УКРАЇНА


ЛЬВІВСЬКА МІСЬКА РАДА

Рішення35


від 01/21/2011

Про затвердження Інструкції з діловодства у Львівській міській раді та її виконавчих органах, установах, організаціях, комунальних підприємствах

Зміни
згідно з рішеннями виконкому 95-2012; 394-2016; 489-2016
призупинена дія пунктів 3.2.5, 3.2.6, 3.3.8, 3.3.9, 3.3.10, 3.3.11, 3.3.12, підпункту 3.3.2.3 пункту 3.3.2, пунктів 4.16.3, 5.1, 5.5.5, підпунктів 6.1.6.2, 6.1.6.4 пункту 6.1.6, пункту 6.4.30 - згідно з рішенням виконкому 744-2015

документ: Database 'Документи ЛМР', View 'Рішення', Document 'Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 21.01.2011 № 35' Database 'Документи ЛМР', View '1.Головний\Не опубліковані', Document 'Про внесення змін до рішення виконавчого комітету від 21.01.2011 № 35' Database 'Документи ЛМР', View '1.Головний\Не опубліковані', Document 'Про запровадження Порядку роботи у системі електронного документоо■
Database 'Документи ЛМР', View 'Рішення', Document 'Про перехід на електронний документообіг у Львівській міській раді'

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 “Про затвердження “Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади“, з метою забезпечення єдиного порядку реєстрації, проходження документів виконавчий комітет вирішив:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Львівській міській раді та її виконавчих органах, установах, організаціях, комунальних підприємствах (додається).


2. Керівникам виконавчих органів міської ради:
2.1. Забезпечити дотримання Інструкції з діловодства у підпорядкованих їм виконавчих органах, установах, організаціях та у комунальних підприємствах.
2.2. Здійснювати заходи, скеровані на вивчення і оволодіння Інструкцією з діловодства кожним працівником.
3. Відділу кадрів апарату виконавчого комітету:
3.1. Організувати проведення навчальних семінарів щодо застосування Інструкції з діловодства для працівників виконавчих органів, установ, організацій та комунальних підприємств.
3.2. При прийнятті на роботу забезпечити ознайомлення нових працівників Львівської міської ради з Інструкцією з діловодства.
4. Вважати таким, що втратило чинність рішення виконавчого комітету від 03.08.2007 № 551 “Про затвердження Інструкції з діловодства у Львівській міській раді та її виконавчих органах, установах, організаціях, комунальних підприємствах“.
5. Контроль за виконанням рішення покласти на керуючого справами виконкому.




В. о. Львівського міського голови О. Синютка



                                          Додаток
                                  Затверджено
                          рішенням виконкому
                          від 21.01.2011 № 35
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у Львівській міській раді та її виконавчих органах,
установах, організаціях, комунальних підприємствах


№№
з/п
Назва розділу
Сторінка
1. Загальні положення
4
2. Документування управлінської діяльності
5
3. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції
6
3.1.
Приймання документів
6
3.2.
Попередній розгляд документів
7
3.3.
Реєстрація документів
8
4. Складання та оформлення службових документів
11
4.1.
Оформлення документів
11
4.2.
Складання документів
12
4.3.
Листи-відповіді на звернення громадян
13
4.4.
Ініціативні листи керівників виконавчих органів
14
4.5.
Службові записки
14
4.6.
Датування документів
15
4.7.
Індексація документів
16
4.8.
Погодження документів
17
4.9.
Засвідчення документів
18
4.10.
Адресування документів
20
4.11.
Резолюція
21
4.12.
Відмітки про проходження та виконання документів
22
4.13.
Оформлення копій документів та витягів з документів
22
4.14.
Оформлення додатків до документів
24
4.15.
Вимоги при виготовленні документів задопомогою персонального компютера
25
4.16.
Тиражування документів
26
4.17.
Підготовка проектів ухвал ради, рішень виконкому та розпоряджень міського голови; їх реєстрація, розповсюдження та зберігання
26
4.18.
Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів
29
5. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції
30
6. Організація контролю за виконанням документів
31
6.1.
Завдання і порядок контролю за виконанням документів
31
6.2.
Терміни виконання документів
33
6.3.
Здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів
33
6.4.
Здійснення контролю за виконанням звернень
35
7. Складання номенклатур і формування справ
40
7.1.
Складання номенклатур справ
40
7.2.
Формування справ
43
7.3.
Оперативне зберігання документів
44
7.4.
Керівництво та контроль за формуванням справ
45
8. Підготовка справ до зберігання та використання
45
Додатки
49-87

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Інструкція з діловодства та внутрішньої роботи у Львівській міській раді та її виконавчих органах, установах, організаціях, комунальних підприємствах (надалі Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Львівської міської ради, її виконавчих органів (районних адміністрацій, департаментів, управлінь, самостійних відділів), установ, організацій, комунальних підприємств та регламентує порядок внутрішніх процедур і роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архів.
1.2. Інструкція визначає:
1.2.1. Порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.2.2. Порядок внутрішніх процедур Львівської міської ради, її виконавчих органів (районних адміністрацій, департаментів, управлінь, самостійних відділів).
1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у міській раді, її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах та організаціях розроблені відповідно до Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
1.4. У міській раді та її виконавчих органах застосовується часткова централізація діловодства.
1.5. Відповідальність за організацію діловодства та внутрішньої роботи несе міський голова. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Інструкції з діловодства покладається на керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міської ради.
У виконавчих органах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу.
Загальне керівництво внутрішньою роботою здійснюють керівники виконавчих органів.
1.6. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснює керуючий справами виконавчого комітету.
1.7. Перед звільненням, а також у разі відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин, працівник усі неоформлені службові документи передає особі, що буде виконувати його обов’язки, з відміткою у реєстраційно-контрольних довідниках (картках, журналах), у тому числі в електронному вигляді.
1.8. Міська рада, її виконавчі органи, комунальні підприємства, установи та організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування державною мовою.
1.9. У кожному виконавчому органі, установі, комунальному підприємстві, організації повинні бути:
1.9.1. Положення про структурний підрозділ.
1.9.2. Посадові інструкції для кожного працівника структурного підрозділу.
1.9.3. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
1.9.4. Інструкція з діловодства у Львівській міській раді та її виконавчих органах, установах, організаціях, комунальних підприємствах.
2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій.
Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.2. У міській раді та її виконавчих органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.
2.3. Управлінська діяльність міської ради та її виконавчих органів здійснюється через видання нормативних актів та інших розпорядчих документів.
Видання нормативних актів визначається Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні, Регламентом Львівської міської ради, Регламентом виконавчого комітету Львівської міської ради, положеннями про виконавчі органи міської ради.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних виконавчих органів, можуть прийматися спільні нормативні акти.
2.4. Підставами для прийняття нормативних актів та інших розпорядчих документів у міській раді та її виконавчих органах є:
2.4.1. Конституція України і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, нормативні документи інших державних органів стосовно виконання функцій, делегованих державою.
2.4.2. Провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання міською радою та її виконавчими органами покладених на них завдань і функцій.
2.4.3. Потреба у правовому регулюванні діяльності юридичних та фізичних осіб на території Львівської міської ради.
2.5. Нормативні акти, розпорядчі документи міської ради і ті, що надходять до міської ради від державних органів, доводяться до виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що діють на території Львівської міської ради. При потребі виконавчі органи надсилають копії документів державних органів іншим виконавчим органам ради, підприємствам, установам та організаціям незалежно від форм власності, що діють на території Львівської міської ради.
2.6. Документи, що видаються на підставі нормативних актів державних органів, повинні мати посилання на них з зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються у колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів чи стенограм, зроблених у ході засідань.
2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавчих органів через надсилання їм ухвал міської ради, рішень виконавчого комітету, рішень комісій, а виконавчі органи доводять документи до юридичних та фізичних осіб, яких ці документи стосуються, та забезпечують контроль за виконанням цих документів.
Рішення районних адміністрацій оформляються розпорядженнями голів районних адміністрацій; рішення інших виконавчих органів міської ради – наказами керівників виконавчих органів.
Розпорядчі документи міського голови, міської ради та її виконавчих органів виготовляються, обліковуються і передаються на зберігання архівним установам у паперовому вигляді.
Виконавчі органи міської ради ведуть бази даних нормативних документів (розпоряджень, наказів), виданих у межах своїх повноважень.
2.9. Міська рада та її виконавчі органи можуть надсилати листи фізичним та юридичним особам, установам, організаціям, підприємствам.
2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телефоном або засобами електронного зв’язку.
3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
3.1. Приймання документів

3.1.1. Документи, що надходять до міської ради та її виконавчих органів (окрім районних адміністрацій), приймаються у відділі Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління.
Звернення суб’єктів підприємницької діяльності для отримання документів дозвільного характеру приймаються в управлінні “Дозвільний офіс“ посадовими особами управління, на яких покладено обов’язки адміністратора.
Документи, що надходять до районних адміністрацій, приймаються у Центрі обслуговування мешканців районної адміністрації, на який покладено обов’язки ведення діловодства.
3.1.2. Основним принципом реєстрації документів є однократність – кожний документ реєструється лише один раз.
3.1.3. Забороняється працівникам виконавчих органів міської ради приймати до розгляду документи, що не пройшли реєстрацію у відділі “Центр обслуговування мешканців“ адміністративно-господарського управління, в управлінні “Дозвільний офіс“ чи у Центрі обслуговування мешканців районної адміністрації, за винятком документів, які прийняті на особистому прийомі (їх реєструють після завершення особистого прийому).
3.1.4. Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що надходять для тендерного комітету або конкурсної комісії.
При пошкодженні конверта, що надійшов для тендерного комітету або конкурсної комісії, при відсутності окремих додатків до документів, при невідповідності номерів документів до номерів на конверті складається акт у встановленому порядку (додаток 1).
Конверти зберігаються і додаються до документів.
3.1.5. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються у 5-ти денний термін адміністративно-господарським управлінням відправнику з роз’ясненням причин неприйняття до розгляду документа (додаток 2).
3.1.6. Документи, у яких порушені питання, що не входять до повноважень міської ради, пересилаються за належністю у 5-ти денний термін адміністративно-господарським управлінням (додаток 3).
3.1.7. При прийманні звернень з неповним пакетом документів працівник відділуЦентр обслуговування мешканцівадміністративно-господарського управління зобовязаний ознайомити заявника з переліком документів, необхідних для вирішення порушеного питання.
Якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обгрунтованого рішення, згідно з рішенням виконавчого комітету від 23.10.2009 № 880 Про затвердження переліку адміністративних послуг, які надаються виконавчими органами Львівської міської ради“, виконавець зобов’язаний у п’ятиденний термін передати документи з відповідним роз’ясненням в адміністративно-господарське управління для повернення заявнику, за наявності підстав, визначених у ч. 3 ст. 7 Закону України “Про звернення громадян“.
3.1.8. Звернення, які не містять даних для прийняття обгрунтованого рішення, повертаються у 5-ти денний термін адміністративно-господарським управлінням відправнику з роз’ясненням причин неприйняття до розгляду документа (додаток 4).
3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Всі документи, що надійшли до міської ради та її виконавчих органів, підлягають попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснює начальник відділу “Центр обслуговування мешканців“ адміністративно-господарського управління, начальник відділу контролю за виконанням документів організаційного управління або за їх дорученням працівники зазначених відділів.
3.2.2. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання або у перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення державних органів, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.2.3. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися ухвалою міської ради про розмежування повноважень між виконавчими органами Львівської міської ради, положеннями про виконавчі органи міської ради, посадовими інструкціями, номенклатурами справ.
3.2.4. Міському голові у першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також інші документи згідно з його повноваженнями та окремими дорученнями. Інші документи передаються заступникам міського голови, секретарю ради, керуючому справами виконкому, керівникам виконавчих органів згідно з розмежуванням повноважень.
3.2.5. Після розгляду документів керівництвом референти вносять зміст резолюції та прізвище виконавця в електронну реєстраційну картку єдиної реєстраційної бази документообігу міської ради.
3.2.6. При необхідності тиражування документа помічник або референт керівника визначає кількість примірників, тиражує його за допомогою засобів оргтехніки, визначає адресатів та передає ці примірники у загальний відділ адміністративно-господарського управління для передачі виконавцю та розсилки. Внутрішні документи, які реєструються у відділі Центр обслуговування мешканцівадміністративно-господарського управління, тиражуються після їх реєстрації у загальному відділі цього управління.
3.2.7. Доставка документів курєрами загального відділу адміністративно-господарського управління у виконавчі органи та посадовим особам у будинку Ратуші здійснюється двічі на день об 11.00 год. та 16.00 год., територіально віддаленим виконавчим органам один раз на день з 9.30 год.
Доставка документів дозвільного характеру кур’єром управління “Дозвільний офіс“ у місцеві дозвільні органи Львівської міської ради здійснюється щоденно з 15.00 до 18.00 год.
Доставка документів у виконавчі органи здійснюється лише курєрами загального відділу адміністративно-господарського управління.
3.2.8. Доставка документів здійснюється також засобами поштового та електронного звязку.
3.2.9. Документи, які адресовані безпосередньо управлінням, що є у структурі департаментів, скеровуються у відповідні управління, якщо інше непередбачене директором департаменту.
3.3. Реєстрація документів
    3.3.1. Реєстрація документа це фіксування факту створення або надходження документа через проставлення на ньому умовного позначення реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстрах (реєстраційних картках) необхідних відомостей про документ.
    Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної у документах інформації.
    3.3.2. У міській раді та її виконавчих органах реєстрація документів, у тому числі в електронному вигляді, здійснюється децентралізовано:
    3.3.2.1. У відділі організаційної роботи організаційного управління реєструються рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови.
    3.3.2.2. У відділі Центр обслуговування мешканцівадміністративно-господарського управління реєструються: вхідні документи від органів державної влади, громадян, підприємств, організацій, установ тощо, які надходять до міської ради та її виконавчих органів; доручення керівництва міської ради; внутрішні документи виконавчих органів, скеровані до керівництва міської ради.
    3.3.2.3. У загальному відділі адміністративно-господарського управління реєструються вихідні ініціативні документи, підписані на бланках міського голови, міської ради, її виконавчого комітету.
    3.3.2.4. В організаційному відділі управління Секретаріат ради реєструються проекти ухвал міської ради та прийняті ухвали міської ради.
    3.3.2.5. В управлінні “Дозвільний офіс“ реєструються звернення суб’єктів підприємницької діяльності для отримання документів дозвільного характеру.
    3.3.2.6. У виконавчих органах міської ради реєструються: ті документи, що створюються у них; ті, що надходять до них від інших виконавчих органів; відповіді на вхідні документи, які надходять до міської ради та її виконавчих органів.
    3.3.2.7. У відділі кадрів апарату виконавчого комітету реєструються розпорядження міського голови з кадрових питань.
    Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 5.
    3.3.3. Документи реєструються у міській раді та її виконавчих органах:
    3.3.3.1. Вхідні у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час.
    3.3.3.2. Створювані:
    1) колегіальних органів – датою прийняття документа;
    2) розпорядження міського голови, розпорядження голів районних адміністрацій, накази директорів департаментів, начальників самостійних управлінь та відділів – у день підписання.
    3.3.4. Реєстрація всіх вхідних, вихідних і створюваних міською радою та її виконавчими органами документів здійснюється автоматизовано з використанням комп’ютерної програми “Документообіг“.
    3.3.5. Заповнення реєстраційно-контрольної картки здійснюється через пряме введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документадля тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; відмітка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді) (додаток 6).
    3.3.6. Автоматизовані реєстраційні бази даних забезпечують працівників інформацією про всі зареєстровані документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на монітор, а при потребі її роздруку.
    Пошук інформації проводиться децентралізовано на автоматизованих місцях обробки інформації. Усі користувачі мають можливість одержувати інформацію за всіма реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.
    3.3.7. Автоматизовані реєстраційні бази даних створюються окремо на кожний рік.
    3.3.8. Реєстрація вхідних документів, скерованих до керівництва міської ради та її виконавчих органів (крім районних адміністрацій), здійснюється у базі даних “Вхідні“ працівниками відділу Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління.
    Реєстрація вхідних пакетів документів дозвільного характеру, скерованих до місцевих дозвільних органів, здійснюється у базі даних “Вхідні управління “Дозвільний офіс“ працівниками управління, на яких покладено повноваження адміністраторів.
    3.3.9. Реєстрація вхідних документів, скерованих до районних адміністрацій, здійснюється у базі даних “Вхідні районної адміністрації“ працівниками Центру обслуговування мешканців у районних адміністраціях.
    3.3.10. Реєстрація внутрішніх документів (доручень, листів тощо за підписом міського голови, заступників міського голови, секретаря ради, керуючого справами виконкому), документів депутатів міської ради здійснюється у базі даних “Внутрішні“ працівниками відділу “Центр обслуговування мешканців“ адміністративно-господарського управління. Реєстрація внутрішніх документів за підписами заступників міського голови та керуючого справами виконкому також може здійснюватись у базі даних “Внутрішні апарату виконкому“.
    3.3.11. Реєстрація вихідних ініціативних документів за підписом міського голови, заступників міського голови, секретаря ради, керуючого справами виконкому здійснюється у базі даних “Вихідніпрацівниками загального відділу адміністративно-господарського управління.
    У приймальні міського голови реєструються вихідні ініціативні документи, підписані на бланках міського голови після 18.00 год. та у вихідні дні.
    3.3.12. Реєстрація внутрішніх документів (наказів з основної діяльності, кадрових наказів, протоколів, доручень, дозволів, службових записок, тендерних документів, листів тощо) виконавчих органів (районних адміністрацій, департаментів, управлінь) здійснюється у базі даних “Внутрішні“ відповідного виконавчого органу відповідальними працівниками виконавчих органів.
    3.3.13. Реєстрація вихідних ініціативних документів за підписом керівництва районних адміністрацій, начальників управлінь, директорів департаментів та відповідей на вхідні документи здійснюється у базі даних “Вихідні“ районної адміністрації, управління або департаменту відповідальними працівниками.
    3.3.14. У разі повторного надходження звернення під тим самим номером у вигляді факсу, електронної копії або у письмовому вигляді може надаватись одна відповідь, з обов’язковим зазначенням вхідних номерів звернення у тексті відповіді.

