3.8.5.3. План-графік та етапи впровадження.
3.8.5.4. Аналіз законодавчої бази.
3.8.5.5. Опис процесу.
3.8.5.6. Фінансовий аналіз.
3.8.5.7. Аналіз залучення необхідних ресурсів.
3.8.5.8. Аналіз структурних та функціональних змін в організації роботи (які процеси будуть змінені, доповнені чи розширені).
3.8.5.9. Необхідність проведення навчань та визначення відповідальних за їх проведення.
3.8.5.10. Ефект від впровадження нового процесу (до чого приведе відсутність цього процесу у найближчому майбутньому).
3.8.6. Під час засідання робоча група розглядає подані пропозиції та виносить висновок щодо доцільності створення нового процесу. Секретар робочої групи веде протокол засідання.
3.8.7. Висновок робочої групи носить рекомендаційний характер та подається у формі аналітичної службової записки на розгляд міському голові для ознайомлення та прийняття рішення.
3.8.8. Інформування щодо роботи над створенням нового процесу у Львівській міській раді відбувається на апаратній нараді міського голови або в інший спосіб.

3.9. Основні складові робочого процесу структурного підрозділу

3.9.1. Кожен структурний підрозділ повинен мати план роботи на рік, місяць, тиждень.
3.9.2. Для кожного працівника, обов’язки якого виходять з плану структурного підрозділу, складається посадова інструкція.
3.9.3. Керівник кожного структурного підрозділу повинен:
3.9.3.1. Проводити тижневі наради для структурного підрозділу. Проведені наради можуть оформлятись протоколами.
3.9.3.2. Організовувати процес внутрішньої роботи структурного підрозділу.
3.9.3.3. Ознайомлювати працівників з введеними змінами у Львівській міській раді.
3.9.3.4. Ознайомлювати працівників підрозділу з дорученнями міського голови, які носять організаційний характер, обов’язкові для виконання цим підрозділом.
3.9.3.5. Сприяти розвитку працівників та розвитку структурного підрозділу.
3.9.4. Керівник структурного підрозділу проводить щорічні оцінки, до яких обов’язково додаються:
      3.9.4.1. Звіт щодо виконаних завдань за попередній рік.
3.9.4.2. Власні професійні пропозиції на наступний календарний рік.
3.9.5. План-завдання для виконання на наступний календарний період складається працівником.
    4. РОБОТА З ЕЛЕКТРОННИМИ СИСТЕМАМИ