    4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ
    4.1. Оформлення документів

    4.1.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір форматів А3 (210 мм х 420 мм), А4 (210 мм х 297 мм) та А5 (148 мм х 210 мм).
    Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
    4.1.2. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки міської ради, виконавчого комітету, міського голови, виконавчих органів, комунальних підприємств, установ та організацій виготовляються згідно з вимогами Державного стандарту (додаток 7). Взірці бланків погоджуються з управлінням інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського голови“.
    4.1.3. Документи повинні мати такі поля:
    ліве 30 мм (для нормативних актів та інших документів постійного зберігання 35 мм);
    верхнє 20 мм;
    нижнє – 20 мм;
    праве – 10 мм.
    Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.
    Службові документи та листи рекомендується друкувати з використанням шрифту Arial, розміру 12 або 14.
    4.1.4. Службовий документ, що складається у міській раді, її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах та організаціях, повинен мати обов’язкові реквізити: найменування установи автора документа, назву виду документа (не зазначається на листах), дату, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначку про виконання документа і направлення його до справи.
    Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів згідно зі стандартом може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.
    4.1.5. Найменування виконавчого органу повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні про нього. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксоване у положенні про цей орган. На бланку скорочене найменування розміщується відразу після повного.
    4.1.6. Документ, що містить більше одного абзацу, може мати заголовок. Заголовок пишеться зліва, після адресата та не повинен займати більше ніж три стрічки.
    Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і зрозумілим, точно передавати зміст тексту.
    Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання “про що?“, “чого?“. Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.
    Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
    У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
    Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм і повідомлень.
    4.2. Складання документів

    4.2.1. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.
    Винятком є складання протоколів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
    4.2.2. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживань слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
    Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих з даного питання документів.
    4.2.3. Текст документа викладається від 3-ї особи однини.
    Наприклад: “Організаційне управління вважає ...“, “Виконавчий комітет розглянув ...“.
    Якщо документ оформлено на бланку посадової особи, то його текст викладається від 1-ї особи однини: “прошу ...“, “скеровую ...“.
    4.2.4. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
    Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
    Як правило, тексти документів (окрім розпорядчих документів) складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
    Розпорядчі документи складаються, як правило, з трьох частин: констатуючої (мотивуючої), резолютивної та заключної (покладання контролю).
    В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину.
    Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються у нормативних актах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
    Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
    У таблицях і анкетах, призначених для оброблення персональним комп’ютером, об’єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.
    4.2.5. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на виконавця.
    Особи, які візують документ, несуть відповідальність за його зміст у межах своєї компетенції.
    4.3. Листи-відповіді на звернення громадян

    4.3.1. На початку кожного листа, по центру, вказується звертання (рекомендовано вказувати ім’я, по батькові особи). Для прикладу:
    Шановний Іване Івановичу!
    Шановний пане ректоре!
    4.3.2. Загальна схема підготовки відповідей на звернення громадян має такий вигляд:
    Блок 1 – “Що зроблено?
    Зокрема, повинно бути вказано, що саме зроблено для вирішення проблеми, які дії здійснено: проведено перевірку, здійснено виїзд, проведено виїзне засідання комісії і т. д.
    Блок 2 – “Висновок з обгрунтуванням
    Інформація про позитивне чи негативне вирішення проблеми. Якщо рішення позитивне, то повинно бути вказано, коли саме і як буде вирішена проблема.
    Якщо рішення негативне, то повинно бути чітко описано, які є інші варіанти вирішення проблеми і які додаткові кроки для вирішення проблеми мешканець може зробити самостійно.
    Блок 3 – Надання права на оскарження
    Також законодавство надає Вам право оскаржувати відповідь чи дії посадовців у встановленому порядку“.
    Блок 4 – “Де можна отримати додаткову інформацію, а також інформування про Центр обслуговування мешканців“.
    Слід вказати до кого потрібно звернутися для отримання додаткової інформації. Наприклад:
    Додаткову інформацію щодо виконання Вашого звернення від 05.01.2010 № 10/10 Ви можете отримати у головного спеціаліста сектору логістики відділу протоколу та діловодства управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови Ігоря Огородника за тел. 297-58-19“.
    Наприкінці потрібно вказати контакти відділуЦентр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління у приміщенні Ратуші або, якщо лист-відповідь готує представник районної адміністрації – контакти Центру обслуговування мешканців при відповідній районній адміністрації:
    Інформацію щодо вирішення будь-яких інших проблем Ви можете отримати у Центрі обслуговування мешканців районної адміністрації чи у Центрі обслуговування мешканців у Львівській міській раді за адресою: пл. Ринок, 1 та на гарячій лінії міста за номером 1580(додаток 8).
    4.4. Ініціативні листи керівників виконавчих органів

    4.4.1. У першій частині листа рекомендується висловлювати повагу до адресата (додаток 9).
    4.4.2. Друга частина становить основу листа. Викладається суть написання листа.
    4.4.3. Третя частина становить прохання (подяку).
    4.4.4. Четверта частина своєрідне заключне речення. Наприклад:
    Сподіваюся на Вашу підтримку; Сподіваюся на Ваше розуміння і т.д.
    4.4.5. Проект листа видруковують на бланку та, долучивши 2-й примірник листа з відповідними візами, подають на розгляд керівнику.
    Для подання на підпис міському голові проект листа подають в управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови“.
    Оригінал листа за підписом міського голови передається у загальний відділ для реєстрації та відправки, а другий примірник з доданими документами повертається виконавцю через кур’єрів.
    4.4.6. У листах за підписом міського голови замість інформації про виконавця може вказуватися контактна особа в останньому реченні листа або у кінці сторінки, а інформація про виконавця розміщується на другому примірнику.
    4.5. Службові записки

    4.5.1. З метою приведення внутрішніх документів до єдиного стандарту всі письмові документи для інформування керівників про виконання завдань (відповіді на доручення, розпорядження, службові записки, інформаційні довідки) повинні бути оформлені у єдиному порядку.
    Кожен лист-відповідь на доручення керівника має відповідати таким критеріям:
    1. Короткий зміст завдання з встановленим терміном виконання.
    2. Результат – “виконано або не виконано“.
    3. У разіне виконано“:
    3.1. Коротке пояснення причини невиконання.
    3.2. Стан виконання на момент відповіді.
    4. Чіткий план-графік виконання завдання з конкретними термінами.
    5. Відповідальна особа за виконання та її контакти.
    При поданні службової записки щодо продовження терміну виконання доручення, розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету керівники виконавчих органів повинні представити чіткий план-графік виконання завдання з конкретними термінами та запланованими результатами.
    План-графік подається у формі таблиці (додаток 10) і передбачає детальний виклад інформації, зокрема щодо заходів з інформування мешканців – проведення зборів, поширення інформації через оголошення; заходи з тимчасового вирішення проблеми – проведення поточного ремонту, перерахунок коштів та інше.
    4.5.2. При подачі документів (службової записки на виконання доручення, резолюції, проекту відповіді на звернення громадян, проекту відповіді на депутатські запити) на розгляд керівнику слід долучати копії таких документів:
    4.5.2.1. Звернення з резолюцією керівника.
    4.5.2.2. Відповідь автору звернення.
    4.5.2.3. Додатки (якщо такі є).
    4.5.2.4. Інші документи.
    4.5.3. При подачі проектів листів на підпис керівнику відповідь подається у 2-х примірниках:
    Перший примірник оригінал, який готується на відповідному бланку.
    Другий примірник – точна копія листа (вже не на бланку), де зазначається виконавець та його телефон, візи всіх дотичних до підготовки проекту листа посадових осіб у порядку знизу вгору, наприклад: виконавець – його безпосередній керівник – директор департаменту – заступник міського голови – міський голова.
    4.5.4. Проекти листів на підпис міському голові подаються в управління внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови посадовій особі, яка відповідає за опрацювання пошти міського голови.
    4.5.5. Лист за кордон перед подачею на підпис погоджується з начальником відділу закордонної співпраці управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського голови. Адресу у листі та на конверті слід вказувати літерами латинського алфавіту і арабськими цифрами.
    4.6. Датування документів

    4.6.1. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом дата його прийняття; для документа, що затверджується дата затвердження.
    4.6.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є у тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 12 серпня 2010 року слід писати: 12.08.2010.
    Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 серпня 2010 року слід писати: 03.08.2010. У фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 10 серпня 2010 року.
    4.6.3. Дата на документі проставляється особою, яка його реєструє.
    4.6.4. Підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). Як правило, до підпису додається дата підписання (проставлення відмітки).
    4.6.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

    4.7. Індексація документів

    4.7.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
    4.7.2. Індекси вхідних і створюваних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, виконавців тощо.
    4.7.3. Складові частини індексу вхідних документів розміщуються у такому порядку: індекс групи документів, порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються.
    4.7.4. Складові частину індексу внутрішніх документів міської ради складаються з: індексу виконавчого органу (додаток 11), порядкового номера у межах даної групи; може доповнюватись номером вхідного документа, на який дається відповідь, індексами за номенклатурою справ, індексами безпосередніх виконавців тощо.
    Індекси внутрішніх документів виконавчого органу:
    1102-Х зразок індексу вихідного документа-відповіді виконавчого органу на внутрішній документ у межах Львівської міської ради (реєструється у базі Внутрішні ВО“)
    1102-вих-Х зразок індексу вихідного ініціативного документа виконавчого органу, який надсилається за межі Львівської міської ради (реєструється у базіВихідні ВО“)
    4-1102-Х зразок індексу документа виконавчого органу для внутрішньої пересилки у межах Львівської міської ради (реєструється у базі Внутрішні ВО“)
    Відповідь на вхідний документ, зразок індексу:
    1102-Х /3-А-ХХХ/04-04, де:
    1102-Х номер вихідного документа виконавчого органу, який присвоюється автоматично системою документообігу
    /3-А-ХХХ/04-04 додаткові значення, які можуть приписуватись при проставлянні номера безпосередньо на документі відповідно до внутрішніх вимог підрозділу
    1102 – індекс виконавчого органу
    Х порядковий номер вихідного документа-відповіді
    3-А-ХХХ реєстраційний номер вхідного документа, на який дається відповідь
    04-04 – зразок індексу номенклатури справ, де будуть зберігатись матеріали розгляду даного звернення.
    4.7.5. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.
    4.7.6. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою або тире.
    4.7.7. Індекси груп вхідних документів:
    Верховна Рада України 1.1
    Адміністрація Президента України 1.2
    Кабінет Міністрів України 1.3
    Міністерства, відомства, комітети 1.4
    Львівська обласна рада 1.5
    Львівська обласна державна адміністрація 1.6
    Правоохоронні органи 1.7
    Податкові органи 1.8
    Інші 1.9
    Юридичні особи 2
    Фізичні особи 3
    Субєкти підприємницької діяльності 5
    4.8. Погодження документів

    4.8.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності до законодавства здійснюється погодження проекту документа.
    Погодження може здійснюватися як у міській раді (з посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними у проекті документа) – внутрішнє, так і за її межами – зовнішнє.
    4.8.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза може включати: найменування посади, особистий підпис та дату візування, першу букву імені і прізвище особи, яка візує документ. Наприклад:
    Начальник юридичного
    управління (підпис) (дата) (перша буква імені, прізвище)
    Візи на проектах документів (окрім розпорядчих) проставляються як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша.
    На проектах розпорядчих документів візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша. Всі інші аркуші на зворотному боці візують спеціаліст відділу підготовки нормативних актів організаційного управління, який видруковував документ, та керівник виконавчого органу, що цей документ ініціював.
    Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у міській раді та її виконавчих органах.
    4.8.3. Посадова особа зобов’язана завізувати документ у триденний термін з дня його отримання до розгляду.
    4.8.4. У разі незгоди візуючого зі змістом проекту документа і неможливості досягнути згоди з автором він зобов’язаний завізувати його, виклавши свої зауваження та пропозиції у письмовій формі. Відмова у візуванні не допускається.
    4.8.5. Автор проекту документа зобов’язаний, врахувавши всі зауваження, доопрацювати його. Зауваження можуть залишатися тільки у разі недосягнення згоди візуючого з автором (у цьому випадку автор письмово викладає свої аргументи щодо незгоди з зауваженнями).
    4.8.6. Зауваження і пропозиції до проекту документа можуть викладатися на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
    Начальник юридичного
    управління (підпис) (дата) (перша буква імені, прізвище)
    Зауваження і пропозиції додаються.
    Зауваження і пропозиції обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ.
    4.8.7. Проекти розпорядчих документів міської ради, виконавчого комітету та міського голови і листи міського голови (при необхідності) та листи на бланках виконавчого комітету (при необхідності) перевіряються працівниками юридичного управління на відповідність їх законодавству і візуються начальником юридичного управління на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту документа.
    4.8.8. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає у себе слово “ПОГОДЖЕНО“, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, дату погодження, першу букву імені і прізвище.
    Наприклад:
    ПОГОДЖЕНО

    Львівський міський голова (підпис) (дата) (перша буква імені, прізвище)
    4.8.9. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
    ПОГОДЖЕНО
    Протокол засідання атестаційної комісії

    Дата, №

    4.9. Засвідчення документів

    4.9.1. Засвідчення документів здійснюється через їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
    4.9.2. Документи підписуються посадовими особами міської ради та її виконавчих органів відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
    4.9.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, першої букви імені і прізвища. Наприклад:
    Начальник управління (підпис) (перша буква імені, прізвище)
    4.9.4. На підпис міському голові подаються листи у 2-х примірниках:
    4.9.4.1. Перший примірник на бланку (перед підписом посада не вказується).
    4.9.4.2. Другий примірник документа з візами осіб, що були відповідальними за підготовку документа, з обов’язковим зазначенням прізвища виконавця, номера телефона і візи виконавця проекту документа.
    На першому примірнику прізвище і номер телефона виконавця проекту документа зазначаються на зворотному боці внизу зліва.
    Готуючи листи за підписом міського голови, необхідно дотримуватися наведеного взірця (додаток 8).
    4.9.5. У разі надсилання документа одночасно кільком державним органам керівник підписує всі примірники.
    4.9.6. Розпорядчі документи підписуються тільки один раз це оригінали, які залишаються у справі, а для використання у роботі розсилаються засвідчені копії.
    4.9.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:
    Начальник управління (підпис) (перша буква імені, прізвище)
    Головний бухгалтер (підпис) (перша буква імені, прізвище)
    4.9.8. Рішення колегіальних органів підписуються особою, яка головувала на засіданні колегіального органу. Наприклад:
    Голова комісії (підпис) (перша буква імені, прізвище)
    4.9.9. Якщо посадова особа, підпис (віза) якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує (візує) особа, яка виконує її обов’язки. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала (завізувала) документ, та її прізвище.
    Наприклад: “в. о.“, “заст.“. Прізвище особи, яка підписала (завізувала) документ, вписується або вдруковується над прізвищем особи, замість якої підпис (віза) проставлений.
    Не допускається підписання (візування) документа з прийменником “за“ або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
    4.9.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 12).
    4.9.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням нормативного акта або іншого розпорядчого документа. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом міської ради або її виконавчих органів.
    4.9.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово “ЗАТВЕРДЖУЮ“, найменування посади, підпис, перша буква імені і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Наприклад:
    ЗАТВЕРДЖУЮ
    Львівський міський голова

    (Підпис) (перша буква імені, прізвище)
    Дата
    4.9.13. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
    ЗАТВЕРДЖЕНО
    рішенням виконкому

    від 12.02.2010 № 746
    4.9.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
    4.9.15. Гербова печатка ставиться на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях та фінансових документах.
    Затвердження інших документів здійснюється міською радою та її виконавчими органами на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 13).
    4.9.16. Печатка міської ради або її виконавчих органів (негербова) ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи.
    Копії ухвал ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови затверджуються печаткою організаційного управління. Окрім печатки проставляється штамп начальника організаційного управління “Згідно з оригіналом“ і його підпис.
    Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ або текстову частину документа.
    4.10. Адресування документів

    4.10.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку. Наприклад:
    Обласна державна адміністрація
    Політико-правове управління
    Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата у давальному. Наприклад:
    Обласна державна адміністрація
    Політико-правове управління
    Головному спеціалісту
    (Перша буква імені, прізвище)
    У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата. Наприклад:
    Начальнику політико-правового
    управління обласної державної
    адміністрації
    (Перша буква імені, прізвище)

    У разі потреби у реквізиті “Адресат“ можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.
    Якщо документ адресується багатьом однорідним виконавчим органам чи організаціям, адресата можна зазначити узагальнено. Наприклад:
    Головам районних адміністрацій
    Львівської міської ради
    Документ не повинен мати більше чотирьох окремих адресатів. Слово “копія“ перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
    4.10.2. До реквізиту “Адресат“ може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.
    Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Наприклад:
    Редакція журналу
    “Архіви України“
    вул. Солом’янська, 24,
    МСП, Київ-047, 03047
    У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім вулиця, номер будинку, квартири, населений пункт, район і область, країна призначення (для міжнародних відправлень). Наприклад:
    (Перша буква імені, прізвище)
    вул. Б. - І. Антонича, 25 кв. 2,
    м. Львів-57, 79057

    4.11. Резолюція
      4.11.1. Резолюція – це напис, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюції, як правило, проставляються на окремих аркушах, які прикріплюються до документа.
      4.11.2. Резолюція може складатися з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата; на резолюції проставляються реквізити листа, якого стосується резолюція.
      4.11.3. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, відповідальною за виконання є особа, зазначена у дорученні першою, якщо у документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй передається документ та надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
      Помічник або референт першого виконавця робить копії документа для всіх виконавців, вказаних у резолюції, та передає для розсилки у загальний відділ адміністративно-господарського управління.
      4.11.4. Документи з резолюцією міського голови, призначені кільком виконавцям, передаються через кур’єрів для організації виконання та тиражування першому за резолюцією виконавцю.
      Якщо у резолюції міського голови вказано більше одного виконавця і текст резолюції для кожного з них є іншим, тоді тиражування здійснює загальний відділ адміністративно-господарського управління.
      4.11.5. Якщо у тексті резолюції міського голови вказані слова “Терміново“ або “Невідкладно“, тоді тиражування і доставку документів усім виконавцям доручення здійснюють кур’єри загального відділу адміністративно-господарського управління.
      4.11.6. Якщо у тексті резолюції керівника є слова “доповісти“, “інформувати“, “подати пропозиції“ для зняття контролю за виконанням документа, якого стосувалася резолюція, необхідно подати і документальне підтвердження виконання резолюції керівника.
      4.11.7. Виконавцями листів можуть бути лише посадові особи міської ради та її виконавчих органів.
      4.12. Відмітки про проходження та виконання документів

      4.12.1. Під час проходження документа у міській раді та її виконавчих органах обов’язково робляться такі помітки:
      4.12.1.1. Про надходження (реєстрацію) документа на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа).
      4.12.1.2. Про виконання документа і направлення його до справи на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова “Знято з контролю“ і номер справи, у якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця).
      Наприклад:
      До справи № 02-16

      Питання вирішено позитивно
      у телефонній розмові 25.01.2007
      (Посада) (перша буква імені, прізвище) (підпис)
      Відмітка “Знято з контролю“ свідчить про те, що робота над документом закінчена.
      4.12.2. Документ, як правило, повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа. Наприклад:
      А. Тесленко, 2975-428
      4.12.3. Під час проходження документа у міській раді та її виконавчих органах референти, помічники, відповідальні за діловодство обовязково вносять в електронну РКК дані:
      4.12.3.1. Про проходження документа.
      4.12.3.2. Про зміну безпосереднього виконавця з розгляду документа на іншого у разі його звільнення з роботи, тривалої відпустки.
      4.13. Оформлення копій документів та витягів з документів

      4.13.1. Копія документа та витяг з документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника відповідного виконавчого органу. Виконавчі органи міської ради можуть засвідчувати копії лише тих документів та готувати витяги з тих документів, що створюються у них.
      Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників міська рада та її виконавчі органи можуть виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
      4.13.2. Копія документа, витяг з документа виготовляється, як правило, засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
      Відмітка “Копія“, Витяг“ зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
      4.13.3. Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно з оригіналом“, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її першої букви імені, прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту “Підпис“. Наприклад:
      Згідно з оригіналом
      Завідувач відділу кадрів (підпис) (дата) (перша буква імені, прізвище)
      4.13.4. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення. Наприклад:
      Дата, індекс
      ________________________________________________________________
      Начальник відділу
      (підпис) (перша буква імені, прізвище)
      Згідно з оригіналом
      Спеціаліст відділу кадрів (підпис) (дата) (перша буква імені, прізвище)
      На копіях вихідних ініціативних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою міської ради (негербовою) або її виконавчого органу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
      На копіях розпорядчих документів візи не зберігаються. Ухвали міської ради, рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови завіряються печаткою організаційного управління, штампом начальника організаційного управління “Згідно з оригіналом“ та його підписом. Копії розпорядчих документів виконавчих органів завіряються печатками цих органів.
      4.13.5. Документи, на підставі яких готується проект ухвали міської ради, рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови і які у подальшому будуть зберігатися у справі разом з ухвалою міської ради, рішенням виконавчого комітету, розпорядженням міського голови, повинні бути оригільними або належним чином завіреними копіями.
      4.13.6. Завірення копій документів, на підставі яких готується проект ухвали міської ради, рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови і які у подальшому будуть зберігатися у справі разом з ухвалою міської ради, рішенням виконавчого комітету, розпорядженням міського голови, може здійснюватись:
      4.13.6.1. Нотаріально.
      4.13.6.2. Посадовими особами Львівської міської ради та її виконавчих органів – у такому разі проставляється штамп “Згідно з оригіналом“, прізвище та ініціали особи, яка завіряє документ, її підпис, дата завірення.
      4.13.6.3. Посадовими особами львівських комунальних підприємств – у такому разі проставляється напис “Згідно з оригіналом“, прізвище та ініціали особи, яка завіряє документ, її підпис, дата завірення, кругла печатка львівського комунального підприємства.
      4.13.6.4. Представником заявника - юридичної особи – у такому разі проставляється напис “Згідно з оригіналом“, прізвище та ініціали особи, яка завіряє документ, її підпис, дата завірення, кругла печатка юридичної особи.
      4.14. Оформлення додатків до документів

      4.14.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
      4.14.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
      4.14.2.1. Додатки, що затверджуються або вводяться у дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів).
      4.14.2.2. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.
      4.14.2.3. Додатки, що є самостійними документами і надсилаються з супровідним листом.
      4.14.3. Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
      4.14.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті. Наприклад:
      “Розробити і подати на затвердження схему проходження документів у міській раді та її виконавчих органах за формою, зазначеною у додатку 1“.
      Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка. Наприклад:
      Додаток
      до рішення виконкому

      від 12.02.201046
      У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери. Наприклад: Додаток 1. Додаток 2 тощо.
      Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
      4.14.5. Додаток до рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови підписує керуючий справами виконкому та візує на лицьовій стороні останнього аркуша додатка керівник виконавчого органу міської ради, який готував документ. Додаток до ухвали міської ради підписує секретар ради та візує керівник виконавчого органу міської ради, який готував документ.
      4.14.6. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
      4.14.6.1. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
      Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
      4.14.6.2. Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту з зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників. Наприклад:
      Додатки:
      1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на II квартал 2010 року на 5 арк. у 1 прим.
      2. Графік розвантажувальних робіт на II квартал 2010 року на 2 арк. у 1 прим.
      4.14.6.3. Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
      Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 25.12.2010 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.
      4.14.6.4. Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається.
      4.14.6.5. При великій кількості додатків на них складається опис, а у самому документі після тексту зазначається:
      Додаток: відповідно до опису на 5 арк.
      4.14.6.6. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за формою:
      Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
      4.15. Вимоги при виготовленні документів за допомогою персонального компютера

      4.15.1. Тексти документів друкують через один міжрядковий інтервал.
      4.15.2. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.
      4.15.3. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.
      4.15.4. Розшифровку підпису у реквізиті “Підпис“ друкують на рівні останнього рядка найменування посади.
      4.15.5. Під час оформлення документів на більше ніж двох сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
      Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка“ та розділових знаків.
      4.15.6. Друкований текст перевіряє виконавець.
      4.16. Тиражування документів

      4.16.1. Порядок та необхідність тиражування документів засобами копіювальної техніки визначає керівник відповідного виконавчого органу.
      4.16.2. Тиражування документів може здійснювати безпосередньо працівник за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.
      4.16.3. Документи, що створюються виконавчим органом для розсилки в інші виконавчі органи Львівської міської ради, тиражуються безпосереднім виконавцем та разом зі списком адресатів передаються кур’єру для передачі виконавцям.
      4.17. Підготовка проектів ухвал ради, рішень виконкому та
      розпоряджень міського голови; їх реєстрація, розповсюдження
      та зберігання

      4.17.1. Підготовку проектів рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови здійснює відділ підготовки нормативних актів організаційного управління, кадрових розпорядженьвідділ кадрів апарату виконкому з врахуванням вимог до складання службових документів, викладених у “Примірний інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади“, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153.
      Підготовка проектів ухвал міської ради здійснюється в організаційному відділі управління Секретаріат ради відповідно до вимог Регламенту Львівської міської ради та Порядку документообігу проектів ухвал Львівської міської ради.
      4.17.2. Керівник виконавчого органу, який ініціює розробку проекту рішення виконавчого комітету, перед поданням його в організаційне управління попередньо узгоджує проект рішення з керуючим справами виконкому.
      4.17.3. Виконавець проекту розпорядчого документа (у разі підготовки рішення виконавчого комітету – з погодженням керуючого справами виконкому) передає його на магнітних носіях або з допомогою комп’ютерної мережі у відділ підготовки нормативних актів організаційного управління.
      4.17.4. У відділі підготовки нормативних актів організаційного управління проект документа перевіряється, коригується, виводиться на бланк, визначається перелік необхідних віз (для проектів розпоряджень міського голови і рішень виконавчого комітету), який проставляється на проекті документа, та повертається авторові для проведення візування.
      Перелік віз для погодження проекту ухвали визначається секретарем ради і проставляється організаційним відділом управління Секретаріат ради“.
      4.17.5. Проект тексту розпорядчого документа повинен бути коротким і конкретним. Обсяг проекту, як правило, не повинен перевищувати 3-х сторінок формату А-4 (без врахування додатків).
      4.17.6. Проект розпорядчого документа повинен складатись з таких частин:
      4.17.6.1. Констатуючої (мотивуючої), у якій містяться посилання на закони, інші нормативні акти та документи, обставини, якими викликана необхідність прийняття цього акта.
      4.17.6.2. Резолютивної, у якій конкретно і чітко формулюються завдання, визначені виконавці і терміни виконання поставленого завдання.
      4.17.6.3. Заключної (покладання контролю), у якій містяться загальні терміни виконання, посилання на посадову особу або осіб, на яких покладається контроль за повним виконанням розпорядчого документа.
      4.17.7. До проекту розпорядчого документа також додаються передбачені текстом матеріали, на які є посилання у цьому проекті, а також матеріали, які є необхідними для його прийняття згідно з чинним законодавством.
      4.17.8. Виготовлений у відділі підготовки нормативних актів організаційного управління проект розпорядження міського голови або рішення виконавчого комітету візують: начальник організаційного управління, керівник виконавчого органу, який є його ініціатором, начальник юридичного управління, керівники виконавчих органів, яких стосується цей проект розпорядчого документа, директори департаментів та заступники міського голови у межах компетенції, перший заступник міського голови, керуючий справами виконкому.
      Всі аркуші проектів розпорядчих документів на зворотній стороні візують спеціаліст організаційного управління, який видруковував документ, та керівник виконавчого органу, що цей документ ініціював.
      4.17.9. Візування проектів ухвал міської ради, рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови посадовими особами міської ради забезпечує виконавчий орган, який є його ініціатором, а головами постійних комісій та секретарем ради – управління Секретаріат ради“.
      4.17.10. Якщо проект ухвали не включено до порядку денного чергового пленарного засідання міської ради, він зберігається в управлінні Секретаріат ради для включення до порядку денного наступного пленарного засідання міської ради.
      4.17.11. Кожен аркуш проекту додатків до ухвали засвідчується підписом керівника виконавчого органу, який є ініціатором цього проекту, на тильній стороні аркуша.
      4.17.12. Особливості підготовки проектів ухвал міської ради визначаються Регламентом Львівської міської ради та іншими документами ради, що регулюють порядок підготовки та документообігу проектів ухвал міської ради.
      Особливості підготовки проектів рішень виконавчого комітету визначаються Регламентом виконавчого комітету Львівської міської ради.
      4.17.13. Проекти розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету з фінансових питань, у тому числі з питань, що передбачають укладення договорів структурними підрозділами, що стосуються структури виконавчих органів та штатів, візують директор департаменту фінансової політики та начальник управління фінансів.
      Проекти рішень виконавчого комітету щодо надання документів дозвільного характеру візує начальник управління “Дозвільний офіс“.
      4.17.14. Проекти додатків до розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету підписує керуючий справами виконкому після візування керівником виконавчого органу, який ініціює розробку проекту розпорядження міського голови чи рішення виконавчого комітету.
      4.17.15. Реєстрація розпорядчих документів міської ради, виконавчого комітету та міського голови здійснюється у комп’ютерному вигляді у відділі організаційної роботи організаційного управління. Після закінчення календарного року реєстраційна база передається в електронному вигляді в архівний відділ міської ради, а у паперовому вигляді роздруковується, переплітається, підписується начальником організаційного управління та готується для подальшої передачі у встановленому порядку для зберігання в архівний відділ міської ради.
      4.17.16. Розповсюдження розпорядчих документів міської ради та її виконавчих органів:
      4.17.16.1. Для ознайомлення посадових осіб міської ради розпорядчі документи міської ради, виконавчого комітету та міського голови надсилаються організаційним управлінням в електронному вигляді у комп’ютерну мережу у систему “Документообіг“ (окрім документів, що носять конфіденційний характер та містять відомості про особу).
      4.17.16.2. Виконавчі органи ради доводять розпорядчі документи міської ради, виконавчого комітету та міського голови підпорядкованим їм комунальним підприємствам та іншим юридичним і фізичним особам, а районні адміністрації у межах компетенції ще й Винниківській міській та Рудненській і Брюховицькій селищним радам.
      4.17.16.3. Паперові копії розпорядчих документів міської ради, виконавчого комітету та міського голови, завірені печаткою організаційного управління, та паперові копії розпорядчих документів виконавчих органів, завірені їхніми печатками, надаються посадовим особам виконавчих органів ради, юридичним і фізичним особам, яким для користування та зберігання необхідні тільки завірені копії документів.
      4.17.16.4. Для органів державної влади та інших юридичних осіб, які мають доступ до Інтернету, копії розпорядчих документів надсилаються електронною поштою.
      4.17.16.5. Для ознайомлення громадськості з розпорядчими документами, які можуть мати широке зацікавлення, копії у паперовому вигляді передаються в управління інформаційної політики та зовнішніх відносин департаменту Адміністрація міського головидля подальшого опублікування.
      4.17.16.6. ЛКП “Міський центр інформаційних технологій“ вносить всі розпорядчі документи міської ради, виконавчого комітету та міського голови (окрім документів, що носять конфіденційний характер та містять відомості про особу) з системи “Документообіг“ у мережу Інтернет.
      4.17.17. Ухвали міської ради, рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови зі всіма необхідними матеріалами зберігаються:
      4.17.17.1. Перші 3 роки в організаційному управлінні.
      4.17.17.2. Наступні роки в архівному відділі міської ради.
      4.17.18. Кадрові розпорядження міського голови до передачі їх в архівний відділ міської ради зі всіма необхідними матеріалами зберігаються у відділі кадрів міської ради.
      4.17.19. Рішення постійних комісій до передачі їх в архівний відділ міської ради зберігаються в управлінні Секретаріат ради“.