    4.1. Робота офіційного сайта Львівської міської ради

    4.1.1. Основним електронним інформаційним ресурсом Львівської міської ради є офіційний сайт Львівської міської ради (www.city-adm.lviv.ua).
    Інформаційний портал депутатів Львівської міської ради (www.lvivrada.gov.ua) є офіційним електронним ресурсом депутатів Львівської міської ради.
    4.1.2. До організації роботи офіційного сайта міської ради залучені всі виконавчі органи та комунальні підприємства міста.
    4.1.3. Сторінки всіх виконавчих органів та комунальних підприємств міста повинні бути інтегровані в єдиний інформаційний сайт Львівської міської ради.
    4.1.4. Кожному структурному підрозділу надається сторінка на офіційному сайті для інформування мешканців про роботу структурного підрозділу.
    4.1.5. Технічне обслуговування офіційного сайта Львівської міської ради здійснює Львівське комунальне підприємство Міський центр інформаційних технологій, яке несе відповідальність за безперебійну та якісну роботу офіційного сайта.
    4.1.6. Координацію інформаційного наповнення сайта здійснює департамент Адміністрація міського голови, який затверджує структуру сайта та наповнення головних рубрик.
    4.1.7. У кожному виконавчому органі наказом повинно бути визначено відповідального працівника за наповнення сторінки виконавчого органу на офіційному сайті міської ради. За актуальність інформаційного наповнення сторінки виконавчого органу відповідальність несе керівник виконавчого органу.
    4.1.8. На сторінці підрозділу повинна міститись така інформація:
    4.1.8.1. Структура виконавчого органу.
    4.1.8.2. Нормативні документи щодо діяльності виконавчого органу (положення про виконавчий орган, положення про структурні одиниці у межах підрозділу, програми, розроблені цим виконавчим органом).
    4.1.8.3. Інформація про керівника (коротке резюме, фотографія, контактні телефони, адреса підрозділу, електронна пошта та робочий телефон).
    4.1.8.4. Інформація про працівників підрозділу (коротке резюме, фотографії, контактні телефони, поштова адреса, електронна пошта).
    4.1.8.5. Програми та проекти структурного підрозділу, план роботи на поточний рік, звіт за попередній рік.
    4.1.9. Керівник виконавчого органу несе відповідальність за своєчасність та повноту відповіді мешканцям міста на їх електронні звернення, зареєстровані на офіційному сайті міської ради.
    4.1.10. Відділ Прес-службауправління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського головинесе відповідальність за висвітлення інформації про роботу виконавчих органів Львівської міської ради: інформація про поточну роботу, підведення підсумків роботи за певний період та роз’яснення змін у роботі, інформація про закупівлі за бюджетні кошти, проведення акцій тощо.
    4.1.11. Організаційне управління відповідає за розміщення рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови у програмі Lotus Notes.
    4.1.12. Управління Секретаріат ради відповідає за:
    4.1.12.1. Розміщення ухвал Львівської міської ради у програмі Lotus Notes.
    4.1.12.2. Висвітлення інформації про депутатів Львівської міської ради, фракцій партій у Львівській міській раді, порядок денний пленарних засідань міської ради, результати голосування під час пленарних засідань, діяльність депутатів у постійних комісіях, транслювання (оприлюднення аудіозаписів) пленарних засідань Львівської міської ради на офіційному електронному ресурсі депутатів Львівської міської ради (www.lvivrada.gov.ua).
    4.1.13. Ініціаторами змін до наповнення чи структури сайта можуть бути департаментАдміністрація міського голови або інший виконавчий орган міської ради за погодженням з департаментом Адміністрація міського голови. Всі зміни та доповнення до структури офіційного сайта повинні бути подані у формі службової записки за підписом керівника виконавчого органу на ім’я директора департаменту Адміністрація міського голови. Поточна зміна інформації здійснюється у робочому режимі відповідальним працівником виконавчого органу спільно з Львівським комунальним підприємством Міський центр інформаційних технологій“.
    4.1.14. На всій промоційній продукції Львівської міської ради (буклети, плакати, флаєри тощо), яка фінансується з міського бюджету, посилання на офіційний сайт міської ради обов’язкове у такій формі: Офіційний сайт Львівської міської ради www.city-adm.lviv.ua“.
    4.1.15. Право власності на інформацію, розміщену на офіційному сайті Львівської міської ради, належить виключно Львівській міській раді. При копіюванні матеріалів з офіційного сайта посилання на офіційний сайт Львівської міської ради обов’язкове.
    4.2. Електронне листування

    4.2.1. Для електронного листування посадові особи Львівської міської ради повинні користуватись електронними поштовими скриньками, зареєстрованими на сервері міської ради (www.city-adm.lviv.ua).
    4.2.2. При підготовці електронного листа слід користуватись такими принципами:
    4.2.2.1. Чітко зазначати тему листа.
    4.2.2.2. Разом з приєднаним файлом обов’язково давати короткий опис змісту приєднаного документа у листі.
    4.2.2.3. При здійсненні службової переписки у рамках конкретного проекту додається копія для керівника проекту чи керівника виконавчого органу.
    4.2.2.4. Відповідь на електронний лист повинна міститись над текстом листа, що надійшов.
    4.2.3. У кінці листа доцільно вказувати такі реквізити:
    4.2.3.1. Прізвище та ім’я автора.
    4.2.3.2. Посада.
    4.2.3.3. Адреса електронної пошти.
    4.2.3.4. Поштова адреса.
    4.2.3.5. Номер робочого телефону.
    4.2.3.6. Номер факсу.
    4.3. Робота у базі документообігу Lotus Notes