      4.18. Підготовка та оформлення документів до засідань
      колегіальних органів

      4.18.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у міру потреби. У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, посада доповідача та найменування виконавчого органу, який готує документи для розгляду колегіальним органом.
      Керівники виконавчих органів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.
      4.18.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися завчасно згідно з регламентом колегіального органу. Ці документи включають:
      4.18.2.1. Завізований проект рішення колегіального органу зі всіма необхідними матеріалами.
      4.18.2.2. Довідку (адресовану колегіальному органу), у якій обгрунтовується необхідність прийняття даного рішення.
      4.18.2.3. Інформацію про зауваження і пропозиції до проекту рішення (якщо вони є).
      4.18.2.4. Необхідну кількість копій проекту рішення та довідки.
      4.18.2.5. Список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.
      4.18.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил.
      4.18.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням встановлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
      4.18.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних виконавчих органів міської ради.
      4.18.6. Посадова особа, відповідальна за хід підготовки документів на розгляд колегіального органу (керуючий справами виконкому, секретар ради), контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.
      Якщо документи подані невчасно, підготовлені з порушеннями чи не вистачає будь-яких документів, які можуть бути підставою для прийняття рішення, посадова особа, відповідальна за хід підготовки документів (керуючий справами виконкому, секретар ради) має право не подавати їх на розгляд колегіального органу.
      4.18.7. Особи, які отримали проекти рішення або інші документи до засідання колегіального органу, вивчають їх і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.
      5. ПОРЯДОК ОБРОБКИ ТА ВІДПРАВЛЕННЯ ВИХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

      5.1. Вихідні ініціативні документи, які підписані на бланках міського голови, міської ради, виконавчого комітету, реєструються централізовано у загальному відділі адміністративно-господарського управління у день їх одержання від виконавчих органів або не пізніше наступного робочого дня. З цією метою підписаний відповідною посадовою особою документ, його копія з зазначенням прізвища та телефона виконавця передається курєром до загального відділу адміністративно-господарського управління для реєстрації та відправки адресату.
      5.2. Вихідні ініціативні документи, які підписують керівники департаментів, управлінь (самостійних відділів) та районних адміністрацій, реєструються у цих виконавчих органах і повинні бути виготовлені відповідно до Державних стандартів України.
      5.3. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.
      5.4. Відправлення вихідної кореспонденції здійснює загальний відділ адміністративно-господарського управління. Документи на відправлення подаються виконавчими органами разом з заповненими реєстрами. У разі потреби відправлення кореспонденції реєстровим порядком (рекомендовані листи) виконавчі органи передають у загальний відділ документи та реєстри не пізніше 16.00 год. Документи, що надійшли після 16.00 год., відсилаються наступного робочого дня.
      5.5. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється:
      5.5.1. Відповідність Державному стандарту України.
      5.5.2. Правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів.
      5.5.3. Правильність зазначення адреси.
      5.5.4. Наявність всіх необхідних підписів на документі та додатках до нього.
      5.5.5. Наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах.
      5.5.6. Наявність на документі відмітки про додатки.
      5.5.7. Відповідність кількості примірників кількості адресатів.
      5.6. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню“.
      5.7. Різні документи, що надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.
      5.8. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).
      5.9. У реєстраційній картці зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатися його копія.
      5.10. Документи, які доставляються кур’єром, передаються місцевим адресатам під розписку у розносній книзі.
      5.11. Оригінали ухвал ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови та голів районних адміністрацій, планів, звітів, протоколів тощо залишаються у міській раді та її виконавчих органах, які є авторами цих документів, для зберігання відповідно до чинного законодавства. В інші установи надсилаються їх завірені копії.
      5.12. Документи, виготовлені на магнітних носіях, надсилаються з супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
      6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ
      6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

      6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
      6.1.2. Контролю підлягають всі документи органів державної влади, Львівської міської ради та її виконавчих органів, звернення громадян та інші зареєстровані у встановленому порядку документи, окрім тих, які носять виключно інформаційний характер або не потребують вчинення виконавчих дій.
      6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
      6.1.4. Контроль за виконанням документів, зареєстрованих у відділі Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління, покладається на відділ контролю за виконанням документів організаційного управління.
      Контроль за виконанням розпорядчих документів Львівської міської ради, виконавчого комітету та міського голови, а також протокольних доручень, даних на засіданнях виконавчого комітету, здійснює відділ контролю за виконанням документів організаційного управління.
      Контроль за виконанням доручень заступників міського голови, секретаря ради, керуючого справами виконкому здійснюють помічники, референти заступників міського голови, секретаря ради, керуючого справами виконкому.
      У виконавчих органах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керівник виконавчого органу.
      6.1.5. Департамент Адміністрація міського голови має право здійснювати перевірку фактичного виконання доручень міського голови.
      6.1.6. Обов’язки помічників та референтів керівників щодо роботи з контрольованими документами:
      6.1.6.1. Організовувати контроль за виконанням контрольованих документів та резолюцій керівника.
      6.1.6.2. Обов’язково вносити резолюції керівників в електронну реєстраційно-контрольну картку.
      6.1.6.3. Зберігати отримані матеріали у контрольних папках для аналізу виконання контрольованих документів.
      6.1.6.4. Вносити інформацію про безпосереднього виконавця та про зміну безпосереднього виконавця в електронну реєстраційно-контрольну картку.
      6.1.7. Всі документи, які надходять у виконавчий орган, підлягають їх обов’язковому розгляду керівником цього виконавчого органу або призначеною ним відповідальною особою.
      6.1.8. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
      6.1.8.1. Постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів.
      6.1.8.2. Перевірку своєчасного доведення документів до виконавців.
          6.1.8.3. Попередні перевірки і регулювання ходу виконання.
      6.1.8.4. Облік та узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень).
      6.1.8.5. Інформування керівництва міської ради та її виконавчих органів про хід та підсумки виконання документів (доручень).
          6.1.8.6. Зняття документів з контролю.
          6.1.8.7. Формування картотеки виконаних документів.
      6.1.9. Контроль за виконанням документів здійснюється за реєстраційно-контрольними картками (РКК) за допомогою програми “Документообіг“.
      6.1.10. Дані про хід виконання документів, одержані через телефонний запит або під час проведення перевірки виконавчого органу – виконавця, вносяться до РКК.
      6.1.11. Документ вважається виконаним, коли питання, порушені у ньому, розглянуті у межах повноважень органу, до якого він був адресований та кореспонденту надано відповідь по суті.
      6.1.12. Після виконання документ знімається з контролю підрозділом виконавчого органу, відповідального за діловодство та контроль. Документ знімається з контролю, якщо відповідь на нього підписана керівником виконавчого органу, що здійснював його розгляд та виконання (якщо інакше непередбачене чинним законодавством). При цьому на документі та РКК робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.
      6.1.13. Випадки повернення документів на доопрацювання:
      6.1.13.1. Не вказано вихідних даних листа (номер, дата).
      6.1.13.2. Невірно вказана адреса заявника.
      6.1.13.3. Не вказано реєстраційний номер звернення.
      6.1.14. Випадки незняття документів з контролю (документи не знімаються з контролю у разі, якщо недотримано вимог цієї Інструкції та Закону України Про звернення громадян“):
      6.1.14.1. Якщо не вказані всі адресати, яким необхідно надати відповідь.
      6.1.14.2. Якщо у тексті попередньої відповіді не вказано конкретної дати прийняття остаточного рішення, виконання запланованих робіт.
      6.1.14.3. Не висвітлено усіх порушених заявником питань.
      6.1.14.4. При відмові не вказано порядку оскарження прийнятого рішення.
      6.1.14.5. Якщо звернення не скеровано за належністю в орган, який компетентний вирішувати порушене питання.
      6.1.14.6. У разі, якщо у тексті резолюції керівника є слова: Доповісти ...“, “Інформувати ...“, “Подати пропозиції ...“, для зняття документа з контролю до копії відповіді на звернення не долучено інформацію про виконання резолюції з візою керівника про ознайомлення.
      6.1.15. Всі документи після їх вирішення зі всіма документами щодо їх розгляду і вирішення повертаються у підрозділ виконавчого органу, відповідальний за діловодство та контроль, відповідно до п. 6.1.4, для формування справ. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
      6.1.16. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів щотижнево узагальнюються і доповідаються керівникам міської ради та її виконавчих органів (додатки 14, 15).
      6.1.17. Відповіді на звернення, адресовані Львівській міській раді та її виконавчим органам, надаються за підписами відповідних посадових осіб Львівської міської ради та її виконавчих органів.
      Посадові особи Львівської міської ради та її виконавчих органів, які підписали відповідь на звернення, несуть повну відповідальність за зміст відповіді.
      6.2. Терміни виконання документів
        6.2.1. Документи можуть бути з зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені критерієм якості відповіді на звернення (додаток 16).
        6.2.2. Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново“ протягом 7 робочих днів від дати підписання (для внутрішніх документів) або одержання (для вхідних документів).
        6.2.3. У разі, коли з об’єктивних причин виконати завдання у встановлений термін неможливо, керівник визначає новий термін і повідомляє з викладенням відповідного обгрунтування орган чи посадову особу, які встановили термін виконання завдання, і співвиконавців.
        6.3. Здійснення контролю за виконанням розпорядчих документів

        6.3.1. Основним завданням контролю за виконанням ухвал міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови та протокольних доручень, даних на засіданнях виконавчого комітету, є забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
        6.3.2. Обов’язковому контролю підлягають розпорядчі документи, у яких визначено завдання і питання, що потребують вирішення.
        6.3.3. Відповідальність за виконання розпорядчих документів несуть посадові особи, визначені у цих документах.
        Якщо виконання документа покладається на кількох посадових осіб, відповідальною за організацію виконання є посадова особа, зазначена першою.
        У разі невиконання розпорядчих документів у зазначені терміни без поважних причин посадові особи, відповідальні за виконання, притягаються до відповідальності у встановленому порядку.
        6.3.4. Безпосередній контроль за термінами виконання розпорядчих документів у виконавчих органах ради здійснює працівник, відповідальний за діловодство, або спеціально призначений працівник.
        6.3.5. У разі невиконання розпорядчих документів або окремих їх пунктів у визначені терміни відповідальні за виконання повинні повідомляти не пізніше ніж за 3 робочих дні посадових осіб, на яких покладено контроль за виконанням, та відділ контролю за виконанням документів організаційного управління, вказуючи об’єктивні причини невиконання і реальні терміни виконання.
        6.3.6. Відповідальність за виконання розпорядчих документів або їх окремих пунктів, у яких передбачено прийняття ухвали міської ради, несе управління “Секретаріат міської ради“ з моменту одержання завізованого проекту відповідного документа.
        6.3.7. Матеріали щодо виконання розпорядчих документів або окремих їх пунктів подаються виконавцями у визначені терміни з повною, якісною та детальною (при виконанні пунктів) інформацією про вирішення поставлених завдань, вказуючи причини невиконання, з обовязковим письмовим повідомленням відділу контролю за виконанням документів організаційного управління.
        6.3.8. У розпорядчих документах особа, на яку покладено контроль, визначає можливість зняття документа з контролю на підставі інформації, поданої виконавцем.
        6.3.9. Контроль за виконанням розпорядчих документів та протокольних доручень складається з таких видів робіт:
        6.3.9.1. Постановки розпорядчих документів на контроль, внесення їх у програму “Документообіг-Контроль“.
        6.3.9.2. Здійснення контролю за допомогою програми “Документообіг-Контроль“.
        6.3.9.3. Збору інформації та аналізу і узагальнення стану виконання документів у зазначені терміни.
        6.3.9.4. Перевірки вчасного подання планових питань на засідання виконавчого комітету та звітів про виконання протокольних доручень, даних на засіданні виконкому.
        6.3.9.5. Формування контрольних папок на кожний документ, що підлягає контролю, разом з інформацією про хід виконання.
        6.3.9.6. Щотижневе інформування керівництва міської ради про стан виконання розпорядчих документів, внесення пропозицій про продовження термінів виконання.
        6.3.10. Інформація про розпорядчі документи, виконання яких протерміновано більше ніж на 7 днів, узагальнюється і подається керуючому справами виконкому для вжиття додаткових заходів щодо усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань, визначених у розпорядчих документах.
        6.3.11. Для зняття з контролю розпорядчого документа міської ради, виконавчого комітету або міського голови посадова особа, відповідальна за його виконання, подає у відділ контролю за виконанням документів організаційного управління копії прийнятих розпорядчих документів чи інших документів, які підтверджують факт виконання розпорядчого документа, чи іншу інформацію про виконання документа, погоджену (у формі резолюції) з посадовою особою, на яку покладено контроль.
        6.3.12. Організаційне управління згідно з дорученням вищих посадових осіб (міського голови, першого заступника міського голови, секретаря ради, керуючого справами виконкому) готує інформацію про узагальнений стан виконання розпорядчих документів.
        6.3.13. Інформація про закриття контролю за виконанням розпорядчих документів та протокольних доручень вноситься у програму “Документообіг-Контроль“.
        6.3.14. Сформовані папки знятих з контролю протокольних доручень та контрольних розпорядчих документів міської ради, виконавчого комітету або міського голови разом з відповідними документами про їх зняття з контролю підшиваються і зберігаються у відділі контролю за виконанням документів організаційного управління.
        6.4. Здійснення контролю за виконанням звернень