    4.3.1. Організація роботи у базі документообігу Lotus Notes

    4.3.1.1. Кожний виконавчий орган повинен працювати у базі документообігу Lotus Notes.
    4.3.1.2. Роботу у базі документообігу здійснює референт чи помічник керівника виконавчого органу або працівник, відповідальний за діловодство.
    4.3.1.3. Відповідальність за своєчасність та достовірність внесення інформації у межах компетенції виконавчого органу несе керівник виконавчого органу.
    4.3.1.4. Утримувач (координатор) відповідної бази даних – це виконавчий орган, який забезпечує її формування, ведення, підтримання у контрольному стані.
    4.3.1.5. Адміністратором бази документообігу Lotus Notes є Львівське комунальне підприємство Міський центр інформаційних технологій“.
    4.3.1.6. Адміністратор здійснює програмне, технічне забезпечення, збереження та захист інформації бази даних, надає користувачам технічний доступ до неї.
    4.3.1.7. Користувачами інформаційної системи є посадові особи міської ради та її виконавчих органів з різними правами доступу.
    4.3.1.8. Розподіл прав доступу до електронних документів у відповідній базі даних на рівні користувачів здійснює утримувач відповідної бази даних за принципом розмежування повноважень на підставі подання службової записки керівника виконавчого органу на ім’я начальника адміністративно-господарського управління.
    4.3.1.9. Електронна база документообігу містить:
    1) електронну реєстрацію документів з включенням у відповідну базу даних всіх документів, які створюються у Львівській міській раді та її виконавчих органах або надходять до неї у будь-якій формі на основі єдиних правил реєстрації. Система забезпечує облік, пошук, контроль та виконання документів, звітність;
    2) електронну передачу документів виконавчим органам, посадовим особам для прискорення її доставки.
    4.3.1.10. Підєднання користувачів до системи документообігу Lotus Notes здійснює адміністратор (Львівське комунальне підприємство Міський центр інформаційних технологій) на підставі письмової записки відповідного виконавчого органу на ім’я директора Львівського комунального підприємства Міський центр інформаційних технологій“.
    4.3.1.11. Кожен виконавчий орган зобов’язаний забезпечити роботу у таких базах даних:
    1) “Вхідні ЛМР“;
    2) “Внутрішні ЛМР“;
    3) “Внутрішні виконавчого органу“;
    4) “Вихідні виконавчого органу“;
    5) “Запис на прийом“;
    6) “Міський голова прийом“;
    7) “Кадри“;
    8) “Документи ЛМР“;
    9) “Ухвали ЛМР“;
    10) “Проекти ухвал ЛМР“;
    11) “Щотижневі звіти міському голові“;
    12) “Нормативно-розпорядчі документи виконавчого органу
    4.3.2. База даних Вхідні ЛМР

    4.3.2.1. У цій базі реєструються звернення громадян, юридичних осіб, документи органів державної влади.
    4.3.2.2. Референти міського голови, його заступників, секретаря ради, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів та їх структурних підрозділів виконують такі операції:
    1) після накладення резолюції посадовою особою на паперовому документі вносять цю резолюцію у реєстраційно-контрольну картку (РКК);
    2) вносять прізвище виконавця у контрольну картку (КК);
    3) до резолюцій першого рівня накладають резолюції нижчого рівня управління, а до них ще нижчого. Кількість можливих рівнів резолюцій визначається кількістю задіяних при накладанні резолюцій рівнів управління (міський голова, заступник міського голови, директор департаменту, начальник управління, начальник відділу тощо);
    4) кожна резолюція нижчого рівня управління вноситься у карткуРезолюція“.
      4.3.3. База данихВнутрішні ЛМР

      У цій базі реєструються доручення міського голови, його заступників, документи депутатів міської ради, внутрішні документи, адресовані міському голові, його заступникам, секретарю ради, керуючому справами виконкому. Референти зазначених посадових осіб виконують операції, вказані у розділі 4.3.2.
      4.3.4. База данихВнутрішні виконавчого органу

      4.3.4.1. У цій базі реєструються накази з основної діяльності, кадрові накази, протоколи, доручення, дозволи, службові записки, тендерні документи, листи тощо.
      4.3.4.2. Референти керівників виконавчих органів виконують такі операції:
      1) перевіряють регулярно надходження документів у пошті“;
      2) реєструють документ;
      3) вкладають електронний документ у реєстраційно-контрольну картку;
      4) скеровують документ до відповідної електронної канцелярії засобами електронної пошти документообігу (у разі адресування документа за межі виконавчого органу):
      - до електронної канцелярії Львівської міської ради у разі адресування документа до міського голови, його заступників, секретаря ради, керуючого справами виконкому;
      - до електронної канцелярії відповідного виконавчого органу у разі адресування документа до директорів департаментів, начальників управлінь;
      5) вносять резолюції керівника (у разі необхідності);
      6) утворюють контрольні картки (у разі необхідності).
      4.3.4.3. На документи, які скеровуються в інші виконавчі органи, контрольні картки не утворюються.
        4.3.5. База данихВихідні виконавчого органу