        6.4.1. Всі звернення, які оформлені належним чином та подані до міської ради та її виконавчих органів у встановленому порядку, підлягають контролю, окрім тих, які носять інформаційний характер, скеровуються міській раді та її виконавчим органам до відома та відповідного реагування і за змістом поставленого питання не вимагають надання відповіді кореспонденту.
        6.4.2. Термін виконання звернення чи надання відповіді (у тому числі попередньої) встановлюється 30 календарних днів від дня реєстрації у відділі Центр обслуговування мешканцівадміністративно-господарського управління, якщо інакше непередбачене спеціальними нормативно-правовими актами.
        6.4.3. Пропозиції, заяви і скарги фізичних та юридичних осіб, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Всі звернення закриваються після їх повного розгляду, у межах повноважень, виконавчим органом міської ради, до якого воно було адресоване, та надання кореспонденту (заявнику) відповіді по суті за підписом керівника цього виконавчого органу. З метою повного розгляду звернень виконавчий орган міської ради вживає всіх перебачених законодавством заходів для вирішення порушених питань, а у разі неможливості виконання порушених у зверненні питань – надає обгрунтовану відповідь.
        Термін виконання доручення міського голови продовжується на підставі резолюції міського голови після подання керівником виконавчого органу службової записки з планом-графіком виконання завдання (додаток 10).
        6.4.4. У разі необхідності продовження терміну виконання дій, необхідних для вирішення питання, порушеного у зверненні, виконавчий орган, який розглядає звернення, подає міському голові або його першому заступнику, заступникам міського голови, директорам департаментів (у першу чергу стосується управлінь та самостійних відділів), або секретарю ради (стосується управління “Секретаріат ради“), або керуючому справами виконкому (стосується структурних підрозділів, підпорядкованих керуючому справами виконкому), або голові відповідної районнної адміністрації (стосується районних адміністрацій) доповідну записку з обгрунтуванням продовження терміну розгляду.
        6.4.5. У разі прийняття позитивного рішення щодо продовження терміну вирішення питання особа, яка прийняла таке рішення, накладає на доповідній записці резолюцію такого змісту: “Термін вирішення звернення від _________ № ____ продовжено до _______________ “, долучається підпис особи і дата накладення цієї резолюції (додаток 17-а).
        6.4.6. Якщо у тексті попередньої відповіді заявнику (за підписом міського голови, його заступників, секретаря ради, керуючого справами виконкому, директорів департаментів, голів районних адміністрацій, заступників голів районних адміністрацій та начальників управлінь) є конкретні дати виконання запланованих робіт, працівник відділу контролю за виконанням документів організаційного управління самостійно вносить відмітку про продовження терміну вирішення звернення в електронну реєстраційно-контрольну картку. У такому разі особа, яка продовжила термін розгляду звернення, вказує прізвище особи, яка підписала попередню відповідь, та вказує реквізити листапопередньої відповіді.
        6.4.7. У разі переадресування звернення з одного виконавчого органу в інший виконавчий орган міської ради виконавець здає оригінал звернення разом з супровідними документами у відділ контролю за виконанням документів організаційного управління, який робить відповідну відмітку про пересилку в електронній реєстраційно-контрольній картці та передає звернення разом з супровідними документами у встановленому порядку на відправку в інший виконавчий орган.
        6.4.8. Переадресування звернення від одного виконавчого органу міської ради до іншого для розгляду за підвідомчістю згідно з повноваженнями здійснюється на підставі резолюції міського голови, його заступників, секретаря ради, керуючого справами виконкому, директорів департаментів, голів районних адміністрацій та начальників управлінь, що не входять до складу департаментів.
        Переадресування здійснюється на підставі аргументованої службової записки.
        6.4.9. Якщо з часу реєстрації звернення до часу пересилки в інший виконавчий орган міської ради минуло більше ніж пять робочих днів, то виконавець перш ніж передати у встановленому порядку звернення в інший виконавчий орган міської ради зобовязаний продовжити у керівника (аналогічно як у п. 6.4.4) термін вирішення звернення і лише після цього передати у порядку, встановленому п. п. 6.4.7, 6.4.8, звернення разом з супровідними документами у відділ контролю за виконанням документів організаційного управління для здійснення відмітки про пересилку в електронній реєстраційно-контрольній картці та подальшого пересилання.
        6.4.10. Про продовження терміну вирішення звернення з вказанням причини, про пересилання в інший виконавчий орган Львівської міської ради чи в іншу установу виконавчий орган, у якому перебуває звернення на розгляді, в обовязковому порядку повідомляє заявника (додаток 17-б).
        6.4.11. У разі порушення у зверненні питання, які не входять у компетенцію Львівської міської ради:
        6.4.11.1. Якщо це видно відразу зі змісту таке звернення реєструється на імя начальника адміністративно-господарського управління і у пятиденний термін пересилається в орган, який компетентний вирішувати порушене питання (додаток 3).
        6.4.11.2. Якщо частина питань, порушених у зверненні, належить до компетенції Львівської міської ради, а частина належить до компетенції іншого органу у такому разі робиться копія звернення, яка надсилається іншому органу для вирішення у частині його компетенції, а оригінал звернення скеровується у виконавчий орган міської ради для вирішення у частині компетенції Львівської міської ради. Одночасно інформується заявник про здійснену пересилку в інший орган.
        6.4.12. У разі отримання звернення вдруге з того самого питання (визначається за допомогою електронної РКБ) на такому зверненні ставиться штамп Повторне та скеровується одному з заступників міського голови, секретарю ради, керуючому справами виконкому, директору відповідного департаменту (відповідно до розмежування повноважень).
        6.4.13. Міському голові та його першому заступнику скеровуються звернення громадян, написані втретє (за винятком звернень Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, воїнів УПА, інвалідів Великої Вітчизняної війни, які розглядає міський голова безпосередньо).
        6.4.14. У разі, коли звернення адресується на розгляд постійної комісії міської ради, в електронній реєстраційно-контрольній картці виконавцем та відповідальним за повідомлення заявника про результати розгляду постійною комісією міської ради звернення встановлюється працівник відділу забезпечення роботи постійних комісій управління “Секретаріат ради“, який закріплений за відповідною постійною комісією міської ради.
        6.4.15. Коли у тексті відповіді заявнику є посилання на листи виконавчих органів, які надавали відповідь заявнику, то у разі вживання у відповіді заявнику слів на зразок відповідь Ви вже отримали у листі від .... № .... обовязково долучається копія цієї відповіді (додаток 18).
        6.4.16. У разі надання відповіді на колективне звернення (підписалося двоє і більше осіб) відповідь скеровується заявнику, який підписався першим, або у разі неможливості встановити його адресу наступному зі списку заявників, чия адреса чітко читається.
        6.4.17. Нагадування юридичних осіб щодо надання відповідей на звернення громадян, супровідні листи юридичних осіб до звернень громадян реєструються як звернення юридичних осіб.
        6.4.18. Супровідні листи депутатів всіх рівнів до звернень громадян реєструються як депутатські звернення.
        6.4.19. Відповіді на звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, воїнів УПА даються за підписом керівника виконавчого органу, до якого звернувся безпосередньо заявник.
        6.4.20. Відповіді за результатами особистого прийому громадян готуються безпосередніми виконавцями за підписами міського голови, його першого заступника, заступників міського голови, директорів департаментів, голів районних адміністрацій, начальників управлінь відповідно до того, хто здійснював особистий прийом громадян і незалежно від пізніше накладених резолюцій на таких зверненнях.
        6.4.21. Відповідь на порушене заявником питання повинна бути чіткою (зрозумілою) і відповідати змістові порушеного питання відповідно до встановленого критерію якості відповіді (додаток 16) та п. 4.3 цієї Інструкції.
        6.4.22. У разі надання заявнику розяснення на поставлене питання вказуються нормативні акти (назва та реквізити), які були основою для підготовки відповіді.
        6.4.23. У разі накладення резолюції на зразок: “Контроль до...“, “Виконати роботи...“, “Доповісти...“, “Інформувати...“, “Подати пропозиції...“ для зняття документа з контролю до копії відповіді на звернення необхідно долучити інформацію про виконання резолюції з візою керівника про ознайомлення.
        6.4.24. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги та після повідомлення результатів заявнику і зацікавленій організації, про що є документальне підтвердження. Функцію зняття з контролю звернень (заяв і скарг) юридичних та фізичних осіб виконують працівники відділу контролю за виконанням документів організаційного управління у порядку, визначеному п. п. 6.3.5, 6.3.6 цієї Інструкції.
        6.4.25. Зняти з контролю документ мають право вищі посадові особи (міський голова, його заступники, керуючий справами виконкому, секретар ради, директори департаментів, голови районних адміністрацій, начальники управлінь, які не входять до складу департаментів) у межах повноважень через накладання резолюції Зняти з контролюта проставлення підпису і дати накладення резолюції.
        6.4.26. Резолюція Зняти з контролю може накладатися у разі, коли порушене питання вирішене частково і у силу обєктивних причин не може бути вирішене повністю (наприклад: через відсутність коштів неможливо здійснити капітальний ремонт покрівлі, але виконаний підтримуючий ремонт цієї покрівлі і на черзі ще є вирішення інших невідкладних завдань щодо цього будинку чи території ЛКП) або у разі накладання обставин, які унеможливлюють виконання порушеного питання взагалі (наприклад: вибуття заявника за межі міста у разі його звернення за матеріальною допомогою). У такій ситуації посадова особа, у якої перебуває звернення на виконанні, письмово доповідає посадовій особі, яка першою поставила резолюцію на цьому зверненні, про ситуацію що склалася і з клопотанням зняти з контролю звернення.
        6.4.27. У разі прийняття рішення про зняття з контролю звернень, коли порушені у них питання вирішені лише частково чи не можуть бути вирішені повністю, про це в обовязковому порядку повідомляється заявника.
        Заявнику надається аргументована відповідь з наданням причин неможливості виконання звернення.
        6.4.28. Працівник відділу контролю за виконанням документів організаційного управління робить відповідні записи в електронних реєстраційно-контрольних картках про зняття з контролю та продовження термінів виконання на основі поданих матеріалів та відповідних резолюцій посадових осіб.
        6.4.29. Відділ контролю за виконанням документів організаційного управління взаємодіє з виконавчим органом, який відповідальний за виконання звернення, з питань виконання та зняття з контролю.
        6.4.30. Відповідь заявнику готується у 2-х примірниках: 1-й примірник (на бланку) надсилається заявнику; 2-й примірник (з візами) залишається у підрозділі, який готував відповідь. У разі необхідності надання відповіді вищому контролюючому органу (органам) число примірників відповідно збільшується.
        6.4.31. На всіх примірниках відповіді, окрім першого, обовязково вказується її виконавець та його номер телефону, проставляється посада та віза керівника підрозділу, у якому готувалася ця відповідь.
        6.4.32. На 1-му примірнику відповіді обовязково вказується контактна особа та її номер телефону.
        6.4.33. Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.
        6.4.34. Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку готують для керівників виконавчих органів матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються у міру потреби.
        6.4.35. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення зі всіма документами щодо їх розгляду і вирішення залишаються у виконавчому органі міської ради, який займався розглядом питання, а потім у встановленому порядку архівуються.
        6.4.36. Матеріали, які долучалися для розгляду скарги громадянина, після закриття контролю за розглядом скарги повертаються заявнику.
        6.4.37. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга зі всіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються у м’яку обкладинку.
        6.4.38. У разі отримання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.
        6.4.39. У разі надходження звернення під тим самим номером у вигляді факсу, електронної копії або у письмовому вигляді може надаватись одна відповідь, з обов’язковим зазначенням вхідних номерів у тексті відповіді.
        6.4.40. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
        6.4.41. Пропозиції, заяви і скарги зберігаються для надання довідок і використання їх в інших цілях.
        6.4.42. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб виконавчих органів міської ради відповідно до їх функціональних обов’язків.
        6.4.43. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими керівниками виконавчих органів міської ради переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням.
        6.4.44. Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню керівником виконавчого органу.
        6.4.45. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу виконавчого органу через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника виконавчого органу.
        6.4.46. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у встановленому порядку.
        6.4.47. Організаційне управління спільно з управлінням внутрішньої політики департаменту Адміністрація міського голови щомісячно проводить моніторинг якості і термінів надання відповідей та про результати моніторингу з відповідними пропозиціями інформує міського голову.
        7. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І ФОРМУВАННЯ СПРАВ
        7.1. Складання номенклатур справ

        7.1.1. Номенклатура справ це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві міської ради та її виконавчих органах (районних адміністраціях, управліннях, відділах, секторах), департаментах, комунальних підприємствах, установах, оформлений у відповідному порядку з зазначенням термінів зберігання справ, документів.
        7.1.2. Номенклатура справ є обов’язковим для міської ради, її виконавчих органів і підпорядкованих їм комунальних підприємств та організацій документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
        7.1.3. Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.
        Типові і примірні номенклатури справ розробляються державними органами для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
        Всі виконавчі органи міської ради, їх комунальні підприємства, установи та організації, які мають архівні підрозділи, зобовязані розробити індивідуальні номенклатури справ.
        7.1.4. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ міська рада, її виконавчі органи і підпорядковані їм комунальні підприємства, установи та організації повинні мати індивідуальну номенклатуру справ.
        Як правило, індивідуальна номенклатура справ міської ради та її виконавчих органів складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
        7.1.5. Номенклатуру справ розробляє виконавчий орган (комунальне підприємство) з залученням фахівців та підписує керівник виконавчого органу (комунального підприємства). Номенклатура справ обов’язково погоджується у встановленому порядку з архівним відділом міської ради.
        7.1.6. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
        7.1.7. Розміщення справ у номенклатурі виконавчого органу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з врахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що містить документи державних органів, далі група організаційно-розпорядчої документації міської ради та її виконавчих органів (ухвали, рішення, розпорядження, накази тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з державними органами та органами місцевого самоврядування.
        7.1.8. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) індекс. Індекс справи виконавчого органу складається з індексу структурного підрозділу виконавчого органу (за штатним розписом) та порядкового номера у межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі з зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
        7.1.9. У кінці діловодного року номенклатура справ виконавчого органу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у виконавчому органі, комунальному підприємстві, установі чи організації.
        7.1.10. Номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких обов’язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) виконавчого органу та експертно-перевірною комісією (ЕПК) архівної установи:
        7.1.10.1. Перший примірник – недоторканний, зберігається в архівному підрозділі виконавчого органу, комунального підприємства, установи чи організації.
        7.1.10.2. Другий примірник – передається в архівний відділ міської ради.
            7.1.10.3. Третій примірник – робочий.
        7.1.10.4. Четвертий примірник – розподіляється за розділами між структурними підрозділами установи.
        7.1.11. Міська рада та її виконавчі органи (районні адміністрації, департаменти, управління, відділи, комунальні підприємства, установи, організації) складають індивідуальні номенклатури справ. При цьому використовуються: положення про виконавчі органи міської ради; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться у міській раді та її виконавчих органах; типові та відомчі переліки документів з зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання міської ради та її виконавчих органів на наступний рік і посадові інструкції працівників.
        7.1.12. Під час складання номенклатури справ використовується структурний принцип її внутрішньої побудови.
        Підзаголовком у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу.
        7.1.13. До номенклатури справ включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи міської ради та її виконавчих органів.
        7.1.14. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
        7.1.15. Номенклатура справ міської ради, її виконавчих органів і підпорядкованих їм комунальних підприємств, установ та організацій після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК виконавчого органу за висновками архівного відділу міської ради та передається на погодження в експертно-перевірну комісію (ЕПК) обласного державного архіву, після чого затверджується (додаток 19).
        7.1.16. У номенклатурі справ виконавчого органу протягом діловодного року у графі “Примітка“ робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ у міський державний архів та інші установи для їх продовження тощо.
        7.1.17. У кінці діловодного року номенклатура справ виконавчого органу обов’язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник виконавчого органу. Про наявність заведених за рік справ повідомляється архівний відділ міської ради.
        7.1.18. Номенклатура справ щорічно (не пізніше 15 грудня) переглядається, аналізується та уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником виконавчого органу, комунального підприємства, установи чи організації.
        Номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з ЕПК архівної установи один раз на п’ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи міської ради або виконавчого органу міської ради.
        Відповідальність за своєчасне складання, погодження номенклатури виконавчих органів, комунальних підприємств, установ та організацій покладаються на керівників виконавчих органів міської ради.
        7.2. Формування справ