        4.3.5.1. У цій базі реєструються вихідні ініціативні документи, відповіді на звернення фізичних осіб, відповіді на звернення юридичних осіб, відповіді на документи органів державної влади.
        4.3.5.2. Референти керівників виконавчих органів виконують такі операції:
        1) реєструють документ (у разі реєстрації відповіді на вхідний документ обов’язково вказують номер вхідного документа, на який дається відповідь);
        2) вкладають електронний документ у реєстраційно-контрольну картку.
        4.3.6. База данихЗапис на прийом“, база даних
        Міський голова прийом

        4.3.6.1. За допомогою цих баз даних працівники відділу Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління реєструють громадян, які бажають потрапити на прийом до керівництва міської ради.
        4.3.6.2. Працівники виконавчих органів користуються цими базами для отримання оперативної інформації про осіб, які записані і бажають потрапити на прийом до керівника.
        4.3.6.3. Порядок роботи з базою даних Міський голова прийом детально описано у розділі 5.3.
        4.3.7. База даних Кадри

        4.3.7.1. База даних Кадри складається з Електронної особової картки працівника та бази Кадрові розпорядження, накази“.
        4.3.7.2. “Електронна особова картка працівникастворюється відповідальним працівником виконавчого органу (управління, департаменту, відділу) з моменту призначення (наказом начальника управління чи розпорядженням міського голови) працівника на посаду.
        4.3.7.3. Інформація про працівника: прізвище, ім’я, по батькові, посада і дата призначення є джерелом наповнення електронної інформації в електронній базі структури Львівської міської ради на сайті міської ради у базі документообігу та джерелом для створення розпоряджень, наказів з кадрових питань у структурних підрозділах.
        4.3.7.4. “Електронна особова картка працівника складається з таких розділів:
        1) виконавчий орган (департамент, управління, відділ, сектор);
        2) назва посади (вказується згідно з штатним розписом, затвердженим і внесеним в електронну базу штатний розпис підрозділу“);
        3) прізвище, ім’я, по батькові;
        4) рік народження (для синхронізації у розділі Уродинники“ – зведена інформація щодо всіх працівників міської ради дає можливість привітати працівника і у розділі трудовий загальний стаж визначати пенсійний вік працівника);
        5) коротке резюме (додаток 4);
        6) контактна інформація: робочий телефон, адрес електронної пошти, робоча адреса, номер кабінету;
        7) сімейний стан, діти (інформація для профспілкових органів, нарахування відпустки);
        8) освіта, закінчений навчальний заклад;
        9) трудовий стаж;
        10) стаж державної служби, служба в органах місцевого самоврядування (інформація для присвоєння чергового рангу та ін.);
        11) відпустки.
        4.3.7.5. Наповнення підпунктів 1), 2), 3), 4), 5), 6) пункту 4.3.7.4 є джерелом інформації в електронній базі структури Львівської міської ради на офіційному сайті міської ради та у базі документообігу Lotus Notes. Наповнення підпунктів 7), 8), 9), 10), 11) пункту 4.3.7.4 є джерелом інформації для створення розпоряджень, наказів з кадрових питань у структурних підрозділах та має обмеження у доступі.
        4.3.7.6. Право доступу для внесення, редагування інформації про працівника в електронній картці має визначений працівник у кожному виконавчому органі, який затверджується розпорядженням міського голови або наказом керівника виконавчого органу з внесенням цих обов’язків у посадову інструкцію працівника.
        4.3.7.7. Право доступу для ознайомлення з повною інформацією про працівника має керівник виконавчого органу, у якому працює працівник, та сам працівник.
        4.3.7.8. “Електронна особова картка працівникаархівується у таких випадках:
        1) при звільненні працівника;
        2) при переведенні з одного структурного підрозділу Львівської міської ради в інший структурний підрозділ Львівської міської ради.
        4.3.7.9. База Кадрові розпорядження, наказиє похідною від бази Електронна особова картка працівника і створюється з метою систематизації інформації про працівника, дотримання єдиних стандартів збереження інформації, а також передачі інформації про працівника в інший виконавчий орган з моменту його переведення.
        4.3.7.10. База Кадрові розпорядження, накази дозволяє систематизувати інформацію про кількість документів за певний період по типах, кількість документів за певний період кожного працівника зокрема і всього підрозділу в цілому.
        4.3.7.11. Право доступу для внесення, редагування та видалення інформації про працівника в електронній картці має спеціаліст з кадрових питань структурного підрозділу, про що зазначено у посадовій інструкції працівника.
        4.3.7.12. Шаблон розпорядження, наказу складається з назви, преамбули, констатуючої частини (мотивуючої), самого тексту розпорядження.
        4.3.7.13. На зворотній стороні документ візується посадовими особами. Віза містить: найменування посади, особистий підпис, першу букву імені та прізвище особи, яка візує документ.
        4.3.7.14. У перелік віз кадрових розпоряджень міського голови входять візи:
        1) начальника відділу кадрів апарату виконавчого комітету;
        2) начальника юридичного управління;
        3) начальника управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського голови“;
        4) керуючого справами виконавчого комітету.
        4.3.7.15. Інші візи можуть додаватися у таких випадках:
        1) розпорядження про преміювання візує директор департаменту фінансової політики;
        2) розпорядження про відрядження за кордон візує завідувач сектору взаємодії з правоохоронними органами, режимно-секретної, мобілізаційної та оборонної роботи управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.
        4.3.7.16. На зворотній стороні документа передбачаються візи для ознайомлення посадових осіб у таких типах кадрових документів: прийняття, звільнення, відпустки, зміна прізвища, покладання виконання обов’язків, накладання дисциплінарного стягнення, відрядження тощо;
        4.3.7.17. Реєстрація кадрових розпоряджень здійснюється у журналі та в електронному вигляді.
        4.4. Робота у внутрішньому порталі