        7.2.1. Формування справ це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
        7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
        7.2.2.1. Групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності засвідчені у встановленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розтиражованих копій.
        7.2.2.2. Групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі.
        7.2.2.3. Групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового термінів зберігання.
        7.2.3. Як виняток, документи постійного і тимчасового термінів зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
        7.2.3.1. В одній справі документи постійного, в іншій документи тимчасового терміну зберігання.
        7.2.3.2. Включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім всі інші у логічній послідовності.
        7.2.3.3. Якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим внесенням її найменування та терміну зберігання у діючу номенклатуру справ.
        7.2.3.4. Справа не повинна перевищувати 200 аркушів (З0-40 мм завтовшки).
        7.2.4. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
        7.2.5. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
        Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом з зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
        Розпорядження, накази з основної діяльності, особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; особові рахунки, про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників) та з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.
        7.2.6. Документи засідань колегіальних органів (за винятком документів засідань виконавчого комітету) групуються у дві справи:
        7.2.6.1. Протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо).
        7.2.6.2. Документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
        7.2.7. Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу за порядком денним.
        7.2.8. Доручення державних органів і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності міської ради та її виконавчих органів. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
        7.2.9. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
        7.2.10. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ відповідь йде за документом запитом.
        7.2.11. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку у міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.
        Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
        Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв’язку з внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
        7.2.12. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються у межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
        7.3. Оперативне зберігання документів

        7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ зберігаються за місцем їх формування у справах. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
        7.3.2. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях у шафах і столах, що зачиняються.
        7.3.3. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівника виконавчого органу. На видану справу заводиться карта замінник справи, у якій зазначається виконавчий орган, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.
        7.3.4. Вилучення документа зі справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника виконавчого органу з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа та акта встановленої форми “Про вилучення справ (документів)“.
        7.4. Керівництво та контроль за формуванням справ

        Методичне керівництво і контроль за складанням номенклатур справ, формуванням справ та операційним зберіганням документів у міській раді, її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах та організаціях здійснює архівний відділ міської ради.
        8. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ

        8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання через три роки зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ виконавчого органу за погодженням з його керівником.
        8.2. Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ включає:
        8.2.1. Експертизу цінності документів.
        8.2.2. Оформлення справ.
        8.2.3. Складання описів справ.
        8.2.4. Передачу справ до архівного підрозділу і забезпечення схоронності документів.
        8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
        8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у міській раді, її виконавчих органах, комунальних підприємствах, установах та організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК), які діють на підставі положення про експертну комісію.
        8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів з зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
        8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення документів (справ) для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Акти затверджує керівник виконавчого органу після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) архівної установи (додаток 20).
        8.7. Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
        8.8. Справи постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, ухвалами, рішеннями, розпорядженнями, наказами тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
        8.9. Обкладинка справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 21).
        8.10. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за ... роки“.
        8.11. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
        8.12. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і за погодженням з архівним підрозділом номер опису і фонду.
        8.13. У разі зміни назви виконавчого органу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого виконавчого органу на обкладинці зазначається нова назва виконавчого органу.
        8.14. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
        8.15. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу. Описи справ зазначених у пункті 8.18 цієї Інструкції категорій складаються за встановленою формою (додаток 22).
        8.16. Описи справ виконавчого органу складає посадова особа, відповідальна за стан діловодства у виконавчому органі, при методичній допомозі архівного підрозділу.
        8.17. Опис справ виконавчого органу складається з дотриманням таких правил:
        8.17.1. Графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого терміну зберігання повинен мати додаткову графу “Строк зберігання, стаття за переліком“.
        8.17.2. Графа опису “Примітка“ використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим виконавчим органам міської ради, про наявність копій тощо.
        8.17.3. Систематизація справ виконавчого органу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як виконавчого органу, так і міської ради в цілому.
        8.17.4. Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером.
        8.17.5. У разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю).
        8.17.6. Справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
        8.18. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
        У кінці опису робиться підсумковий запис з зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
        У річний розділ опису вносяться також справи, незавершені діловодством року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № ________“.
        8.19. Опис справ постійного терміну зберігання виконавчого органу складається у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК обласного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до обласного державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в обласному державному архіві, а решта повертається виконавчому органу міської ради. Відповідно до затверджених описів міська рада та її виконавчі органи зобов’язані передавати справи до міського державного архіву у встановлені терміни.
        8.20. Описи справ тривалого терміну зберігання складаються у двох примірниках та оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.
        Описи справ тривалого терміну зберігання обласним державним архівом не затверджуються.
        8.21. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад: справи за 2007 рік передаються в архівний підрозділ у 2010 році). Справи тимчасового терміну зберігання передаються в архівний підрозділ виконавчого органу на розсуд керівника.
        Передача справ в архівний підрозділ здійснюється за графіком, складеним архівом.
        Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ оформляє видачу справ у тимчасове користування.
        8.22. Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу у присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого термінів зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається виконавчому органу, всі інші – залишаються в архівному підрозділі.
        Справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ за номенклатурою справ.
        8.23. Справи передаються до архівного підрозділу оформленими належним чином.
        8.24. Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу згідно з Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи“.



        Керуючий справами виконкому М. Литвинюк

        Віза:

        Начальник управління
        внутрішньої політики Н. Міхнова


                                          Додаток 1
                                      до Інструкції з діловодства у
                                      Львівській міській раді та її
                                      виконавчих органах, установах,
                                      організаціях, комунальних
                                      підприємствах

          Відсутність кореспонденції

            а) Заступнику начальника
            головного управління праці
            та соціального захисту
            Львівської обласної
            державної адміністрації
            п. О. Яковець

            вул. Митрополита Андрея, 10
            м. Львів, 79046

            АКТ № ___
            про відсутність кореспонденції у відправленні


            Комісія у складі:
            Л. Кулинич начальник відділу “Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління Львівської міської ради
            Г. Бегень головний спеціаліст відділу Центр обслуговування мешканцівадміністративно-господарського управління Львівської міської ради
            Г. Дрич головний спеціаліст відділу Центр обслуговування мешканцівадміністративно-господарського управління Львівської міської ради

            склала цей акт про те, що у листі, отриманому у Львівській міській раді 03 лютого 2007 року, відсутній додаток, який мав би бути, виходячи зі змісту листа від 02.02.2007 № 10-1467.

            ________________________ Л. Кулинич

            ________________________ Г. Бегень

            ________________________ Г. Дрич


            03 лютого 2010 року
              б) Заступнику начальника
            Головного управління праці
            та соціального захисту
            Львівської обласної
            державної адміністрації
            п. О. Яковець

            вул. Митрополита Андрея, 10
            м. Львів, 79046

            До Львівської міської ради головне управління праці та соціального захисту Львівської обласної державної адміністрації 02 лютого 2007 року надіслало листа № 10-1467 (отримано у Львівській міській раді 03 лютого 2007 року). Зі змісту листа вбачається, що додається пропозиція голови Личаківської районної асоціації інвалідів І. Стасюка щодо облаштування спецмісць для паркування автомобілів для інвалідів, яку при відкритті конверта не виявлено.
            Відповідно до п. 3.1.3 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153, повертаємо надіслані Вами документи з відповідним актом.

            Додатки:
            1. Акт про відсутність задекларованої кореспонденції у відправлені – 1 арк.
            2. Лист головного управління праці та соціального захисту Львівської обласної державної адміністрації від 02 лютого 2007 року № 10-1467 1 арк.
            3. Конверт – 1 шт.



              Додаток 2
                                          до Інструкції з діловодства у
                                          Львівській міській раді та її
                                          виконавчих органах, установах,
                                          організаціях, комунальних
                                          підприємствах

              Неналежно оформлене звернення


              Петришину В. В.
              вул. Сербська, 1 кв. 1
              м. Львів, 79000

              Шановний Василю Васильовичу!
              Відповідно до ст. 5 Закону України Про звернення громадян повертаю Ваше звернення, зареєстроване від ___________ за № ______ , оскільки звернення є непідписане (невикладена суть питання, невказана дата підписання).



              З повагою
              начальник управління підпис ____________________
              (розшифровка підпису)




              Додаток 3
                                          до Інструкції з діловодства у
                                          Львівській міській раді та її
                                          виконавчих органах, установах,
                                          організаціях, комунальних
                                          підприємствах

              Документи, у яких порушені питання, що не входять
              до повноважень міської ради


                а) Петришину В. В.
                вул. Сербська, 1 кв. 1
                м. Львів, 79000

              Шановний Василю Васильовичу!
                Відповідно до ст. 7 Закону України Про звернення громадян Ваше звернення, зареєстроване від ____________ за № ________ , щодо встановлення квартирного телефону переслане у Львівську дирекцію ВАТ Укртелеком для розгляду, оскільки питання не належить до компетенції Львівської міської ради.


                З повагою
                начальник управління підпис ___________________
                (розшифровка підпису)


                б) Керівнику ЛД ВАТ Укртелеком
                п. _____________________
                вул. Ю. Словацького, 1
                м. Львів, 79000

                Шановний _________________________________!
                (ім’я та прізвище у кличному відмінку)

                Відповідно до ст. 7 Закону України Про звернення громадян адміністративно-господарське управління пересилає Вам для розгляду звернення п. Петришина В. П., зареєстроване від __________ зв №_____ , щодо встановлення квартирного телефону, оскільки питання належить до компетенції ЛД ВАТ Укртелеком“.


                З повагою
                начальник управління підпис ___________________
                (розшифровка підпису)




                Додаток 4
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                            підприємствах

                Звернення, які не містять необхідних даних

                Петришину В. В.
                вул. Сербська, 1 кв. 1
                м. Львів, 79000

                Шановний Василю Васильовичу!
                Відповідно до ст. 7 Закону України Про звернення громадян адміністративно-господарське управління повертає Ваше звернення, зареєстроване від __________ за № _______ , щодо надання матеріальної допомоги без вирішення, оскільки для розгляду по суті Вашого звернення необхідно долучити:
                1. Заяву на ім’я Львівського міського голови або начальника управління соціального захисту департаменту гуманітарної політики Львівської міської ради.
                2. Довідку з місця проживання про склад сім’ї (форма № 2, розгорнута).
                3. Довідку про доходи всіх членів сім’ї за останні 6 місяців.
                4. Акт обстеження матеріального стану заявника (за потребою, згідно з додатком).
                5. Документ, який підтверджує певний соціальний статус, та його копію.
                6. Довідку про присвоєння ідентифікаційного номера.
                7. Довідку від лікаря якщо допомога потрібна на лікування.



                З повагою
                начальник управління підпис ____________________
                (розшифровка підпису)




                Додаток 5
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах

                Перелік документів, що не підлягають реєстрації


                1. Листи, що надійшли в копії до відома.
                2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
                3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
                4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
                5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
                6. Навчальні плани, програми (копії).
                7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
                8. Прейскуранти (копії).
                9. Норми витрати матеріалів.
                10. Поздоровні листи і запрошення.
                11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
                12. Наукові звіти за темами.
                13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
                14. Форми статистичної звітності.




                Додаток 6
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                            підприємствах

                ПЕРЕЛІК
                обов’язкових реквізитів для заповнення
                реєстраційно-контрольної картки (РКК)


                Реквізити
                Пояснення до заповнення
                Назва виду документаЗаповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
                Автор (кореспондент)Під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування установи (особи) – кореспондента.
                Допускається застосування скороченого найменування установи
                Дата документаДата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
                Індекс документаІндекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
                Дата надходженняДата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр
                ІндексІндекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами надходження
                Заголовок документа або короткий змістПереноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
                Резолюція Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
                Відповідальний виконавець Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону
                Термін виконанняПроставляється число, місяць, рік трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді
                Відмітка про виконанняКороткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді




                Додаток 7.doc



                Додаток 8
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах
                Зразок листа-відповіді на звернення громадян

                п. Куці З. М.
                вул. Наукова, 10 кв. 55
                м. Львів, 79000

                Шановна Зінаїдо Миколаївно!
                Управління житлового господарства розглянуло Ваше звернення № … від … щодо недогріву у Вашій квартирі.
                Для детального з’ясування ситуації спеціалісти управління здійснили виїзне обстеження. При перевірці виявлено, що температура повітря у кухні та ванній кімнаті становить 17 градусів.
                Хочемо поінформувати Вас про те, що нормативна температура у кухні та у ванній кімнаті відрізняється від нормативної температури у житлових кімнатах і становить 16 градусів. У зв’язку з тим, що температура у Ваших кімнатах не є нижчою за норму, нарахування за теплопостачання, на жаль, не може бути знижене.
                Якщо у подальшому у Вас виникатимуть схожі проблеми, Ви можете вирішити їх наступним чином. Зверніться у львівське комунальне підприємство, що обслуговує Ваш будинок, з проханням виділити спеціаліста для складання акта-претензії, зареєструйте Ваше звернення. Після проведення відповідних замірів складіть акт-претензію, спеціаліст ЛКП повинен підписати цей акт. У разі відмови підписати акт підпишіть його спільно з двома Вашими сусідами.
                Також законодавство надає Вам право оскаржувати відповідь чи дії посадовців у встановленому порядку.
                Додаткову інформацію щодо вирішення проблем з теплопостачанням Ви зможете отримати, звернувшись до спеціаліста (імя, прізвище спеціаліста) управління інженерного господарства за номером телефону 297-59-49.
                Інформацію щодо вирішення будь-яких інших проблем Ви можете отримати у Центрі обслуговування мешканців у приміщенні Львівської міської ради за адресою: пл. Ринок,1 та на гарячій лінії міста за номером 1580.


                З повагою
                начальник управління підпис ___________________
                (розшифровка підпису)

                Шрифт 12-14 Arial
                Інтервал міжрядковий: на А41-1,5, на А5 – 1
                На листах за кордон абзаців не робити, відстань між абзацами – 1 міжрядковий інтервал.
                Прізвище виконавця і телефон вказується у такому вигляді:
                Контактна особа – ім’я та прізвище виконавця та контактний телефон.