        4.4.1. Внутрішній портал є обов’язковим інструментом для використання працівниками Львівської міської ради. У порталі працівники можуть зберігати файли, документи та виконувати поточні завдання.
        4.4.2. Координатором роботи внутрішнього порталу є управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.
        4.4.3. Адміністратором внутрішнього порталу є Львівське комунальне підприємство Міський центр інформаційних технологій. Адміністратор відповідає за програмне, технічне забезпечення, збереження та захист інформації.
        4.4.4. За функціонування головної сторінки відповідальність несе управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови, за функціонування та наповнення сторінок виконавчих органів відповідають керівники виконавчих органів.
        4.4.5. Портал складається з основних 4 сторінок:
        4.4.5.1. Загальна сторінка Львівської міської ради.
        4.4.5.2. Сторінка департаменту.
        4.4.5.3. Сторінка управління/відділу.
        4.4.5.4. Персональна сторінка працівника.
        4.4.6. Основним робочим інструментом внутрішнього порталу є календар подій. На календарі відображаються основні події/наради у міській раді (загальна сторінка), події/наради окремих структурних підрозділів (сторінка департаменту/управління/відділу) та індивідуальні події/завдання окремих працівників (персональна сторінка).
        4.4.7. Календар дозволяє відображати як події однієї рубрики (наприклад, тільки події Львівської міської ради), так і накладати події різних рубрик (наприклад, події Львівської міської ради, події районних адміністрацій, події депутатів).
        4.4.8. Керівники виконавчих органів та працівники ведуть календар у внутрішньому порталі.
        4.4.9. Працівники Львівської міської ради при внесенні події у календар можуть вносити її у календар відділу, управління, департаменту.
        4.4.10. Внутрішній портал є основним засобом внутрішнього інформування працівників Львівської міської ради про проведення нарад та подій.
        4.4.11. Внесення подій у календар не дублюється телефонними дзвінками або в інший спосіб.
        4.4.12. Спеціалісти з кадрової роботи виконавчих органів несуть відповідальність за наповнення інформації про працівників відповідних виконавчих органів у внутрішньому порталі.
        4.4.13. При прийнятті на роботу нового працівника спеціаліст з кадрової роботи виконавчого органу повинен забезпечити проходження ним навчання щодо роботи у внутрішньому порталі, яке координує управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.




        Керуючий справами
        виконкому М. Литвинюк

        Віза:

        Начальник управління
        внутрішньої політики Н. Міхнова




        Додаток 1
                                    до стандартів внутрішньої роботи
                                    у Львівській міській раді та її
                                    виконавчих органах, установах,
                                    організаціях, комунальних
                                    підприємствах
        Форма подання пропозицій від виконавчих органів на
        розміщення соціальної реклами на наступний рік


        1. Назва соціальної реклами.
        2. Бажані терміни розміщення соціальної реклами.
        3. Відомості про ініціатора розміщення соціальної реклами.
        4. Бажана кількість площин для розміщення соціальної реклами.



                                    Додаток 2
                                    до стандартів внутрішньої роботи
                                    у Львівській міській раді та її
                                    виконавчих органах, установах,
                                    організаціях, комунальних
                                    підприємствах
        Заявка на розміщення соціальної реклами

        з/п
        Запитання
        Відповідь
        1.
        Структурний підрозділ, який замовляє соціальну рекламу
        2.
        Вид реклами:
        Білборд
        Флаєр, буклет
        Телеролик
        Аудіоролик
        3.
        Термін розміщення (білборд – 1 місяць, ролик – 2-3 тижня)
        Тираж (для друкованої продукції)
        4.
        Початок кампанії
        5.
        До чого повинна спонукати соціальна реклама? Які дії повинні зробити львів’яни після ознайомлення з соціальною рекламою?
        6.
        Які емоції повинна викликати саме ця соціальна реклама?
        7.
        Яка ідея для реклами?
        (короткий опис свого бачення білборду, ролика тощо)
        8.
        Чи є готові фото чи відеоматеріали? Які? Подайте фото та відео у прикріпленому файлі до анкети
        9.
        Чи є герої для зйомки реклами?
        10.
        З ким погоджена ідея реклами?
        11.
        Чи матиме ця реклама продовження – інші білборди, ролики, буклети на цю тему? Якщо так, то чи буде збережена стилістика та ідея реклами в інших продуктах?

        Додаток 3
                                    до стандартів внутрішньої роботи
                                    у Львівській міській раді та її
                                    виконавчих органах, установах,
                                    організаціях, комунальних
                                    підприємствах

        Форма подання інформації на внутрішню електронну розсилку


        1. Тема листа

        Наприклад: Нова редакція інструкції з діловодства

        2. Короткий текст для середини листа:

        Шановні колеги! Інформуємо Вас про те, що з 01.06 вступить у дію нова редакція Інструкції з діловодства (у приєднаному файлі). Просимо Вас визначити дату проведення семінару у Вашому структурному підрозділі та узгодити її з управлінням внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.

        Контактна особа – ___________________ , 207 58 03

        3. Приєднаний файл у форматі “.doc“.




        Додаток 4
                                    до стандартів внутрішньої роботи
                                    у Львівській міській раді та її
                                    виконавчих органах, установах,
                                    організаціях, комунальних
                                    підприємствах


        Зразок резюме

        Особисті дані:
        Прізвище, ім’я, по батькові
        Дата народження:
        Мета:Необхідно вказати вакантну посаду, яку Ви бажаєте замістити
        Освіта:Вказуєте повну назву учбового закладу та термін
        навчання
        Досвід роботи:Потрібно розмістити інформацію про місце праці (починаючи з останнього), а також подати інформацію про набутий досвід, вміння та навики
        Знання мов:Вказати якими мовами володієте вільно, вмієте читати та перекладати зі словником
        Сімейний стан:Прізвище, імя, по батькові та дата народження чоловіка і дітей

        Резюме повинно бути детальним і, водночас, лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Для того, щоб досягнути успіху, під час складання резюме варто дотримуватись певних правил:
        1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.
        2. Намагайтесь вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.
        3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.
        4. Намагайтесь не вживати такі слова як я“, “ми. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.
        5. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.
        6. Якщо Ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.