                Додаток 9
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах
                Зразок ініціативного листа

                Дніпропетровському
                міському голові
                п. І. Куліченку
                просп. Карла Маркса, 75
                м. Дніпропетровськ

                Шановний Іване Івановичу!
                Користуючись нагодою, дозвольте висловити Вам свою повагу і шанування та звернутися з наступним.
                Львівська міська рада розпочала процес впровадження системи управління якістю ISO 9001, мета якого – спростити процедури міської ради та зробити їх більш прозорими для мешканців. Серед українських міст яскраво вирізняється Дніпропетровськ як перше місто-мільйонник, яке успішно пройшло сертифікаційний аудит на відповідність вимогам міжнародного стандарту якості ISO 9001-2000.
                Звертаюсь до Вас з пропозицією обміну досвідом у сфері налагодження роботи органів місцевої влади. У рамках обміну досвідом прошу прийняти делегацію посадовців з Львівської міської ради.
                Сподіваюся на Ваше розуміння та співпрацю.



                З повагою Андрій Садовий




                Додаток 10
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах

                Зразок листа-відповіді на доручення міського голови

                Львівському міському голові
                п. А. Садовому

                Шановний Андрію Івановичу!
                На виконання доручення № 385 від 12.03.2010 інформуємо Вас про наступне:
                1. Короткий зміст завдання з встановленим терміном виконання.
                Підготувати проект розпорядження про запровадження електронних баз даних у комунальних установах міста.
                2. Результат – виконано або не виконано“.
                Не виконано.
                3. У разіне виконано“ – стан виконання на момент відповіді.
                Готовий проект розпорядження.
                4. У разіне виконано“ – коротке пояснення причини невиконання.
                Тривалий процес вивчення існуючого стану справ з базами у комунальних установах міста.
                5. Чіткий план-графік виконання завдання з конкретними термінами.

                План-графік виконання доручення № 385 від 12.03.2010
                Захід
                Термін
                Конкретний результат
                Погодження проекту розпорядження з організаційним управлінням
                До 10.04.2010
                Проект розпорядження з переліком віз
                Візування проекту розпорядження, внесення змін при необхідності
                До 20.04.2010
                Проект розпорядження з візами
                Підписання розпорядження міським головою та реєстрація
                До 30.04.2010
                Підписане та зареєстроване розпорядження
                Інформування комунальних установ про нове розпорядження електронною поштою та факсом
                До 05.05.2010
                Копії розпорядження у комунальних установах

                6. Відповідальна особа за виконання та її контакти.
                _____________________ , тел. ___________ .
                (П. І. П. виконавця)


                З повагою
                керівник структурного підрозділу підпис ___________________
                (розшифровка підпису)




                Додаток 11
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах


                Індекси виконавчих органів Львівської міської ради
                01Управління Секретаріат ради
                02Управління з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення
                03Управління державної реєстрації
                04Управління охорони історичного середовища
                05Управління капітального будівництва
                1101
                110101
                110102
                Апарат виконкому
                Відділ бухгалтерського обліку та звітності
                Відділ кадрів
                1102Адміністративно-господарське управління
                1103Організаційне управління
                1104Юридичне управління
                1105Управління Дозвільний офіс
                1106Управління муніципальної дружини
                1107Архівний відділ
                21Департамент Адміністрація міського голови
                2101Управління внутрішньої політики
                2102Управління інформаційної політики та зовнішніх відносин
                2103Управління контролю та аудиту
                22Департамент фінансової політики
                2201Управління адміністрування місцевих та залучених фінансів
                2202Управління фінансів
                23Департамент економічної політики
                2301Управління економіки
                2302Управління комунальної власності
                2303Управління зовнішньоекономічних відносин та інвестицій
                24Департамент містобудування
                2401Управління архітектури
                2402Управління екології та благоустрою
                2403Управління природних ресурсів та регулювання земельних відносин
                25Департамент житлового господарства та інфраструктури
                2501Управління житлового господарства
                2502Управління інженерного господарства
                2503Управління транспорту та звязку
                26Департамент гуманітарної політики
                2601Управління освіти
                2602Управління охорони здоровя
                2603Управління культури
                2604Управління молоді, сімї та спорту
                2605Управління соціального захисту
                2606Відділ у справах дітей
                27Департамент ЄВРО 2012
                2701Управління міжвідомчої координації
                2702Управління туризму
                2703Управління адміністрування, будівництва та розвитку інфраструктури
                31Галицька районна адміністрація
                3101Загально-організаційний відділ
                3102Відділ ведення Державного реєстру виборців
                3103Юридичний відділ
                3104Відділ бухгалтерського обліку та звітності
                3105Відділ житлового господарства
                3106Відділ комунального господарства
                3107Відділ освіти
                3108Відділ соціально-економічного розвитку
                3109Відділ у справах дітей
                32Залізнична районна адміністрація
                3201Загально-організаційний відділ
                3202Відділ ведення Державного реєстру виборців
                3203Юридичний відділ
                3204Відділ бухгалтерського обліку та звітності
                3205Відділ житлового господарства
                3206Відділ комунального господарства
                3207Відділ освіти
                3208Відділ соціально-економічного розвитку
                3209Відділ у справах дітей
                33Личаківська районна адміністрація
                3301Загально-організаційний відділ
                3302Відділ ведення Державного реєстру виборців
                3303Юридичний відділ
                3304Відділ бухгалтерського обліку та звітності
                3305Відділ житлового господарства
                3306Відділ комунального господарства
                3307Відділ освіти
                3308Відділ соціально-економічного розвитку
                3309Відділ у справах дітей
                34Сихівська районна адміністрація
                3401Загально-організаційний відділ
                3402Відділ ведення Державного реєстру виборців
                3403Юридичний відділ
                3404Відділ бухгалтерського обліку та звітності
                3405Відділ житлового господарства
                3406Відділ комунального господарства
                3407Відділ освіти
                3408Відділ соціально-економічного розвитку
                3409Відділ у справах дітей
                35Франківська районна адміністрація
                3501Загально-організаційний відділ
                3502Відділ ведення Державного реєстру виборців
                3503Юридичний відділ
                3504Відділ бухгалтерського обліку та звітності
                3505Відділ житлового господарства
                3506Відділ комунального господарства
                3507Відділ освіти
                3508Відділ соціально-економічного розвитку
                3509Відділ у справах дітей
                36Шевченківська районна адміністрація
                3601Загально-організаційний відділ
                3602Відділ ведення Державного реєстру виборців
                3603Юридичний відділ
                3604Відділ бухгалтерського обліку та звітності
                3605Відділ житлового господарства
                3606Відділ комунального господарства
                3607Відділ освіти
                3608Відділ соціально-економічного розвитку
                3609Відділ у справах дітей
                Ідентифікаційні коди виконавчих органів Львівської міської ради
                та працівників
                АА ВВ СС ДДД
                Розряд АА - цифровий код департаменту, районної адміністрації
                або підрозділу до них прирівняного
                Розряд ВВ - цифровий код управління у департаменті
                Розряд СС - цифровий код відділу у департаменті або в
                управлінні
                Розряд ДДД - порядковий номер працівника у списковому складі
                працівників відділу




                Додаток 12
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах


                ПЕРЕЛІК
                документів, що підлягають затвердженню

                Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об’єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).
                Завдання (на проектування обєктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
                Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
                Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
                Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
                Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах з зазначенням термінів зберігання документів тощо).
                Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
                Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).
                Розцінки на здійснення робіт.
                Статути державних підприємств (обєднань).
                Структура і штатна чисельність.
                Форми уніфікованих документів.
                Штатні розписи.




                Додаток 13
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах
                ПЕРЕЛІК
                документів, на яких ставиться гербова печатка


                Акти (прийому закінчених будівництвом обєктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
                Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
                Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо).
                Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
                Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).
                Завдання (на проектування обєктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
                Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
                Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
                Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
                Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).
                Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).
                Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).
                Посвідчення про відрядження.
                Посвідчення про нагородження відзнаками міського голови.
                Протоколи громадських слухань.
                Протоколи (погодження планів поставок).
                Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
                Специфікації (виробів, продукції тощо).
                Статути державних підприємств (об’єднань).
                Телеграми міського голови.
                Титульні списки.
                Штатні розписи.




                Додаток 14
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах
                Інформація про незакритий контроль за документами
                станом на ___________ 2010 року

                (доручення, отримані на виконання нормативних актів Верховної Ради України,
                розпоряджень та доручень голови Львівської обласної державної
                адміністрації; документи прокурорського реагування, депутатські
                звернення та запити)



                Дата реєстрації
                Реєстрацій-ний номер
                Вид документа
                Контрольний термін виконання
                У кого
                перебуває на виконанні





                Додаток 15
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах


                Інформація
                про невиконані звернення фізичних та юридичних осіб
                у встановлені терміни за 2010 рік


                Рейтинг
                Керівник /
                Назва виконавчого органу
                Кількість звернень, розгляну-тих посадовою особою

                станом на попередній період
                Кількість невикона-них звернень



                станом на попередній період
                Відсоток невико-наних звернень до кількості звернень, розгляну-тих посадо-вою особою
                станом на поперед-ній період
                Кількість звернень, розгляну-тих посадовою особою

                станом на поточний період
                Кількість невико-наних звернень


                станом на поточ-ний період
                Відсоток
                невико-наних звернень до кількості звернень, розгляну-тих посадовою особою
                станом на поточний період





                Додаток 16
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах
                Критерій якості відповіді на звернення

                Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється:
                - правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
                - правильність зазначення адреси;
                - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
                - наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;
                - наявність на документі відмітки про додатки;
                - відповідність кількості примірників кількості адресатів.
                (п. 5.2 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року 1153).

                1. Вчасність
                Вид звернення
                Термін надання відповіді
                Чим регламен-
                товано
                Примітка
                Звернення громадян,
                юридичних осіб
                30 днів
                ст. 20
                Закону
                України
                Про звернення громадян
                Звернення, які не потребують додаткового вивчення, розглядаються і вирішуються невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
                Інформа-ційний
                запит
                10 днів
                (для повідомлення запитувача про можливість задоволення)
                30 днів
                (задоволення запиту, якщо інакше не передбачено законом)
                ст. 33
                Закону
                України
                Про
                інформацію
                Термін вивчення запиту щодо можливості його задоволення не повинен перевищувати 10 календарних днів.
                Протягом вказаного терміну державна установа письмово доводить до відома запитувача, що його запит буде задоволено або що запитуваний документ не підлягає наданню для ознайомлення.
                Задоволення запиту здійснюється протягом місяця, якщо інше непередбачене законом.
                Депутатське звернення
                депутата місцевої ради
                10 днів,
                а у разі необхідності додаткового вивчення не більше ніж
                30 днів
                ст. 13
                Закону
                України
                Про статус депутатів місцевих рад
                Органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, до яких звернувся депутат місцевої ради, зобов’язані у десятиденний термін розглянути порушене ним питання та надати йому відповідь, а у разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки дати йому відповідь не пізніше ніж у місячний термін.
                Депутатський запит депутата місцевої ради
                У термін, встановлений радою, але не більше ніж 30 днів
                ст. 22
                Закону
                України
                Про статус депутатів місцевих рад
                Орган або посадова особа, до яких звернуто депутатський запит, зобовязані у встановлений радою термін дати офіційну письмову відповідь на нього відповідній раді і депутату місцевої ради. Якщо запит з об’єктивних причин не може бути розглянутий у встановлений радою термін, то орган або посадова особа зобов’язані письмово повідомити раду та депутата місцевої ради, який вніс запит, і запропонувати інший термін, який не повинен перевищувати один місяць з дня одержання запиту.
                Депутатське звернення депутата Верховної Ради України
                10 днів
                ст. 16
                Закону
                України
                Про статус народного депутата
                Орган місцевого самоврядування, його посадові особи, яким адресовано депутатське звернення, зобов’язані протягом 10 днів з моменту його одержання розглянути і дати письмову відповідь.У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений термін його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження терміну розгляду. Термін розгляду депутатського звернення з врахуванням продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.
                Депутатський запит депутата Верховної Ради України
                15 днів або в інший термін, встановлений Верховною Радою України.
                При неможливості вирішення пропонується інший термін, який не перевищує
                30 днів
                ст. 15
                Закону
                України
                Про статус народного депутата
                Керівники органів місцевого самоврядування, до яких звернуто запит, зобовязані повідомити народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України у письмовій формі про результати розгляду його (їх) запиту у пятнадцятиденний термін з дня його одержання або в інший, встановлений Верховною Радою України, термін.
                Якщо запит з обєктивних причин не може бути розглянуто у встановлений термін, керівник органу місцевого самоврядування, до якого звернуто запит, зобовязаний письмово повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного депутата, групу народних депутатів, комітет Верховної Ради України, який вніс (які внесли) запит, і запропонувати інший термін, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту.
                Вимога прокурора
                Невідкладно або у передбачені законом чи визначені прокурором терміни
                ст. 8
                Закону України
                Про прокуратуру
                Вимоги прокурора, які відповідають чинному законодавству, є обовязковими для всіх органів, підприємств, установ, організацій, посадових осіб та громадян і виконуються невідкладно або у передбачені законом чи визначені прокурором терміни.
                Протест прокурора
                10 днів
                ст. 21
                Закону
                України
                Про прокуратуру
                Протест прокурора зупиняє дію опротестованого акта і підлягає обовязковому розгляду відповідним органом або посадовою особою у десятиденний термін після його надходження. Про наслідки розгляду протесту у цей же термін повідомляється прокурор.
                Припис прокурора
                Негайне виконання
                ст. 22
                Закону
                України
                Про прокуратуру
                Припис підлягає негайному виконанню, про що повідомляється прокурор.
                Подання прокурора
                30 днів
                ст. 23
                Закону
                України
                Про прокуратуру
                Подання з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, вноситься прокурором, його заступником у державний орган, громадську організацію або посадовій особі, які наділені повноваженням усунути порушення закону, і підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний термін мають бути вжиті відповідні заходи до усунення порушень закону, причин та умов, що їм сприяють, і про наслідки повідомлений прокурор.
                Постанова прокурора
                10 днів
                ст. 24
                Закону
                України
                Про прокуратуру
                Постанова про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення підлягає розгляду повноважною посадовою особою або відповідним органом у десятиденний термін після її надходження, якщо інше невстановлене законом.
                Розпоряд-ження, рішення та вимоги
                органу Антимоно-польного комітету України
                У визначений Антимоно-польним комітетом України термін, якщо інше неперед-бачене законом
                ст. 22
                Закону
                України
                Про Антимоно-польний комітет України
                Розпорядження, рішення та вимоги органу Антимонопольного комітету України, голови територіального відділення Антимонопольного комітету України, вимоги уповноважених ними працівників Антимонопольного комітету України, його територіального відділення у межах їх компетенції є обовязковими для виконання у визначені ними терміни, якщо інше непередбачене законом.


                2. Повнота
                Вид звернення
                Вимоги до відповіді
                Чим регламентовано
                При-
                мітка
                Пропозиція громадянина
                Пропозиції (зауваження) Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками органів місцевого самоврядування особисто.
                ст. 14
                Закону України
                Про звернення громадян
                Заява громадянина
                Заяви (клопотання) Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками органів місцевого самоврядування особисто.
                Відповідь за результатами розгляду заяв (клопотань) в обовязковому порядку дається тим органом, який отримав ці заяви і до компетенції якого входить вирішення порушених у заявах (клопотаннях) питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обовязки.
                Громадянин письмово повідомляється про результати перевірки заяви і суть прийнятого рішення.
                Рішення про відмову у задоволенні вимог, викладених у заяві (клопотанні), доводиться до відома громадянина у письмовій формі з посиланням на законодавство і викладенням мотивів відмови, а також з розясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
                У разі визнання заяви необгрунтованою розяснити порядок оскарження прийнятого за нею рішення.
                ст. ст. 15, 19
                Закону України
                Про звернення громадян
                Скарга громадянина
                Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
                Скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками органів місцевого самоврядування особисто.
                Скарги на рішення загальних зборів членів колективних сільськогосподарських підприємств, акціонерних товариств, юридичних осіб, створених на основі колективної власності, а також на рішення вищих державних органів вирішуються у судовому порядку.
                Громадянин може подати скаргу особисто або через уповноважену на це іншу особу. Скарга в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними представниками.
                До скарги додаються наявні у громадянина рішення або копії рішень, які приймалися за його зверненням раніше, а також інші документи, необхідні для розгляду скарги, які після її розгляду повертаються громадянину.
                Громадянин письмово повідомляється про результати перевірки скарги і суть прийнятого рішення.
                У разі визнання скарги необгрунтованою розяснити порядок оскарження прийнятого за нею рішення.
                ст. ст. 7, 16, 19
                Закону України
                Про звернення громадян
                Інформа-ційний
                запит
                Відмова у задоволенні запиту доводиться до відома запитувача у письмовій формі з розясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
                У відмові має бути зазначено:
                1) посадову особу державної установи, яка відмовляє у задоволенні запиту;
                2) дату відмови;
                3) мотивовану підставу відмови.
                Відтермінування задоволення запиту допускається у разі, якщо запитуваний документ не може бути надано для ознайомлення у місячний термін.
                Повідомлення про відтермінування доводиться до відома запитувача у письмовій формі з розясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
                У повідомленні про відтермінування має бути зазначено:
                1) посадову особу державної установи, яка відмовляє у задоволенні запиту у визначений місячний термін;
                2) дату надсилання або видачі повідомлення про відтермінування;
                3) причини, з яких запитуваний документ не може бути видано у встановлений законодавством термін;
                4) термін, у який буде задоволено запит.
                ст. 34
                Закону України Про інформацію
                Депутатське звернення
                депутата місцевої ради
                Органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, до яких звернувся депутат місцевої ради, зобов’язані розглянути порушене ним питання та надати йому відповідь.
                ст. 13
                Закону УкраїниПро статус депутатів місцевих рад
                Депутатський запит депутата місцевої ради
                Орган або посадова особа, до яких звернуто депутатський запит, зобов’язані у встановлений радою термін дати офіційну письмову відповідь на нього відповідній раді і депутату місцевої ради.
                ст. 22
                Закону України
                Про статус депутатів місцевих рад
                Депутатське звернення депутата Верховної Ради України
                Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату не пізніше ніж на другий день після розгляду звернення. Відповідь надається в обовязковому порядку і безпосередньо тим органом місцевого самоврядування, до якого було направлено звернення, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, обєднання громадян.
                ст. 16
                Закону УкраїниПро статус народного депутата
                Депутатський запит депутата Верховної Ради України
                Відповідь на депутатський запит, внесений народним депутатом, надається відповідно Голові Верховної Ради України і народному депутату, який його вніс. Відповідь на депутатський запит, внесений групою народних депутатів, комітетом Верховної Ради України, надається відповідно Голові Верховної Ради України і народному депутату, підпис якого під запитом значиться першим, голові комітету Верховної Ради України. Відповідь надається в обовязковому порядку і безпосередньо тим органом місцевого самоврядування, до якого було направлено запит, за підписом його керівника чи посадової особи, на імя яких було направлено запит.
                ст. 15
                Закону УкраїниПро статус народного депутата
                Вимога прокурора
                Вимоги прокурора, які відповідають чинному законодавству, є обовязковими для всіх органів, посадових осіб.
                ст. 8
                Закону УкраїниПро прокуратуру
                Протест прокурора
                Протест прокурора зупиняє дію опротестованого акта і підлягає обовязковому розгляду відповідним органом або посадовою особою.
                ст. 21
                Закону УкраїниПро прокуратуру
                Припис прокурора
                Посадова особа або орган, вказані у приписі.
                ст. 22
                Закону УкраїниПро прокуратуру
                Подання прокурора
                Посадова особа або орган, вказані у поданні.
                ст. 23
                Закону УкраїниПро прокуратуру
                Постанова прокурора
                Постанова про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення підлягає розгляду повноважною посадовою особою або відповідним органом.
                ст. 24
                Закону УкраїниПро прокуратуру

                3. Стилістика
                Показник
                Значення
                При-
                мітка
                Шрифт
                Arial
                Розмір
                12, 14
                Поля
                Ліве – 30 мм, верхнє, нижнє – 20 мм, праве –
                10 мм
                Адресування
                Адресат зазначається у правому куті листа у давальному відмінку, наприклад:
                п. Олені Бутковській.
                Адреса (не обов’язково) – відразу під адресатом через один міжрядковий інтервал у порядку вулиця, населений пункт, індекс.
                Звертання
                Обов’язково звертання до адресата у кличному відмінку, наприклад:
                Шановний Степане Григоровичу!
                Шановна Олено Василівно!
                Виклад тексту
                Текст документа викладається від 3-ї особи однини. Наприклад: “Організаційне управління вважає ...“, “Виконавчий комітет розглянув ...“.
                Далі вказується номер звернення громадянина, хто опрацьовував його звернення та які заходи були вжиті, наприклад:була створена робоча група або була проведена нарада
                Стиль позитивної відповіді
                Ваша проблема була вирішена, приблизний термін вирішення, що конкретно зробило управління, куди звернулося (“За Вашою проблемою було здійснено виїзд…, проведено огляд…, прийнято рішення…“)
                Стиль відповіді роз'яснення
                Що конкретно потрібно зробити мешканцю, які документи подати (форма документа, орган, що видає цей документ) (Управління інженерного господарства Львівської міської ради допоможе вирішити Вашу проблему, але для виділення додаткового фінансування необхідно подати такі документи: …“)
                Стиль відповіді-відмови
                Відмова громадянину має бути сформульована максимально коректно. Для цього варто використовувати конструкції на жаль“, “нам прикро повідомити“.
                Вказується причина, чому питання не може бути вирішене позитивно. Конструкція недостатньо бюджетних коштів не допускається.
                Слід використовувати конструкцію цього року було передбачено Хгрн. на ремонт У дахів. На жаль, дах Вашого будинку не потрапив у цей перелік, тому що 178 дахів – у гостро аварійному стані“.
                Зазначаємо те, що управління планує робити, щоб вирішити цю проблему у майбутньому: Дах Вашого будинку внесено у пріоритетний перелік дахів, які підлягають ремонту у 2010 році. Остаточно цей перелік буде узгоджено з комісією житлового господарства“.
                Також мешканцю треба повідомити, які додаткові дії він може здійснити самостійно для реального вирішення проблеми. Наприклад: Остаточний перелік дахів, що підлягають ремонту у 2010 році, затверджує депутатська комісія (кабінет, телефон, голова комісії). Тому рекомендуємо Вам листом звернутися до голови депутатської комісії з проханням підтримати прохання управління житлового господарства щодо внесення даху Вашого будинку у перелік дахів, що підлягають ремонту у 2010 році“.
                У передостанньому абзаці слід вказати, до кого потрібно звернутися для отримання додаткової інформації. Наприклад: Додаткову інформацію щодо виконання Вашого звернення від 05.01.2010 № 10/10 Ви можете отримати у начальника відділу _________________ управління ________________ Петра Іванченка за тел.____________“.
                В останньому абзаці потрібно вказати контакти відділу Центр обслуговування мешканців адміністративно-господарського управління у приміщенні Ратуші або, якщо лист-відповідь готує представник районної адміністрації, контакти Центру обслуговування мешканців при відповідній районній адміністрації: Інформацію щодо вирішення будь-яких інших проблем Ви можете отримати у Центрі обслуговування мешканців районної адміністрації чи у Центрі обслуговування мешканців у Львівській міській раді за адресою: пл. Ринок, 1 та на гарячій лінії міста за номером 1580“.

                Додаток 17
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах

                Зразок продовження терміну вирішення


                а) Петришину В. В.
                вул. Сербська, 1 кв. 1
                м. Львів, 79000


                Шановний Василю Васильовичу!

                Термін вирішення звернення від _______________ № __________
                продовжую до ___________________ .


                З повагою

                заступник міського голови
                з питань ______________ підпис _____________________
                (розшифровка підпису)

                Дата

                б) Петришину В. В.
                вул. Сербська, 1 кв. 1
                м. Львів, 79000


                Шановний Василю Васильовичу!

                Відповідно до ст. 20 Закону України Про звернення громадян
                повідомляю, що термін вирішення Вашого звернення, зареєстрованого від
                ______________ № _________ , продовжений до ____________ , оскільки
                _____________________________ . Про результати вирішення порушеного
                (вказується причина)
                питання Вам буде повідомлено до завершення вказаного терміну.


                З повагою

                начальник управління підпис _______________________
                (розшифровка підпису)




                Додаток 18
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                        підприємствах


                Відмова у розгляді у разі повторного звернення


                Петришину В. В.
                вул. Сербська, 1 кв. 1
                м. Львів, 79000

                Шановний Василю Васильовичу!
                Відповідно до ст. 8 Закону України Про звернення громадян розгляд Вашого звернення, зареєстрованого від _____________ № _______ , щодо ремонту силами ЛКП Вашої приватизованої квартири припинений, оскільки Вам була дана вичерпна відповідь у листі від 20.11.2003 № 16/11111.
                Інформацію щодо вирішення будь-яких інших проблем Ви можете отримати у Центрі обслуговування мешканців районної адміністрації чи у Центрі обслуговування мешканців у Львівській міській раді за адресою: пл. Ринок, 1 та на гарячій лінії міста за номером 1580.
                Додаток: копія листа від 20.11.2003 № 16/11111.



                З повагою

                керівник структурного підрозділу підпис ___________________
                (розшифровка підпису)





                Додаток 19
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                                            підприємствах

                Зразок номенклатури справ виконавчого органу


                Найменування установи
                Найменування структурного підрозділу

                НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
                _________________ _________
                (місце складання)
                на ____________ рік


                __________________________________________________
                Найменування розділу


                Індекс справи
                Заголовок
                справи
                (тому, частини)
                Кількість
                справ
                (томів, частин)
                Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком
                Примітки


                Найменування посади керівника
                структурного підрозділу підпис ___________________
                (розшифровка підпису)


                ПОГОДЖЕНО* ПОГОДЖЕНО

                Протокол ЕК структурного Керівник архівного підрозділу
                підрозділу установи
                (особа, відповідальна за архівний
                підрозділ установи)


                ____________ _______ Підпис ___________________
                (розшифровка підпису)
                Дата

                * У разі наявності ЕК структурного підрозділу

                Формат А4 (210 х 297)

                Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ___________ році у структурному підрозділі

                За строками зберігання
                Всього
                У тому числі
                Таких, що переходять
                З позначкою ЕПК
                Постійного
                Тимчасового (понад 10 років)
                Тимчасового
                (до 10 років включно)
                Разом:

                Найменування посади особи,
                відповідальної за діловодство Підпис ____________________
                (розшифровка підпису)

                Дата


                Підсумкові відомості передано до діловодної служби


                Найменування посади особи,
                відповідальної за передачу відомостей Підпис ___________________
                (розшифровка підпису)

                Дата




                Додаток 20
                                            до Інструкції з діловодства у
                                            Львівській міській раді та її
                                            виконавчих органах, установах,
                                            організаціях, комунальних
                підприємствах

                Акт про виділення документів для знищення


                Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ

                АКТ Найменування посади
                керівника установи
                ___________ ___________ Підпис Розшифровка підпису
                _________________________ Дата
                (місце складання)


                Про виділення для знищення документів,
                що не підлягають зберіганню

                На підставі _______________________________________________________________
                (назва і вихідні дані переліку документів
                _________________________________________________________________________
                із зазначенням строків їх зберігання)

                відібрані для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності
                та втратили практичне значення, документи фонду № _____________________
                (найменування фонду)
                № з/п
                Заго-ловок справи або групо-вий заго-ловок справ
                Дата спра-ви або крайні дати справ
                Номери описів (номенкла-тур) за рік (роки)
                Індекс справи (тому, частини) за номенкла-турою або номер справи за описом
                Кіль-кість справ (томів, частин)
                Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за перелі-ком
                При-міт-ки



                Разом __________________________ справ за ______________ роки
                (цифрами і літерами)

                Описи справ постійного зберігання за _______ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК __________________________________
                (найменування архівної установи)
                ________________________________________________________________

                (протокол від ____________ № _________ )


                Найменування посади особи,
                яка проводила експертизу
                цінності документів Підпис ________________________
                (розшифровка підпису)

                Дата



                СХВАЛЕНО

                Протокол ЕК

                від ____________ ___________

                Документи у кількості ______________________________________ справ
                (цифрами і літерами)
                вагою __________________ кг здано в ______________________________
                (найменування установи)
                ___________________________ на переробку за приймально-здавальною
                накладною від _______________ ___________ .



                Найменування посади особи,
                яка здала документи Підпис ________________________
                (розшифровка підпису)

                Дата


                  Додаток 21
                                              до Інструкції з діловодства у
                                              Львівській міській раді та її
                                              виконавчих органах, установах,
                                              організаціях, комунальних
                  підприємствах

                  Обкладинка справ постійного і тривалого термінів зберігання


                  код держархіву _________
                  код установи ___________

                  Ф №
                  Оп №
                  Спр №
                  (найменування державного архіву)


                  (найменування установи і структурного підрозділу)
                  С П Р А В А № _________ ТОМ № __________
                  (заголовок справи)








                  (дата)
                  На _______ аркуш.
                  Зберігати __________



                  Ф №
                  Оп №
                  Спр №




                  Додаток 22
                                              до Інструкції з діловодства у
                                              Львівській міській раді та її
                                              виконавчих органах, установах,
                                              організаціях, комунальних
                                              підприємствах
                  Опис справ
                  ________________________________________________________________
                  (найменування установи)
                  ________________________________________________________________
                  (найменування структурного підрозділу)

                  ЗАТВЕРДЖУЮ

                  Найменування посади
                  керівника структурного
                  підрозділу

                  Підпис Розшифровка підпису
                  Дата

                  ОПИС №
                  ________________________________________________________________
                  (назва розділу)
                  № з/п
                  Індекс справи (тому, частини)
                  Заголовок справи (тому, частини)
                  Дата справи (тому, частини)
                  Кількість аркушів у справі (томі, частині)
                  Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*
                  При-мітки

                  У цей опис включено ____________________________________ справ з № __________ по № __________ , у тому числі:
                  літерні номери:
                  пропущені номери:

                  Найменування посади укладача опису Підпис _________________
                  (розшифровка підпису)

                  Дата

                  ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

                  Найменування посади керівника Протокол ЕК**
                  діловодної служби структурного підрозділу
                  Підпис Розшифровка підпису __________ № _______

                  * Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.
                  ** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.


                  Передав __________________________________________________ справ
                  (цифрами і літерами)

                  та ___________________________________ реєстраційно-контрольних
                  (цифрами і літерами) карток до документів*


                  Найменування посади особи
                  структурного підрозділу Підпис ___________________
                  (розшифровка підпису)
                  Дата


                  Прийняв _________________________ справ та _____________________
                  (цифрами і літерами) (цифрами і літерами)

                  реєстраційно-контрольних карток до документів.


                  Найменування посади особи
                  архівного підрозділу Підпис ___________________
                  (розшифровка підпису)

                  Дата


                  * Передаються разом зі справами канцелярії